مكتب الاتصالات: معنى ، أهمية وأنواع
اقرأ هذه المقالة للتعرف على Office Communication. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. معنى الاتصال Office 2. أهمية الاتصال Office 3. أنواع الاتصال Office.
معنى مكتب الاتصالات:
للتواصل يعني لجعل المحادثة. هذه وظيفة عادية في حياتنا اليومية. وهذا ضروري لإجراء اتصالات ، وشرح الأشياء ، وتبادل الأفكار ، ونقل المعلومات ، وإعطاء التعليمات ، ولإزالة سوء الفهم. التواصل لا غنى عنه من أجل الوجود. التواصل ، ومع ذلك ، لديه معنى أكثر تحديدا في علوم الإدارة.
وفقا للبروفيسور ألين ، "إنه جسر للمعنى. وهو يتألف من سرد منتظم ومستمر ، والاستماع ، والفهم. "من الواضح أن التواصل يكتمل عندما يفهم التواصل من الرسالة التي يرسلها المتصل. إنه جسر للمعنى ، بمعنى أن معنى الرسالة يفهمه بنفس المعنى من قبل التواصل والتواصل.
أهمية الاتصال Office:
أهميتها كبيرة وتنمو. يعتمد نجاح أي منظمة على كيفية تنفيذ الاتصالات بشكل مكثف ومكثف. توصف بأنها أداة للإدارة. إنها الكلمة الأخيرة في الإدارة. كلما اجتمع أكثر من شخص واحد ، كان هناك اتصال بينهما.
في المكتب يلتقي الناس ويعملون معًا. لذلك ، يجب أن يكون هناك اتصال فيما بينها. تتمثل الوظيفة الأساسية للمكتب في التواصل داخليا وخارجيا. تحتاج المنظمة إلى مكتب لأن كل الاتصالات ستخرج منها وتدخل إليها. أكبر عدد من أجهزة المكاتب مخصصة للتواصل.
أنواع الاتصالات Office:
بشكل عام ، يمكن أن يكون الاتصال داخليًا وخارجيًا. يحدث التواصل الداخلي بين الأشخاص الذين يعملون داخل المكتب أو المكتب. ويعني أيضًا التواصل بين صاحب العمل والموظفين أو بين أعضاء الجمعية أو بين الشركة ومساهميها.
التواصل الخارجي مع الغرباء ، مثل العملاء ، والموردين ، والمدينين ، والدائنين ، والمنظمات الأخرى ، والحكومة ووكالاتها المختلفة ، وأخيرا الجمهور بوجه عام. يتعين على السكرتير مهمة الإشراف على كلا النوعين من الاتصالات والتحكم فيهما.
وفقا للطرق ، يمكن تقسيم التواصل إلى ثلاثة أجزاء - شفوية ، مكتوبة (مراسلة) ، و إيمائية.
التواصل الداخلي:
من خلال التواصل ، يمكن الحفاظ على علاقة الموظف-الموظف بالإضافة إلى علاقة المرؤوسين. تتدفق القرارات التي يتم اتخاذها على مستوى الإدارة العليا نحو الأسفل عند مستويات التنفيذ والتشغيل من خلال سلسلة العلاقات الممتازة - التابعة داخل هيكل المؤسسة.
ما لم يتم إبلاغ أهداف وسياسات المنظمة إلى الموظفين ، لا يمكنهم تحديد أنفسهم مع المنظمة ولا يمكنهم القيام بوظائفهم الخاصة.
عندما يتم إدخال أي تغيير في المنظمة ، يجب إجراء اتصال مسبق بأعضاء فريق العمل حتى يتم إعدادهم عقليًا. خلاف ذلك قد تكون هناك صدمة. كما يجب أن يكون الموظفون قادرين على نقل شكاواهم أو شكاواهم أو صعوباتهم إلى صاحب العمل.
من خلال هذا ، يتم تأسيس علاقة أفضل بين صاحب العمل وسوء الفهم ، إن وجدت ، يتم إزالتها. يتم وصف الاتصالات على أنها حركة مرور ثنائية الاتجاه. يمكن أن يكون الاتصال الداخلي شفهيًا ، مكتوبًا ، مرئيًا ، و إيمائيًا. عقد الاجتماعات والمؤتمرات وما إلى ذلك ، إجراء مشاورات مشتركة أو مناقشة جماعية ، إلخ ، وإرسال التقارير ، ونسخ من الدقائق ، وما إلى ذلك هي بعض من طرق فعالة للاتصال الداخلي.
فيما يتعلق بالاتصال ، هناك ستة أنواع من الاستعلامات و الاستفسارات تحتوي على إجابات محددة. هم انهم:
لماذا ا؟
بدون الاتصال ، سواء الداخلي أو الخارجي ، لا يمكن بناء أي منظمة وتشغيلها.
متي؟
قبل أن يتم تسرب الرسالة من خلال مصادر أخرى.
ماذا؟
لا ينبغي إخفاء أي شيء عن الأمور ذات الاهتمام المشترك. لا سر ، حقا ، يمكن الحفاظ عليها في نهاية المطاف. لذلك من الأفضل عدم إخفاء أي شيء لأعضاء هيئة التدريس ، مع مراعاة بعض الاستثناءات.
أين؟
يمكن أن تتم الاتصالات بشكل سري بين اثنين في مجموعة صغيرة جدًا في الغرفة ، أو بشكل صريح في اجتماع أو مؤتمر بين عدد كبير من الأشخاص أو في اجتماع عام.
ماذا؟
يجب أن يتم ذلك باستخدام مثل هذه الوسيلة التي يمكن فهمها من قبل الاتصال والتواصل على حد سواء. التواصل البصري بالصور مناسب جدا للأميين. هناك العديد من العوائق التي تحول دون التواصل الفعال ، مثل اللغة والضوضاء والحالة ، وما إلى ذلك.
من؟
يجب توصيل الأهداف المشتركة للمنظمة إلى جميع الأشخاص داخل المنظمة حتى يتمكن الجميع من التعرف على المنظمة.
الأجهزة الميكانيكية:
هناك أجهزة مختلفة أو أجهزة توفير العمالة المستخدمة للاتصال الداخلي:
(أ) نظام هاتف بيني شفوي ، وإشارات صوتية ، وأنابيب هوائية ، إلخ.
(ب) مكتوبة - آلة كاتبة ، آلات مزدوجة ، إلخ.
(ج) البصرية - التصوير الفوتوغرافي ، والأفلام الصغيرة ، والتلفزيون (للتحكم عن بعد) ، إلخ.
(د) التشوير - استدعاء الأجراس ، الرنين ، الأضواء الحمراء ، إلخ.
التواصل الخارجي:
الاتصال الخارجي ضروري لتنفيذ الأنشطة ولتطوير أي منظمة أو تداول أو عدم تداول. وهذا ضروري لتوسيع وتحسين العلاقات العامة وكذلك لتعزيز حسن النية والهيبة. أساليب مختلفة للإعلان تهدف للتواصل. نشر التقارير ، والمجلات ، وما إلى ذلك هو أيضا أسلوب آخر. يمكن أن يكون الاتصال الخارجي شفهيًا ومكتوبًا ومرئيًا.
الأجهزة الميكانيكية:
هناك أجهزة مختلفة أو أجهزة توفير العمالة المستخدمة للتواصل الخارجي:
(أ) الشفوي - الهاتف مع نظام الجذع ، والكابلات ، وما إلى ذلك
(ب) مكتوبة - آلات كاتبة ، آلات مكررة ، طابعة عن بُعد (نظام التلكس) ، إلخ.
(ج) المرئية - التصوير الفوتوغرافي ، التلفزيون ، إلخ.
في الواقع ، التلفزيون هو تقنية سمعية بصرية.
