ميزانية المكتب: المعنى ، أهمية وقيود ميزانية المكتب

اقرأ هذه المقالة للتعرف على معنى ، وأهمية ، وحدود ، وأنواع ، وإعداد ميزانية المكتب.

معنى مكتب الميزانية:

يمكن تعريف ميزانية المكتب بأنها "جهاز يتكون من ترتيب منظم للبيانات تحدده التخمينات المحسوبة ويغطي جميع مراحل المشروع لفترة زمنية محددة في المستقبل".

مراقبة الميزانية هي عملية استخدام الميزانية من خلال مقارنة النتائج الفعلية مع التخمينات المحسوبة من أجل تصحيح إما الأسلوب أو الأسلوب الذي تتم مقارنة النتائج مع النتائج المتوقعة للإنفاق والدخل والإنتاج.

من الاثنين أعلاه ، أي الميزانية ومراقبة الميزانية ، فإن هذين المصطلحين النسبيين ليسا متداخلين فقط ولكنهما مترابطان. من وجهة النظر الإدارية ، واحدة دون الأخرى غير مجدية وممارسة مبذرة.

أهمية استخدام ميزانية المكتب:

من المهم استخدام ميزانية المكتب في المكتب بسبب العوامل التالية:

1. التخطيط والتحكم:

التخطيط هو وظيفة مهمة للإدارة. من خلال مراقبة الميزانية فقط يتم إعطاء وظيفة التخطيط شكلاً مناسبًا. وظيفة أخرى مهمة للإدارة هي السيطرة. مراقبة الميزانية هو سلاح قوي للسيطرة. يساعد على التحكم في الأداء.

2. يساعد في صنع القرار:

توفر الميزانية مساعدة كبيرة لعضو الإدارة في اتخاذ القرار. يحصل على معلومات واقعية عن الأهداف والإنجازات ذات الصلة التي تظهر في الميزانية.

3. موازنة:

مراقبة الميزانية يعزز وجهة نظر شاملة. تساعد الميزانية مدير المكتب من خلال تشجيع التوازن المطلوب بين أنشطة المكتب المختلفة.

4. الكشف عن ضعف هيكل المكتب:

استخدام الميزانية يساعد على كشف الضعف في الهيكل التنظيمي للمكتب. يمكن تمييز الوحدات أو الإدارات أو الأقسام التي لها نفقات عالية للغاية باهتمام إداري.

حدود مراقبة الميزانية:

إن التحكم في الميزانية ، كجهاز للتحكم في تكلفة المكتب ، له حدوده الخاصة ، وأهمها:

1. الحد من دقة التوقعات:

الميزانيات محدودة من خلال دقة التوقعات. لتحقيق ذلك ، سيكون من الأفضل مراجعة كل شهر أو ثلاثة أشهر حتى تنعكس التطورات أو تغيرات الظروف في الميزانية.

2. فقط أداة إدارية:

الميزانية هي أداة. إنها ليست إدارة بحد ذاتها. الميزانية ليست تلقائية في عملها. لذلك ، من الضروري أن نحرص بشدة على إعداده. من الضروري أيضًا تفسير البيانات بشكل صحيح.

3. الحد حسب الوقت:

يحتاج استخدام الميزانية إلى وقت. العلل الحالية لا يتم شفاؤها بين عشية وضحاها من الميزانية. ليس من الممكن الاندفاع من خلال تصحيح أو القضاء على الظروف غير المرغوب فيها. تأخذ مراقبة الميزانية وقتها الخاص لتطبيقها.

أنواع ميزانية المكتب:

من الممكن وضع ميزانية منفصلة لأي قسم أو قسم من مشروعنا. في كثير من الأحيان يتم إعداد ميزانيات منفصلة للمبيعات والشراء والإنتاج والتمويل والعمالة والنفقات العامة. يسمى هذا النوع من الميزانية ميزانية الإدارة أو ميزانية الشعبة. كما يمكن إعداده للمكتب في مؤسستنا ، حيث يمثل المكتب جزءًا مهمًا من المؤسسة.

وعادة ما يتم إعداد الميزانيات من حيث المال ، ولكن من المسلم به اليوم أنه من الممارسات المفيدة لإعداد الميزانية من الناحية المادية أيضًا. الموارد المادية اللازمة لتحقيق الأرقام المادية المستهدفة في الميزانية. قد تكون الميزانية ميزانية مالية وميزانية فعلية.

ثم هناك نوع آخر من الميزانية. الهدف من هذا النوع من الميزانية هو تحديد الإجراء الذي يجب اتخاذه إذا ظهر اختلاف عن هدف التقدير. توضح هذه الميزانية البدلات عند مستوى معين من النشاط وكذلك البدل على مستويات مختلفة. من الناحية العملية ، يتم تقدير الانحرافات من البدل للهدف المحدد.

إعداد ميزانية المكتب:

يمكن أن تخدم ميزانية المكتب الغرض المحدد لها فقط إذا تم إعدادها بشكل صحيح. للقيام بذلك ، من المستحسن الحفاظ على المبادئ التالية لإعداد ميزانية المكتب في الاعتبار. ينبغي الحرص على إعداد ميزانية المكتب ؛ أنها تنطوي على المال والوقت والكثير من الجهد الفردي لإعداد الميزانية. الميزانية المعدة بالفعل هي ممارسة غير مجدية ومكلفة.

لتحقيق هدف الميزانية ، يجب اتخاذ الخطوات التالية لإعداد الميزانية:

1. تصنيف نفقات المكتب:

عندما تكون نفقات المكتب جزءًا مهمًا من الإعداد التنظيمي ، فمن المناسب تحديدها بشكل صحيح.

بشكل عام ، يمكن تصنيف مصاريف المكتب على النحو التالي:

(أ) ثابتة - مثل التأجير ، الإيجار ،

(ب) شبه المتغيرات - مثل الإشراف ، و

(ج) متغيرة مثل تكلفة التعبئة.

2. تخصيص نفقات المكتب:

يجب أن ميزانية المكتب تخصيص نفقات المكاتب لمختلف الإدارات بعناية.

هناك نوعان من المصروفات المكتبية:

(أ) Direct - التي يمكن تحميلها مباشرة على إدارة التشغيل ، على سبيل المثال ، استهلاك الآلات والمعدات ، ومرتبات الموظفين المستخدمة حصريًا لقسم معين

(ب) غير المباشرة - التي يمكن تحميلها مباشرة على الإدارات التشغيلية ولكن يتم توزيعها على هذه الأقسام على أساس سليم ، على سبيل المثال النفقات لنظام التعبئة المركزي ، التشغيل والصيانة المركزية وما إلى ذلك.

3. استشارة الموظفين:

يتم التشاور مع المشرفين حول الجوانب المختلفة للميزانية. يتم تقييم الأداء السابق لكل قسم ويتم وضع هدف لتحقيق المزيد من الأداء على أساس هدف وأهداف المنظمة.

4. الملاءمة في الميزانية الرئيسية:

يجب دمج ميزانية المكتب المكتملة في الميزانية الرئيسية. يجب على مدير المكتب التأكد من أن تكامل ميزانية المكتب في الميزانية الرئيسية مناسب. يجب أن لا يكون مدير المكتب أناني. ينبغي أن يكون مستعدًا لإجراء تعديلات مناسبة في ميزانيته إذا كانت الاحتياجات التنظيمية تتطلب ذلك.

5. كتابة الميزانية:

الخطوة التالية في الميزنة هي كتابة الميزانية. يجب كتابة الميزانية بعناية. ينبغي إعطاء التفسيرات المناسبة ، عند الحاجة.

6. تحويل الميزانية:

هذه هي الخطوة النهائية والأهم في وضع الميزانية. يجب إرسال الموازنة إلى جميع الإدارات والمديرين التنفيذيين الذين يفترض أنهم ينفذونها. كما ينبغي إرسال نسخ أجزاء الميزانية إلى المديرين التنفيذيين على مستوى التغطية المسؤولين عن تنفيذ جزء معين من الميزانية.