مكتب الاقامة والبيئة
بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: 1. المعنى وأهمية الإقامة في المكاتب والبيئة 2. موقع المكتب 3. المسكن أو المساحة الأرضية 4. ترتيب الإقامة في المكتب 5. مساحة الطابق والخروج 6. الأثاث والتركيبات 7 الإضاءة 8. التهوية 9. درجة الحرارة والرطوبة وتفاصيل أخرى.
مكتب الإقامة والبيئة # معنى وأهمية:
"التنظيم يتكون من العمل ، والشعب ، ومكان العمل والعلاقات". توفر أماكن الإقامة المكتبية والبيئة بيئة عمل.
له جانبان مميزان:
(أ) الإقامة:
وهو يعني المساحة التي تم شراؤها أو المتاحة للقيام بأعمال المكتب. في البداية يجب أن يكون هناك موقع أو موقع حيث يتم أخذ الإقامة. هناك العديد من العوامل التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيار الموقع والإقامة.
(ب) البيئة:
ويعني المناخ السائد في السكن الذي له تأثير مباشر على كفاءة العمل المكتبي.
البيئة مرة أخرى لديها جانبين:
(ط) البيئة المادية أو ظروف العمل المادية المصنوعة من الإضاءة والتهوية والصرف الصحي وما إلى ذلك من جهة وتوافر المعدات من جهة أخرى.
(2) البيئة العقلية أو العلاقة بين صاحب العمل والعاملين والتابعين ذات الأهمية الحيوية للتحفيز والبيئة العقلية السلمية. في حين أن البيئة المادية لها تأثير مباشر ، فإن البيئة العقلية تمارس تأثيراً غير مباشر على كفاءة العمل المكتبي. يجب أن يكون كل من أنواع البيئة مواتية. هناك الكثير من التشريعات للحفاظ على هذه البيئات المواتية. يجب أن يكون لدى السكرتير معرفة بهذا.
مكتب السكن والبيئة # الموقع:
مبادئ عامة:
يعتمد اختيار الموقع أو موقع المكتب على مبادئ المركزية واللامركزية. في جميع المدن نجد "المكاتب" أو منطقة المكاتب حيث يوجد أكبر تجمع لمكاتب المنظمات التجارية المختلفة. بشكل عام ، يتمركز حول مباني المكاتب الرئيسية للحكومة أو المحكمة.
لديها نمو تاريخي. على سبيل المثال ، نجد في كالكوتا مجمع BBD (أو مجمع دالهوزي القديم). توجد مباني الكتاب ، ومكتب البريد العام ، والخزينة ، والبنك الاحتياطي الهندي ، والمحكمة العليا (والمحاكم الأخرى) ، ومبنى السكرتارية الجديد ، إلخ.
ومع نمو التجارة والصناعة وما يترتب عليه من طلب أكبر على المكاتب ، لم يعد من الممكن استيعاب جميع المكاتب في نفس المنطقة. هناك حد للتوسع الأفقي للسكن.
يتكون جزئيا من التوسع الرأسي من خلال المباني متعددة الطوابق. ولكن تكلفة بناء مثل هذه المباني مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً. هناك صعوبات أخرى أيضا. هناك ضغط على النقل من جهة ، واردة من جميع الاتجاهات في ساعات العمل المبكرة وتنتهي إلى جميع الاتجاهات بعد إغلاق المكاتب.
إنه غير اقتصادي. مشكلة وقوف السيارات هائلة. العديد من المباني المكتبية متعددة الطوابق توفر مرافق وقوف السيارات في الطابق السفلي. لكن هذا غير مناسب. تصبح الإيجارات مرتفعة للغاية. من أجل تجنب مثل هذه الصعوبات ، هناك نزعة نحو اللامركزية.
في كلكتا ، نجد أن مباني المكاتب مترامية الأطراف في منطقة Chowringhee. تتوزع المكاتب الحكومية على نطاق واسع وتصل إلى بيلاغاتا (مكتب الضرائب على المبيعات) ، وسولت ليك (مكتب الري) ، وأليبور (بيت الاختبار) ، إلخ.
كان هناك وقت كان يفضل فيه الموقع في المكاتب بسبب توافر وسائل النقل والاتصالات والخدمات المصرفية وغيرها من المرافق. لكن هذه المرافق متوفرة الآن في أماكن مختلفة.
اعتبارات فردية:
لا يهم ما إذا كانت هناك مركزية أو لامركزية ، يجب على كل منظمة أن تختار مكان أو موقع مكتبها ، مع مراعاة العوامل التالية:
(أ) توافر مرافق النقل:
النقل هو الاعتبار الرئيسي. يجب على الموظفين وغيرهم من الأشخاص الحضور إلى المكتب بانتظام. يجب أن ينتقل أعضاء طاقم العمل إلى أماكن أخرى باستمرار من المكتب للقيام بأنشطة مختلفة. بعض المكاتب توفر النقل الخاص ولكنها غير كافية وغير مخصصة لجميع أعضاء الموظفين والأجانب.
(ب) توافر المرافق الأخرى:
وتشمل المرافق الأخرى الاتصال (الهاتف ، مكتب البريد ، إلخ) ، والخدمات المصرفية ، والتأمين ، إلخ. وبطبيعة الحال ، فإن ما يسمى "المكاتب" لديها الكثير منها.
(ج) القرب من الصفقات ذات الصلة:
يتعين على بعض المخاوف اختيار موقع لمكاتبها حيث توجد مكاتب الشواغل التنافسية الأخرى من أجل منافسة أفضل أو في منطقة تتركز فيها تلك التجارة. على سبيل المثال ، تتركز تجارة الكتب في منطقة كوليج ستريت في كالكوتا حول جامعة كالكوتا وغيرها من المؤسسات الشهيرة.
(د) قرب المراكز الوظيفية الخاصة بها:
قد يكون أحد المكاتب المعنية بالقطاع الصناعي بالقرب من مصنعه (بشرط توافر المرافق الأخرى). ستفضل شركة استيراد وتصدير أن يكون مكتبها بالقرب من منطقة الميناء أو حيث تتوفر المخازن.
(هـ) اعتبارات عامة:
يجب أن يكون المكتب موجودا في منطقة صحية ، صامتة ، ومحترمة. يجب أن تكون خالية من الدخان والغبار والأوساخ والقذارة.
(و) الاعتبارات الاقتصادية:
معدلات الإيجار للسكن هي المناطق المرغوبة وغيرها من الشروط والأحكام (مثل دفع الإيجار المسبق ، حتى السلامي) قد تكون بعيدة عن متناول أي منظمة. لذلك يبقى الخيار مشروطًا إلى حدٍ كبير بالنظر الاقتصادي. من ناحية أخرى ، قد لا يكون السكن متاحًا في المنطقة المرغوبة بسبب الطلب الكثيف والعرض غير المرن.
مكتب الإقامة والبيئة # مسكن أو مساحة أرضية:
بعد اختيار الموقع تأتي مسألة السكن أو الفضاء.
السكن أو المساحة الأرضية لها جانبين:
الحجم والشكل.
بحجم:
حجم السكن يعتمد على عاملين:
(أ) طبيعة أنشطة المنظمة و
(ب) حجم نشاطاته.
إذا كانت طبيعة أنشطة المنظمة تشمل العديد من الوظائف ، فسيكون عدد الأقسام كبيرًا وبالتالي ستحتاج إلى مساحة أكبر. من ناحية أخرى ، إذا كان مصدر قلق كبير ، فسيكون حجم أنشطته كبيرًا وبالتالي ستحتاج كل إدارة إلى مساكن كبيرة.
عامل الوقت:
من المتوقع أن تنمو المنظمة من حيث الحجم.
مع نمو حجمها ، هناك حاجة للمزيد من المكاتب ، وذلك لسببين:
(أ) إضافة أقسام جديدة و
(ب) التوسع في الإدارات الحالية.
عموما ، في وقت اتخاذ الإقامة ، يجب أن نضع في الاعتبار نطاق التوسع في المستقبل. ولكن في البداية ، لا يمكن أخذ مساحة كبيرة جدًا نظرًا لأن تكلفة الإنشاء ستكون عالية. وبالطبع ، عندما تتوسع منظمة ما ، قد تتحول إلى مساحة أكبر ، ولكن تغيير العنوان غير مرغوب فيه ، خاصة إذا كان متكرراً.
شكل:
شكل السكن هو عامل مهم آخر. إذا كان الشكل غير منتظم أو غير عادي فلن يكون التصميم مناسبًا واقتصاديًا. شكل مستطيل هو الأفضل عموما. يتم تخطيط مباني المكاتب الحديثة بشكل مناسب لتوفر أشكالًا مفيدة.
ملكية:
قد لا يكون مكتب المنظمة في أماكن مستأجرة. قد يكون لدى المنظمة مبنى خاص بها. يبني اهتمام كبير بشكل عام مبناه الخاص وفقا لمتطلباته الخاصة ويمكن تأجير مساكن الفائض.
قد يكون للمنظمة عدد من المباني للقيام بأنشطتها المختلفة والمتنوعة ، مع مبنى مركزي للمكتب الرئيسي أو الرئيسي. مؤسسة التأمين على الحياة هو مثال على ذلك. قد يكون دخل الإيجار مصدر دخل جيد للعديد من المؤسسات. قد تقوم دائرة الخدمات الاجتماعية أو الثقافية ببناء مركز أنشطتها بمساعدة مالية من الحكومة.
مكتب الإقامة والبيئة # ترتيب إقامة المكاتب:
الدلالة:
بمجرد الانتهاء من الإقامة المكتبية في مساحة الطابق ، يجب أن يتم الترتيب المناسب لها.
يتكون هذا الترتيب من وظيفتين:
(أ) التخطيط للمكتب و
(ب) الاستغناء عن المكتب.
تستدعي العملية بأكملها الانتباه إلى العوامل التالية:
(أ) طبيعة وتنوع المهام التي يتعين القيام بها ،
(ب) عدد الموظفين ،
(ج) معدات المكاتب المطلوبة.
يجب أن يتم التخطيط بشكل علمي مع مراعاة رأس المال الثابت والعملي المطلوب والنطاق للتوسع المستقبلي. يجب أن يتم التخطيط بهذه الطريقة ، ويجب استخدام مساحة الأرضية (أي تخطيط) بطريقة يمكن أن يتدفق فيها أقصى إنتاج للعمل مع الحد الأدنى من المدخلات.
يضمن التخطيط السليم عدم هدر المال والوقت والطاقة. التصميم المناسب يعني الاستفادة القصوى من المساحة مع الحد الأدنى من الازدحام.
مكتب السكن والبيئة # مساحة الطابق والتخطيط:
اعتبارات عامة:
بادئ ذي بدء ، يجب أن يقرر ما إذا كان التصميم مغلقًا أو من النوع المفتوح. إن نمط النوع المكسور هو النمط القديم سواء كان المكتب يتكون من عدة غرف للإدارات المختلفة. التصميم المفتوح هو أسلوب حديث حيث يتم تنفيذ أعمال المكتب العامة في الأماكن المفتوحة إلى أقصى حد ممكن مع غرف أو مقصورات للتنفيذيين أو الضباط المهمين أو للعمل السري.
يتم التخطيط لمباني المكاتب الحديثة بطريقة توفر مساحة أرضية مفتوحة ويتم تشييد الغرف الصغيرة بمواد التقسيم الخفيفة. النوع المفتوح من التصميم يوفر ظروف عمل أفضل وإشرافًا سهلاً.
في الماضي لم يكن هناك خطة منفصلة لمباني المكاتب. تم إجراء أي مبنى مناسب للعمل المكتبي. مبنى يتكون من غرف وإدارات لذلك توضع في غرف مختلفة. لا تسمح الغرف بالكثير من الضوء أو التهوية. علاوة على ذلك ، يصبح الإشراف مكلفًا كما هو الحال في كل غرفة تقريبًا ، ويجب إشراف المشرف.
إعتبارات خاصة:
يتصور التصميم ثلاثة أشياء:
(1) وضع الأقسام:
ينقسم المكتب إلى قسمين ، العام والخاص. يجب القيام بأعمال المكتب العامة أو الروتينية في مكان مفتوح والعمل الخاص أو السري في الغرف.
(2) تخصيص المساحة للأقسام:
يعتمد مقدار المساحة المطلوبة من قبل الإدارة على حجم العمل وعدد الموظفين والمعدات المستخدمة.
(3) تصنيف الإدارات:
(أ) هناك بعض الإدارات التي يهتم بها الغرباء في الغالب مثل الاستقبال والنقد. يجب أن يكون موجودا بالقرب من المدخل. يجب أن يكون في غرفة الاستقبال أماكن جلوس ملائمة ومريحة مع مواد للقراءة لتمرير وقت الانتظار.
يجب أن تكون الغرفة مزينة بذوق. يجب أن يكون هناك موظف استقبال مدرب هناك (بصفة عامة هو أو هي مشغل الهاتف). يجب أن يكون قسم النقد قريبًا من مكانه ولكن محميًا ومضمونًا بشكل جيد.
(ب) هناك بعض الإدارات التي تكون في خدمة جميع الإدارات ، على سبيل المثال ، تجمع الطابعين ، قسم الإرسال ، وما إلى ذلك. يجب أن تكون هذه الإدارات في موقع ملائم ، ويمكن الوصول إليها لجميع الأقسام الأخرى. قد تكون هناك غرفة عازلة للصوت للآلات.
(ج) توجد أقسام فقط لشعب الإدارة العليا. على سبيل المثال ، قاعة المجلس حيث ستعقد جميع الاجتماعات لاتخاذ القرار. قد تكون هناك غرفة اجتماعات منفصلة لعقد حلقات دراسية ومناقشات جماعية.
(د) هناك أقسام لغرض غير رسمي. على سبيل المثال ، المقصف ، غرفة الترفيه ، إلخ.
مبادئ:
مهمة التصميم العلمي والعملي هي مهمة هائلة لأن تدفق العمل يعتمد عليها.
(1) يجب أن يكون هناك "ممشى" أو مساحة كافية للحركة من جدول إلى آخر ، لسهولة الحركة.
(2) يجب أن تكون الجداول مرتبة بحيث يمكن اتباع الخطوات المتتالية "للعمل المكتمل بطريقة مباشرة أو في شكل دائرة أو على شكل حرف U ، مع تجنب" مضاعفة الظهر "الممكنة ، بمعنى أن تتحرك صعوداً ونزولاً عدد المرات على المسار نفسه دون داع.
(3) يجب أن يكون المكتب بأكمله أو الإدارات المترابطة على الأقل في نفس الطابق ، بقدر الإمكان.
(4) لا يجوز أن تكون هناك مخاطر جسدية تسبب عوائق أو حتى حوادث تؤدي إلى الإصابة. على سبيل المثال ، لا يمكن أن تتعرض الأركان الحادة للجدول بشكل خشن أو عبر الهاتف أو لا يتم وضع أي كابلات أخرى على الأرض بشكل خطير ، إلخ.
(5) يجب أن تكون المساحة الأرضية خالية من الحواجز والأعمدة وما إلى ذلك قدر الإمكان.
(6) يجب أن يكون هناك مساحة كافية حول كل عامل.
أهمية:
يمكن الحكم على أهمية التصميم العلمي للأسباب التالية:
(أ) تتوقف كفاءة العمل إلى حد كبير على التعيينات.
(ب) يمكن التمتع بالاقتصاد من الاستخدام السليم للفضاء.
(ج) سيكون هناك تواصل أكبر وأفضل.
(د) يمكن أن يكون هناك استخدام أفضل للمعدات.
(هـ) يجد الموظفون ظروف العمل أكثر ملاءمة.
(و) سيكون هناك إشراف ورقابة أفضل.
مكتب الاقامة والبيئة # الأثاث والمفروشات:
المعنى:
الأثاث والتركيبات أشياء مختلفة. طبقًا لقاموس Webster ، فإن "الأثاث" يعني "معدات ضرورية ومفيدة ومرغوبة كمواد متحركة تستخدم في صنع غرفة جاهزة للإشغال أو الاستخدام".
الأثاث ، لذلك ، لديه الخصائص التالية:
(1) إنه نوع من المعدات.
(2) من الضروري.
(3) ومن المفيد.
(4) ومن المرغوب فيه.
(5) وتتكون من المواد المنقولة.
(6) يجعل المساحة جاهزة للاستخدام.
يتطلب المكتب أنواعًا مختلفة من المعدات بما في ذلك الأثاث. أثاث المكاتب أيضا يفي بخصائص الأثاث. تعني كلمة "التركيب" ، وفقًا لنفس القاموس ، "شيء ثابت في مكانه كملحق أو جزء بنياني دائم". نجد تركيبات في أشكال التركيبات الكهربائية ، والسجاد على الأرضيات ، والأرفف على الجدران ، وجهاز عرض ضوئي صغير مثبت على طاولة الكتابة ، في حين يقوم بنسخ ميكروفيلم ، إلخ.
من التعريف نجد الخصائص التالية "لاعبا اساسيا":
(1) شيء ثابت في المكان.
(2) يتم إصلاحه بشكل دائم.
(3) قد يكون جزءًا من بنية.
هناك فرق كبير بين الأثاث والتركيبات. الأثاث متحرك بينما يتم إصلاح التركيب. لذلك يتطلب المكتب كلا النوعين من المقالات - الأثاث والتركيبات. (تستخدم كلمة "أثاث" بمعنى جماعي ، وهي تعني عددًا من قطع الأثاث. وينطبق نفس الشيء على كلمة "المعدات").
لماذا يتم استخدام الأثاث والتجهيزات؟
يتم استخدامها لأسباب مختلفة:
(1) لفائدة أو فائدة لديهم.
(2) بعض التركيبات تستخدم لمظهرها أو تصاميمها الفنية. يتم إجراء العديد من أنواع زخارف الجدران في المكاتب الحديثة.
(3) تجعل المكتب يبدو أكثر جاذبية.
(4) إنهم يقدمون جاذبية كبيرة للموظفين ويحصلون على دوافعهم للعمل.
(5) يعزز الأثاث والتركيبات الجيدة والكرامة السمعة الحسنة للمكتب (وللمنظمة حقًا).
الأثاث والتركيبات تتطلب الكثير من الاعتبار قبل أن يتم شراؤها. يجب أن نرى إلى أي مدى اقتنعت الأسباب المذكورة أعلاه. لديهم اتصال وثيق للغاية مع التصميم.
الاستخدام والأهمية:
كل مكتب يتطلب بعض الأثاث والتركيبات. الأثاث لا غنى عنه لجميع المكاتب ، كبيرة أو صغيرة. في العصر الحديث ، يتم تحويل بعض الأثاث إلى تركيبات لأن بعض قطع الأثاث ، مثل الرفوف أو الأرفف ، وحتى الكراسي أو أماكن الجلوس تكون ثابتة على الجدران.
يتم تخصيص مبلغ كبير من المال للأثاث والتركيبات في وقت التخطيط لمنظمة مكتبية. يعتبر الأثاث والتركيبات من الأصول ويتم توفيرها مع الاستهلاك السنوي. كل عام هناك إصلاحات واستبدال. في كثير من الأحيان يتم إجراء عملية إصلاح شاملة من خلال التجديد لجعل مظهر المكتب أكثر حداثة وأنيقة ، وكذلك من أجل فائدة أفضل.
يتم تقديم تصميمات جديدة في السوق باستخدام مواد غير تقليدية تتطلب فائدة أكبر واقتصادًا أكبر. إن تلوين الأثاث المطابق للون الجدران يضيف الكثير من الأناقة والإثارة إلى بيئة المكتب.
يعتمد عدد وتنوعات الأثاث والتركيبات المستخدمة في المكتب على العوامل التالية:
(أ) طبيعة وحجم أنشطة المنظمة ،
(ب) مساحة المساحة المستخدمة ،
(ج) عدد الإدارات المنشأة ،
(د) عدد الموظفين ،
(هـ) الرغبة التي تشعر بها الإدارة ،
(و) توافر الأموال والميزانية.
عادة ما يتم استخدام أنواع الأثاث التالية في Office:
طاولات ، كراسي ، رفوف Almirahs ، براز ، خزائن الإيداع ، الأرائك (عموما في غرفة الاستقبال) ، أنواع مختلفة من المدرجات للآلات ، العدادات ، المقاعد ، الخزائن والخزائن ، الخ. يمكن شراء الأثاث من السوق من صناع الخزائن و يمكن بناء المفروشات أو الأثاث وفقا للمتطلبات والقياس. يتم في الغالب تركيب المصابيح وفقا للمتطلبات والقياس. التجهيزات الكهربائية والسجاد هي الأمثلة الشائعة.
تصنيف الأثاث:
يمكن تصنيف الأثاث على أساس الجوانب المختلفة: الاستخدام ، والناس الذين يستخدمون الأثاث ، والمواد المستخدمة لصنعه ، وجودة ، إلخ.
وفقا لذلك ، يمكننا الحصول على التصنيف التالي:
(1) الأثاث العام:
ويهدف هذا الأثاث للعاملين في المكتبات العامة للعمل الروتيني اليومي. في الماضي كان مثل هذا الأثاث مصنوع من الخشب ولكن الاتجاه الحديث هو استخدام الأثاث الصلب. المتانة هي العامل الرئيسي لمثل هذا الأثاث بسبب الاستخدام الخشن.
بشكل عام يجب أن يحتوي المكتب على أكثر من درجين. يجب أن تكون الكراسي مريحة. يجب أن يكون ارتفاع المكتب أو الطاولة والكرسي من المواصفة القياسية (اعتمادًا على متوسط ارتفاع أهل البلد).
من الأفضل ضبط الارتفاع وفقًا لارتفاع المستخدم. تعتمد مساحة سطح الطاولة أو المكتب على طبيعة العمل. يحتاج حافظ دفتر الأستاذ إلى مساحة كبيرة. لا يتطلب typist منطقة كبيرة. الطول القياسي للطول والطول والعرض للمكتب هي 28 ″ و 48 ″ و 30 ″ على التوالي. يبلغ الارتفاع القياسي وعمق الكرسي 17 ″ و 15 ″ على التوالي ، والحد الأدنى للمسافة بين ذراعي هو 19 ″.
إن طاولة الطابور على شكل حذاء حصان هي تصميم عصري بحيث يمكن الاحتفاظ بالمواد في كل مكان. يفضل تغطية الطاولة أو المكتب بالريكسين أو المشمع لتجنب إفساد القمة. يمكن أن تكون الكراسي "ذات سرج أعلى" (تستخدم الآن رغوة في الحشو) ، مرتفعة (للعدادات) ، الدوارة ، إلخ. يجب أن يكون كرسي الطابور بلا أذرع لتفادي إعاقة نقل الأيدي.
رفوف الايداع او خزائن الملفات الحديثة شائعة جدا للاستخدام المكتبي. يتم استخدام خزانات حفظ الملفات العمودية من 4 إلى 6 رفوف بعمق 26 generally بشكل عام. أصبحت الخزانات المركبة مع الترتيب لحفظ الملفات وبطاقات الفهرسة بالإضافة إلى الكتب ذات شعبية كبيرة.
(2) أثاث خاص:
نوع خاص من الأثاث ضروري للقيام بعمل خاص. على سبيل المثال ، جدول لاستخدام بعض الآلات المعينة.
(3) المدمج في الأثاث:
التحسين الإضافي في تصميم الأثاث هو أثاث مدمج مصنوع وفقًا للمتطلبات بالإضافة إلى توفير المساحة. مثل هذا الأثاث قد يكون قابلاً للطي وقد يتم دفعه داخل الجدار أو قطعة أثاث أخرى. على سبيل المثال ، درج خاص مع جدول الطابعين لاستيعاب الآلة الكاتبة عند انتهاء العمل.
(4) الأثاث التنفيذي:
هذا الأثاث له أهمية خاصة ، ويجب أن تكون المواصفة عالية المستوى مما يضيف مكانة إلى المكتب. يجب أن تكون غرفة الاجتماعات مجهزة بأثاث راقٍ. منظمة كبيرة تجعل الابتكار في أسلوب وتصميم الأثاث التنفيذي. في كثير من الأحيان يتم التجديد.
عادة لا يوجد توحيد الحجم. ولكن يفضل أن تكون الطاولة التنفيذية شبه دائرية بحيث تكون كل مجموعة جالسة أمام السلطة التنفيذية على مسافة واحدة منه. يجب أن تكون مساحة السطح واسعة مع سطح زجاجي لعقد مختلف ، بما في ذلك القرطاسية ، والهاتف (قد يكون هناك عدد من الأدوات) ، الإملاء ، صواني للملفات الواردة والصادرة ، ضوء الطاولة ، الخ. وعموما متجدد. تحتاج غرفة الاستقبال أيضًا إلى أثاث أنيق ومثير للإعجاب.
(5) وحدات الأثاث:
هذا هو التغيير الثوري في عالم الأثاث. يُعرف الأثاث النموذجي أيضًا باسم أثاث النظام. الغرض الرئيسي من هذا الأثاث هو توفير مساحة مكتب أكبر تغطي مساحة أرضية أقل. مجموعة واحدة من الأثاث متشابكة مع مجموعة أخرى ، بحيث يصبح الإطار الإجمالي أصغر. عيب واحد هو أن الكتبة يعملون معا في نفس الإطار قد يلجأ إلى الحديث وبالتالي إضاعة الوقت.
(6) أثاث مرن وقابل للتبديل:
يمكن عمل تشابك للأثاث بطريقة قد تكون غير مقفلة ويمكن نقل الأجزاء بشكل منفصل للاستخدام المنفصل. نفس القاعدة أو القاعدة يمكن استخدامها لقطع مختلفة من الأثاث. وهذا ما يسمى بالتبادلية.
مكتب الاقامة والبيئة # الإضاءة :
أهمية:
يهتم العمل المكتبي في الغالب بالقراءة والكتابة ، لذا تعد الإضاءة المناسبة عاملاً سائدًا في خلق ظروف عمل ملائمة. يجب أن يكون هناك ضوء كاف ولكن لا وهج. والإفراط في الإضاءة والإضاءة السفلية كلاهما سيئان لأن كليهما يسببان الإجهاد على العينين وعلى الدماغ ، مما يعوق كفاءة العمل. يسبب الإجهاد على العين تهيجًا وعلى الدماغ يسبب التعب العقلي.
الإضاءة المناسبة لديها بعض الميزات:
(1) يجب ألا يكون قوياً جداً أو معتماً جداً.
(2) يجب أن ينتشر أو ينتشر بالتساوي على جميع المساحات المكتبية.
(3) لا يكون هناك أي وهج أو انبهار ، بشكل مباشر أو غير مباشر.
(4) لا يجوز إنشاء أي ظلال على الطاولة.
(5) يجب أن يكون لشدة الضوء درجة صحيحة وفقا لطبيعة العمل.
على سبيل المثال ، يحتاج العمل الرقمى المعقد إلى ضوء أكثر كثافة من إعداد الملفات. كمية شدة الضوء المطلوبة لأي نوع من العمل يمكن قياسه من حيث شموع القدم. أقل من 5 إلى 10 أقدام من الشموع للممشى والحد الأقصى من 50 شمعة - قدم لأعمال المحاسبة.
(6) يجب أن تكون تكلفة التركيب والتشغيل والصيانة اقتصادية.
أنواع الإضاءة:
هناك نوعان من الإضاءة على نطاق واسع:
الطبيعية والاصطناعية
(1) الضوء الطبيعي يعني ضوء النهار. يعتمد على:
(أ) موقع مبنى المكتب. المباني التي تواجه الجنوب والشرق تحصل على ضوء النهار أكثر من تلك التي تواجه الشمال. المباني التي تواجه الغرب تحصل على ضوء النهار الجيد ولكن أيضا تعاني من المزيد من الحرارة خلال فترة ما بعد الظهر.
(ب) عدد النوافذ. المباني المكتبية الحديثة ، المصنوعة من الأعمدة الخرسانية ، لا تتطلب الكثير من الحيل ، وبالتالي فإن عدد النوافذ أكبر. النوافذ الحديثة (المصنوعة من المعادن والزجاج) تسمح بمزيد من الضوء الطبيعي والهواء ولا تسمح لأشعة الشمس ومياه الأمطار.
(ج) تلوين الجدار. يمتص الضوء العميق ويمتص ضوء النهار ويقلل من الضوء.
(د) عدد الأقسام. الكثير من الأقسام تعيق الضوء. النوع المفتوح من تصميم المكاتب مع الحواجز الخفيفة التي تكون أقل من ارتفاع السقف تسمح لمزيد من الضوء في الداخل.
(هـ) مساحة مساحة الأرضية. إذا كانت مساحة الأرضية كبيرة ، فإن المناطق بعيداً عن النوافذ تعاني من ضوء أقل.
(2) الضوء الاصطناعي:
والضوء الصناعي مهم بنفس القدر مع الضوء الطبيعي في المكتب لأنه لا يمكن أن يكون عرض الضوء الطبيعي على مدار ساعات العمل متجانسًا. يمكن تنفيذ العمل في وقت المساء. الضوء الطبيعي لا يمكن أن يكون كافيا في الأيام الغائمة. إذا كانت مساحة الأرضية لا يمكن للضوء الطبيعي الكبير أن يكون متجانسًا في جميع الزوايا. قد يكون الضوء الإضافي ، الذي يركز بشكل مباشر على الأوراق ، ضروريًا في حالة إجراء أعمال شخصية معقدة. وهذا ما يسمى الإضاءة المكتبية الفردية.
لذلك ، قدر الإمكان استخدام الضوء الطبيعي ، مع استكماله بالضوء الاصطناعي عند الضرورة. (لا يوجد للضوء الاصطناعي أي تأكيد على حساب سفك الحمولة. ولكن قد يكون للمكتب مجموعة توليد خاصة به مكلفة).
أصناف من الإنارة الاصطناعية:
يمكن القيام بالإضاءة الاصطناعية بعدة طرق:
(1) إضاءة عامة أو مفتوحة:
السماح للمصابيح الكهربائية بالتعليق من السقف أو تثبيتها على الجدران دون استخدام الظلال. الضوء يخرج من المصابيح وينتشر في كل الاتجاهات. المصابيح المفتوحة مرئية وقد تتسبب في وهج أو انبهار العينين.
يجب أن تكون المصابيح المعلقة أسفل أو على نفس المستوى مع مراوح السقف. إذا كانت المصابيح أعلى المراوح ، سيتم إنشاء ظلال شفرات على الطاولات. بالنسبة لأنواع الإضاءة العامة أو المفتوحة ، تكون الأنبوب الفلوري أفضل من المصابيح المتوهجة أو المصابيح لأن الأنابيب تجعل الانتشار الأفضل للضوء وتسبب أقل وهجًا. يمكن تركيبها مع أنواع مختلفة من الظلال والتجاويف أو الشاشات للمساعدة على نشر الضوء بشكل أفضل.
الأنابيب هي أيضا اقتصادية لأن الاستهلاك الحالي هو أقل نسبيا ولكن في البداية تكلفة التركيب أعلى. أنابيب مكلفة وبالتالي تكلفة الصيانة عالية. يمكن تغطية المصابيح المتوهجة بظلال عالمية يتم من خلالها تقليل الضوء.
(2) إضاءة مباشرة:
تحت هذا النظام ، يتم تركيب المصابيح المعلقة بظلال (التي لا يمر الضوء من خلالها) على الجزء العلوي من المصباح. ونتيجة لذلك ، لا يوجد ضوء باتجاه السقف ، ولكن الضوء يضيق بشكل مباشر على الطاولة. لا يزال السقف مظلماً ولكن الأرضية مضاءة بإضاءة مباشرة كهذه.
(3) شبه المباشرة الإضاءة:
تكون الظلال ، كما في السابق ، من النوع الشفاف (بعض الضوء يمر عبره). ونتيجة لذلك ، يخرج بعض الضوء من الأعلى ويضرب السقف وينعكس مرة أخرى على الطاولة ويركز الجزء الرئيسي من الضوء مباشرة على الطاولة.
(4) الإضاءة غير المباشرة:
تحت هذا النظام يتم تغطية المصابيح المعلقة بظلال في أسفلها تكون معتمة. يتم إلقاء الضوء بأكمله إلى السقف ثم ينعكس مرة أخرى على الطاولة. كل من السقف والأرض مضاءتان. لكن شدة الضوء على الأرض ضعيفة.
(5) الإضاءة شبه المباشرة:
الظلال ، على النحو الوارد أعلاه ، هي من النوع الشفاف. ونتيجة لذلك ، يمر بعض الضوء عبر الظل إلى أسفل إلى الطاولة ، لكن الجزء الرئيسي من الضوء يتحرك صعودًا إلى السقف وينعكس مرة أخرى على الطاولة. كثافة الضوء على الأرض أقوى.
(6) الإضاءة الخفية:
يتم إخفاء المصابيح ، سواء المصابيح أو الأنابيب ، ولا يمكن رؤيتها ، ولكن أشعة الضوء تخرج لتضيء. يتسبب في ضوء يانع ويناسب في دور العرض أو المطاعم وليس في منصبه على هذا النحو.
أفضل الإضاءة:
من الصعب قول ما يجب أن يكون أفضل نوع من الإضاءة. في نفس المكتب ، يتم استخدام أنواع مختلفة من الإضاءة لأنواع مختلفة من العمل وفي مناطق مختلفة. كمية الضوء تعتمد أيضا على عدد الموظفين. مطلوب مزيد من الضوء لهذا القسم الذي لديه عدد أكبر من الموظفين. نوع واحد من الإضاءة غالباً ما يكمله نوع آخر.
وتكتمل النوافذ بأضواء السماء والإضاءة الطبيعية من خلال الإضاءة الاصطناعية والإضاءة العامة من خلال إضاءة المكتب الفردية. يتم ضبط شدة الضوء باستخدام الألوان على الجدران (الحفاظ على السقف الأبيض للحصول على انعكاس أفضل) وأنواع مختلفة من المصابيح أو الألوان. عندما يتم تصوير الجدران ، يجب أن يوضع في الاعتبار أن اللون لا ينبغي أن يمتص الضوء ولا يسمح بالانعكاس. الألوان الناعمة والباردة هي الأفضل.
سكن المكاتب والبيئة # التهوية:
أهمية:
التهوية هي حركة مرور في اتجاهين. وهذا يعني تدفق مستمر في الهواء النقي والانتقال من الهواء التي لا معنى لها. فمن الضروري للغاية في مكان العمل مثل مكتب حيث يجلس عدد كبير من الأشخاص لفترة طويلة والعمل. إذا كان هناك عرقلة للتهوية ، فإنه يسبب سلالات على الجسم والعقل ، والصداع ، والتعب ، والملاط وما إلى ذلك مما يؤدي إلى تباطؤ في العمل. التهوية ضرورية لللياقة البدنية والعقلية.
كيفية الحفاظ عليه:
إن السماح للهواء القديم بأن يخرج من المكتب ليس مشكلة كبيرة. يتم تركيب مراوح العادم للغرض إذا لم تكن المناور كافية. انها مشكلة كبيرة كيفية الحفاظ على واردة من الهواء النقي. يحتاج الهواء أيضًا إلى الدوران داخل المكتب. تسبب كثرة التطاير في الهواء تهيجًا وإزعاجًا حيث يتم إزاحة الأوراق. علاوة على ذلك ، فإن الهواء الساخن في بلد ساخن أو الهواء البارد في البلد البارد غير مرحب به أبداً.
يتم إغلاق النوافذ والأبواب المنزلية الساخنة ويتم استخدام محطة تكييف الهواء لامتصاص الهواء البارد والهواء النقي وفي نفس الوقت يتم إجبار الهواء السيئ والقديم على الخروج. في محطة تكييف الهواء الباردة البلد ليست مفيدة جدا. ومع ذلك ، فإن الموقد مع المدخنة يسمح للهواء القديم أن يخرج. في النوافذ والأبواب ذات النوافذ الباردة ، توجد مصاريع مزدوجة أو شاشات زجاج تستخدم لإيقاف الجفاف أو الهواء البارد.
يُسمح بوجود مساحة كبيرة بين المدخل الرئيسي والمدخل الثاني أو الممر. تستخدم المراوح الكهربائية أو المنافيخ أو أجهزة الدوران والمرشحات الهوائية في سحب الهواء الطبيعي النقي ، لجعلها خالية من الغبار من خلال المرشحات وتعميمها داخل المكتب. النوع المفتوح من تصميم المكاتب وغياب العديد من الأقسام يساعد على تحسين التهوية. لذلك ، مثل تهوية الإضاءة يمكن أيضا أن تكون طبيعية ومصطنعة.
مكتب السكن والبيئة # درجة الحرارة والرطوبة:
أهمية:
يجب الحفاظ على مستوى مناسب من درجة الحرارة والرطوبة موحدة داخل المكتب. تقلب درجة الحرارة والرطوبة يؤثر على كفاءة العمل. إن الجو الحار أو البارد أكثر من اللازم وكذلك نسبة الرطوبة العالية جداً أو المنخفضة جداً في الهواء لا يخلق جوًا مادى مناسبًا للعمل المكتبي الفعال.
الأجهزة الاصطناعية:
هناك أنواع مختلفة من الأجهزة الاصطناعية للحفاظ على مستويات قياسية من درجة الحرارة والرطوبة. في البلدان الساخنة يتم تركيب محطة تكييف الهواء أو يتم استخدام مبردات الهواء في حين يتم إجراء ترتيبات التدفئة في البلاد الباردة.
هناك مبانٍ مُدفّأة مركزيًا أو مكيفة الهواء يستخدمها مختلف الركاب. تستخدم المراوح الكهربائية عادة في جميع أنواع المكاتب في البلدان الساخنة. تختلف درجة الحرارة والرطوبة بشكل موسمي ، وبالتالي يجب إجراء التعديلات باستخدام آلات تكييف الهواء أو غرفة التدفئة ، يمكن الحفاظ على انتظام درجة الحرارة ، سواء كانت عالية أو منخفضة.
سكن المكاتب والبيئة # الحرية من الضجيج والغبار:
أهمية:
الضوضاء والتراب يخلقان اضطرابًا وتهيجًا على التوالي. الضجيج هو الضغط على العقل بينما الغبار على الجسم. الغبار غير صحي ايضا. لذلك ، يجب أن يكون المكتب خاليًا من الضوضاء والغبار. العمل المكتبي هو في المقام الأول العقلية التي تحتاج إلى تركيز العقل الذي هو منزعج من الضوضاء. يؤدي إلى أنواع مختلفة من الأخطاء ووقف العمل. وهكذا تعاني كل من نوعية وكمية العمل.
قد تكون الضوضاء مستمرة أو متقطعة أو مفاجئة. الضوضاء المستمرة ليست ضارة كما اعتاد الناس على ذلك. قد تكون الضوضاء لطيفة (من لحن) أو غير سارة (قرن سيارة) وكلاهما قد يكون مزعجًا للعمل. قد يتم ترسب الغبار على المواد أو قد تطفو في الهواء. كلاهما يسبب تهيج وتدفق العمل.
مصادر:
مصادر كلاهما ، الضوضاء والغبار ، داخلية وخارجية.
(1) داخلي:
قد يحدث الصوت داخل المكتب أو الضوضاء بطرق مختلفة مثل تشغيل الآلات (مثل آلة كاتبة ، وآلة نسخ ، وما إلى ذلك). إذا كان هناك لامركزية من وظيفة الكتابة ، سوف تنشأ الضوضاء من جميع زوايا المكتب.
يتم إنشاء الضوضاء عن طريق التحدث مع الناس إلى بعضهم البعض (والموضوع قد يكون متصلاً بالعمل أو غير ذلك) ، عن طريق نقل الأثاث من مكان إلى آخر ، وحركة الأشخاص على طول الممر أو الممشى أو الضوضاء القادمة من أحذية في حين أن المشي ، وما إلى ذلك داخل مكتب الغبار قد تكون تراكمت على الأثاث والتركيبات والجدران وما إلى ذلك بسبب عدم وجود ترتيبات التنظيف وعدم استخدام أيضا.
(2) خارجي:
الضوضاء ، التي تسببت في الخارج ، قد تدخل في الداخل. هذا هو أساسا بسبب اختيار خاطئ للموقع. تأتي الضجيج من السوق ، ومحطة السكك الحديدية ، وطرق المرور الثقيلة ، والمصانع ، وما إلى ذلك. يأتي الغبار من الخارج للأسباب نفسها أكثر أو أقل. قد ينفجر الغبار بسبب العاصفة.
حماية:
يمكن تحقيق الحماية من الضوضاء الداخلية في السلوكيات التالية:
(أ) بالحفاظ على الآلات في زاوية واحدة أو في غرفة منفصلة لغرفة عازلة للصوت.
(ب) باستخدام السجاد أو الحصير أو المشمولات على الأرض أو عن طريق تثبيت أغطية مطاطية عند "أقدام" كل الأثاث.
(ج) بالسيطرة الصارمة والإشراف على الموظفين الذين يمكن منع الضوضاء من الكلام.
إذا كان هناك ضغط من العمل ، هناك القليل من الوقت لالقيل والقال. يمكن تجنب الضوضاء الخارجية عن طريق الاختيار الصحيح للموقع. يمكن إزالة الغبار الداخلي من خلال الترتيب الصحيح للتنظيف والغبار والصيانة ككل. هناك أنواع مختلفة من آلات التنظيف للحفاظ على الأرضية نظيفة. السجاد ، وما إلى ذلك ، وتسهل من السهل تنظيف الغبار والتنظيف.
يمكن تجنب الغبار الخارجي إلى حد كبير عن طريق الاختيار السليم للموقع وإغلاق الأبواب والنوافذ في الوقت المناسب. النوافذ والأبواب الحديثة مصنوعة من مثل هذه التصاميم التي تمنع الضوضاء الخارجية والغبار. Air-conditioning is also helpful as doors and windows are kept closed.
Office Accommodation and Environment # Safety and Sanitary Arrangements:
أهمية:
Safety and sanitation are completely different matters. The former is directly concerned with the body while the latter is concerned with health. Arrangements for both are necessary in the interest of the office and the office staff.
سلامة:
Safety means careful and planned avoidance of accidents.
Accidents may occur on account of various reasons:
(a) A small accident by cuts or bruises owing to careless use of a knife or pulling of a piece of furniture or instrument, etc. Such accidents may be avoided by being a little careful.
(b) Big injuries may occur owing to (i) a fall while climbing up to use upper shelves of a high almirah or cabinet, or (ii) toppling down being obstructed by a trailing telephone cable on the floor, or (iii) suffering from electric, shocks out of expose d wires, leaking switch or any apparatus, etc.
All these can be avoided (i) by using ladders or (ii) by removing all hazards (Ref. 3.18), standing in the way of proper lay-out or by keeping the switches off at proper time or constantly making checks and repairs, etc.
For factories there are elaborate rules for safety measures but there are no such rules for offices. But general precautions against fire are taken in every good office by providing fire extinguishers. Fire policy is taken to be indemnified from fire loss.
Chances of catching fire in an office are great as the office consists of inflammable goods and smoking inside the office is a common affair. Therefore, precautionary measures against fire are essential. The office-manager's duty is to keep First-Aid Box in the office for emergency.
الصرف الصحي:
A large number of people, the members of the staff and outsiders, come to office daily, spend a lot of time there and use the floor space, equipment, toilet etc. It is quite natural that dust and dirt will pile up. Waste paper and other waste materials regularly accumulate.
All these create uncleanliness, and unhealthy conditions and infection of many types may spread. It is, therefore, essential that regular cleaning of the office floor space using insecticides, disinfectants, deodorizers etc. shall take place daily at regular intervals. There are agency houses who take the responsibility of cleaning on contracts. Apart from the general cleaning of the office premises, regular cleaning and dusting of office furniture, machines and appliances is also necessary for their better maintenance and durability.
All the interior decoration will lose its glamour if there is no proper cleaning and maintenance. Generally, a caretaker is appointed for every office whose duty is that the office is maintained neat and clean. The walls must not be disfigured by hanging unnecessary calendars or pictures. The notice boards must be cleaned regularly not allowing old and stale notices continuing to be affixed.
Office Accommodation and Environment # Colour Conditioning:
أهمية:
Different colours are used for the walls, partitions, furniture, screens, carpets or matting's, uniforms for the menial staff; etc. Colour has great physical and psychological effects. Effects may be favourable and unfavorable. Colour may be pleasant, soothing, exciting, irritating, absorbing, reflecting, impressive or unimpressive. Use of colour requires various considerations, both physical and psychological.
Importance of colour can be well realised when we think about furniture and lighting. Different colours should be used for different articles and for different purposes. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.
Colour Conditioning:
Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.
Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.
Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.
The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.
