ملاحظات حول Office: الدور والأهمية والغرض

اقرأ هذه المذكرة للتعرف على Office. بعد قراءة هذه المذكرة ، ستتعرف على: 1. دور المكتب 2. أهمية المكتب 3. الغرض 4. أهمية مكتب الأعمال.

دور المكتب:

المكتب له ثلاثة أنواع من الأدوار للعب:

(أ) مطلوب من قبل منظمة لتحقيق أهدافها. هنا ، يلعب المكتب دور المرؤوس. وهي تابعة للمنظمة لأن المنظمة تؤسس مكتبها. هذا الدور ضروري للقيام بالعمل الروتيني ،

(ب) يلعب المكتب دوراً مكملاً. إذا لم يكن هناك مكتب ، لا يمكن للمنظمة العمل. لا يستطيع مصنع بدون مكتب تنفيذ الإنتاج. يجب أن يكون لدى المصنع مكتب ، للحفاظ على سجلاته الخاصة بتوريد المواد الخام ، والأجور المدفوعة للعمالة ، والأوراق المالية ، إلخ.

(ج) الدور الثالث للمكتب هو دور السيطرة. لكل نوع من أنواع التنظيم تكون هناك حاجة إلى أنواع مختلفة من التحكم. على سبيل المثال ، السيطرة على التمويل ، ومراقبة الإنتاج ، وما إلى ذلك. إذا لم تكن هناك رقابة ، فإن أهداف المنظمة لا يمكن تحقيقها بشكل هادف وفعال. هذا الدور ضروري للقيام بالعمل الإداري. في هذا الصدد ، تصبح المنظمة تابعة للمكتب.

أهمية المكتب:

وبما أن المكتب يلعب أنواعًا مختلفة من الدور ، فإنه يطور بعض الأهمية لمنظمة ما. المنظمة يحتاج الاتصالات والمكتب ، هو مركز الاتصال. لذلك ، المكتب ضروري لكل منظمة.

تحتاج المنظمة إلى إدارة فعالة لأدائها ونموها. تعني الإدارة إنجاز الأشياء من خلال جهود الآخرين. تتطلب الإدارة التخطيط واتخاذ القرارات ويجب تنفيذ القرارات. المكتب هو المكان المحدد الذي يتم فيه اتخاذ مثل هذه القرارات. وهو المكتب الذي يوفر البيانات والمعلومات اللازمة على أساس القرارات التي يتعين اتخاذها.

علاوة على ذلك ، يجب تسجيل هذه البيانات والمعلومات ، ويجب تسجيل القرارات ، كما يجب تسجيل الإجراءات المتخذة. السجلات ضرورية للإشارة والتوجيه والأدلة. المكتب هو المكان الذي يتم فيه إعداد السجلات وحفظها. كل إجراء يحتاج إلى تحكم وإلا لن يكون هناك ضمان بأن الإجراء سوف يتم وفقًا للمعيار أو الخطة.

المكتب هو مركز السيطرة. ووفقًا لـ Leffingwell فإن "مكتبًا منظمًا بشكل جيد يجعل من الممكن للإدارة التخطيط لعملياتها بذكاء ، لوضع خطتها موضع التنفيذ بالتأكيد ، لمتابعة تقدمها في الوقت الحالي ، لتحديد فعاليتها على الفور ، لتقييم النتائج دون تأخير وتنسيق جميع أنشطة الشركة " .

أغراض مكتب:

من الملاحظة أعلاه يمكن للمرء أن يدرك أهمية المكتب لأنه يحقق الأغراض التالية:

(أ) مكان يمكن للإدارة أن تعد فيه الخطط بذكاء ،

(ب) يمكن للإدارة أن تجعل خططها فعالة من المكتب ،

(ج) من سجلات المكتب ، يمكن معرفة التقدم الحالي للخطة أثناء العمل ،

(د) من خلال الطرق المختلفة لتقنيات التحكم التي تتم في المكتب مع السجلات المتاحة ، يمكن التأكد من فعالية الخطة قيد التنفيذ ،

(هـ) يتم تقييم نتائج هذا الإجراء في المكتب دون تأخير ،

(و) يتم تنسيق الأنشطة المختلفة من المكتب.

في الواقع ، هذه هي الوظائف المختلفة التي يتم تنفيذها في المكتب. جميع الوظائف ضرورية للإدارة الناجحة للمؤسسة. يدل على أهمية المكتب.

أهمية المكتب لمؤسسات الأعمال:

يجب تنظيم النشاط التجاري وبالتالي فإن العمل عبارة عن مؤسسة. كمؤسسة يجب أن يكون لها مكتب حيث يتم تنفيذ وظائف مختلفة. مثل أي منظمة أخرى ، فإن المكتب له أهمية كبيرة لمنظمة الأعمال أو المؤسسة. أهمية المكتب إلى مشروع تجاري له بعض الأهمية الخاصة. الأعمال التجارية تعني أخذ المخاطر.

هناك أربعة أنواع من أصحاب المصلحة أو متخذي المخاطر في الأعمال التجارية. هم انهم:

(أ) المساهمين (في حالة شركة محدودة) أو المالكين الذين يخاطرون بالنقدية ،

(ب) الدائنون الذين يأخذون أيضا مخاطر نقدية ،

(ج) الموظفون الذين تتورط أرباحهم في العمل ،

(د) العملاء الذين ينفقون أموالاً لشراء منتجات أو خدمات الشركة وقد يعانون إذا لم تكن المنتجات أو الخدمات بهذا المعيار المتوقع.

يجب أن تكون جميع هذه الأنواع من أصحاب المصلحة راضية وأن الإدارة الناجحة لنشاط تجاري هي مهمة هائلة. تحتاج الإدارة إلى مكتب جيد التنظيم يحافظ على التواصل المستمر والسجلات الموثوقة.

يجب أن تكون سجلات العمل مثالية حيث توجد التزامات مختلفة تجاه الحكومة. وقد علّق البروفيسور ديكسي على نحو صحيح قائلاً: "المكتب هو عمل تجاري ما هو العنصر الأساسي في الساعة" . إذا تحركت النابض الرئيسي للساعة فإن تحركات الجناح الرئيسية تتبعها أخرى. هذه الملاحظة تبرر أهمية المكتب من جانبين. إنه مركز تنسيق وهو مركز مراقبة.

مع مرور الوقت هناك اتجاه نحو زيادة حجم التشغيل وحجم العمل. هناك اتجاه نحو التنويع. كل هذه تؤدي إلى مزيد من الضغط على العمل المكتبي ، كمياً ونوعياً.

وبالمثل ، مع مرور الوقت يتم إضافة المزيد من الوظائف إلى ساعة. مع الوقت والتاريخ واليوم يشار إليها أيضا من قبل ساعة. لكن النابض الرئيسي يتحكم في كل شيء ، على الرغم من زيادة العبء. لذلك ، فإن القياس بين المكتب والنابض الرئيسي للساعة مناسب للغاية.

ويقارن أيضا مكتب مع دماغ جسم الإنسان. الدماغ هو مركز الأعصاب ومركز السيطرة على جسم الإنسان. تنجم أفكار الأفكار في الدماغ ، التي يتم توصيلها عبر الأعصاب والأفعال عن طريق سحب العضلات.

الهجوم الدماغي يجعل الجسم مشلولًا وقد يكون مميتًا. تنسق الأعصاب أحاسيس أجزاء مختلفة من جسم الإنسان. من مسافة أو من أعلى الجسم ، يتحكم الدماغ في الأجزاء النائية وكذلك أقربها. وبالمثل ، يمكن تنظيم وتنسيق الأنشطة المختلفة لمنظمة ما ، سواء كانت قريبة أو بعيدة ، من مكتب جيد التنظيم ، ويمكن الحفاظ على الاتصال.