عملية شراء البضائع ومعالجتها (6 مراحل)
شراء البضائع وعقدها هو جزء حيوي من تنفيذ خطط البضائع.
هذه عملية تدريجية وتتضمن مراحل متتابعة:
(1) جمع المعلومات ،
(2) اختيار البائعين ،
(ثالثا) تقييم البضائع ،
(4) التفاوض مع البائعين ،
(v) شراء البضائع ،
(6) استلام البضائع وتخزينها ،
(السابع) إعادة ترتيب ، و
(8) إعادة التقييم ، كما هو مذكور في الشكل 11-1
يتم شرح هذه الخطوات بالتفصيل أدناه:
1. جمع المعلومات:
هذه هي الخطوة الأولى من عملية شراء البضائع ومعالجتها. بمجرد تحديد خطط البضائع العامة للشركة ، يلزم توفير معلومات دقيقة حول احتياجات السوق الحالية والبائعين المحتملين.
هذا أمر ضروري كتاجر تجزئة قبل أن يرغب في شراء البضائع:
(ط) ما يبحث عنه المستهلكون ،
(2) أين يوجد البائعون وما هي السمعة الحسنة في السوق و
(iii) ما يقدمه منافسوه. بعد فهم هذه الجوانب ، سيكون بائع التجزئة في وضع يمكنه من تحديد ما يريد شراءه ومنه.
لجمع المعلومات ، لدى بائع / بائع تجزئة عدة مصادر محتملة محددة كمصادر داخلية وخارجية.
يعتمد ذلك على بائع التجزئة (المشتري) الذي يرغب في اختياره. عادة ، يعتمد تجار التجزئة العالميون على كل من المصادر الداخلية والخارجية للحصول على صورة أفضل لمتطلبات المستهلكين. مما لا شك فيه أن المصدر الأكثر قيمة هو "دراسة المستهلكين". لدى تجار التجزئة العالميين مثل Wall Mart و Spencer و Noodle Ki Doodle أقسام دراسة ملائمة للمستهلكين تراقب بشكل مستمر أنماط حياة المستهلكين والعادات الحية وتغيير التركيبة السكانية من أجل دراسة طلب المستهلك بشكل مباشر.
من ناحية أخرى ، يقوم البائعون (المصنعين وتجار الجملة) بعمل توقعاتهم الخاصة حول الطلب المستقبلي للمبيعات والطلب في السوق ، في حين يتم الانتهاء من "صفقة الشراء" مع تجار التجزئة. يقدم الباعة هذه التوقعات من خلال المخططات البيانية ، والرسوم البيانية والرسوم البيانية ومخططات ثنائية و / أو ثلاثية.
كما يقومون بإبلاغ تجار التجزئة عن مقدار الدعم الترويجي الذي سيتم تقديمه لهم والذي قد يكون له تأثير كبير على قرار شراء تجار التجزئة. ولكن يجب على تجار التجزئة فهم شيء واحد أنهم هم الذين يجب عليهم التفاعل مع العملاء وهم مسؤولون عن تلبية احتياجات السوق المستهدف. ولذلك ، لا ينبغي أن تعتمد على توقعات البائعين فقط ، بل قد تستخدمها كمرجع.
بما أن تجار التجزئة مسؤولون بشكل كامل عن توقعات المبيعات الكاملة وخطط البضائع في فئتهم الخاصة ، فعليهم توجيه موظفي المبيعات لديهم للحصول على عرض الطلب المحتمل للعملاء من خلال زيارة الموردين ، والتحدث مع خبراء المبيعات ومراقبة سلوك المستهلك. إلى جانب هذه البيانات المقدمة من الجمعيات التجارية ، يمكن الاطلاع على مشاريع الهيئات الحكومية مثل ASSOCHAM ، نشرات FICCI. كما أصبح الإنترنت مصدرا حيويا لجمع المعلومات وتوفير الوقت أيضا.
قد يستخدم تجار التجزئة المعلومات التي تم جمعها لاتخاذ قرارات البضائع حول (i) السلع الأساسية و (ii) بضائع الموضة. إن المصادر المذكورة أعلاه كافية للحصول على صورة عن السلع الأساسية ولكن بالنسبة لسلع الموضة المتغيرة في كثير من الأحيان ، يمكن استخدام مزيج من المصادر الداخلية والخارجية.
2. اختيار البائعين:
بعد جمع المعلومات حول طلبات المستهلكين ، فإن الخطوة التالية هي اختيار مصادر البضائع والتفاعل معها لاختيار البائعين المحتملين.
لاختيار البائعين ، عادة ما يكون لدى تجار التجزئة ثلاثة بدائل:
(1) الباعة المملوكة للشركة:
كما يوحي الاسم ذاته ، فإن هؤلاء الموردين مملوكة للشركة نفسها. تجار التجزئة الكبيرة لديها عمليات التصنيع أو الجملة الخاصة بها. وهي تعمل فقط لتجار تجزئة معينين وتوفر حسب متطلباتهم.
(2) المورد الخارجي والمستخدم على نطاق واسع:
هذا النوع من الموردين ليس مملوكًا لمتاجر التجزئة ولكن يستخدمه كثيرًا. يقوم بائع التجزئة بشراء البضائع لفترة طويلة ويدرك الجودة والخدمات التي يقدمها.
(3) مورد خارجي ، غير مستعمل:
لم يتم استخدام هذا النوع من متاجر التجزئة من قِبل بائع التجزئة لأنه إما لم يقم أحد المتسوقين الجدد أو بائع التجزئة بشراء أي شيء منه حتى الآن. لذلك ، لا يمكن معرفة الجودة التي يقدمها مقدمًا. يجوز لباعة التجزئة استخدام أي نوع من الموردين وفقًا لمتطلباتهم وميزانيتهم ومجالات العمليات أو يمكنهم استخدام مزيج منهم. غالبًا ما يتعامل كبار تجار التجزئة مع جميع أنواع الموردين. لذلك ، بعد اختيار فئة المورد ، يجب أن يتفاعل بائع التجزئة معهم حول شروط الشراء.
يجب مراعاة النقاط التالية عند اختيار البائعين:
(ط) النوايا الحسنة للبائع في السوق.
(2) ضمان و / أو عروض الضمان.
(3) أي بائع يقدم البضائع بأقل تكلفة إجمالية؟
(رابعا) الجودة التي يقدمها البائع
(ت) هل سيوفر البائع تخزين النقل والمرافق الأخرى؟
(سادس) هل خط البضائع للبائع متحفظة أم مبتكرة؟
(السابع) هل يقدم البائع شراء الائتمان؟
(8) ما هو الدعم الترويجي المقدم من البائع؟
(التاسع) هل ستكون العلامة كافية؟
(س) هل يهتم البائع أو سيكون متاحاً للعلاقات طويلة الأمد؟
(11) هل سيلبي البائع ما اتفق عليه؟
(12) هل سيوفر البائع حقوق بيع مشروطة / حصرية؟
(13) ما مدى سرعة تسليم الطلبات؟
3. تقييم البضائع:
بعد اتخاذ قرار بشأن مصدر البضائع ، الخطوة التالية هي تقييم جودة البضائع للمورد.
هنا ، واجه بائع تجزئة الحالات التالية:
(ط) ما إذا كان سيتم فحص المجموعة بأكملها ، أو
(2) يتم الشراء فقط على وصف البائع.
يجب أن يقوم بائع التجزئة بعد التفاعل مع الموردين بتقييم البضائع قيد النظر. يجب أن تفحص كل وحدة من البضائع؟ أو ينبغي أن يتم شراء العناصر
فقط على أساس الوصف والمظاهرات المقدمة من قبل الموردين.
لتقييم سلع البضائع ، يوجد لدى متاجر التجزئة ثلاثة خيارات في متناول اليد:
1. التفتيش
2. أخذ العينات و
3. الوصف
تعتمد الطريقة التي يجب اتباعها على ميزات العناصر وتكلفتها وتواتر الشراء. التفتيش هو عملية فحص كل بند من البضائع بدقة قبل شراء البضائع وكذلك بعد التسليم. تعتبر المجوهرات (الألماس والذهب والبلاتين والأحجار الكريمة الأخرى) أحد الأمثلة التي يتفحص فيها بائع التجزئة جميع عناصر الشراء.
يتم استخدام تقنية أخذ العينات عندما يشتري بائع التجزئة المواد على أساس منتظم بكميات كبيرة قابلة للتلف أو للكسر أو التكلفة. لذلك ، يستخدم بائع التجزئة طريقة قبول القبول. إنه نهج "منتصف الطريق" الذي يسيطر على المخزون الوارد دون المرور بنسبة 100٪. يعني ببساطة قبول أو رفض تشكيلة البضائع للمورد.
يتم اتخاذ القرار هنا دون المرور بنسبة 100٪ من الكمية بالكامل. هو حل وسط بين التفتيش والتفتيش 100 ٪. ولديه تصنيفان رئيسيان لخطط القبول: أولاً عن طريق الصفات ("go، no-go") والثاني بالمتغيرات.
وصف عملية الشراء هي عملية شراء سلع حيث يقوم بائع تجزئة بطلب سلع البضائع بعد المرور من خلال كتالوج الصور الخاص بالمورد والذي يشير إلى ميزات المنتج والسعر والحجم والتفاصيل الأخرى ذات الصلة. على سبيل المثال ، يمكن لمتاجر التجزئة طلب المواد الغذائية والملابس من كتالوج أو موقع ويب للشركة المعنية. عند استلام العناصر ، يتم حسابها فقط من أجل مطابقة حجم الطلب.
4. التفاوض:
وبمجرد تقييم بائع التجزئة لجودة البضائع والميزات الأخرى ، يتفاوض مع البائع لمعرفة سعره وشروطه وشروطه. يستمع كلا الطرفين إلى بعضهما البعض بعناية ويطرحان أسئلة حيثما تنشأ شكوك. يتم بعد ذلك تحديد البنود والشروط ويتم إبرام العقد بما في ذلك المبلغ الإجمالي الذي سيدفعه بائع التجزئة وتاريخ التسليم وشروط التسليم والجوانب القانونية الأخرى. ويتحدث بائع تجزئة أثناء التفاوض أيضًا عن شروط إعادة الطلب.
تحت مرحلة التفاوض ، تساوم متاجر التجزئة مع المورد للحصول على الخصومات المتاحة وشروط الشراء. يرغب بائع التجزئة في معرفة ما سيكون الخصم الإضافي إذا ذهب لشراء بالجملة. ما هو الخصم النقدي؟ ما هو خصم التداول الخ؟ هل هناك بعض الخصم في غير موسمها؟ بمجرد التفاوض على البضائع لجودتها وكميتها وسعرها ، يضع بائع التجزئة الطلب ويختتم عملية الشراء عن طريق دفع المبلغ المستحق. يأخذ بائع التجزئة عنوان العناصر فورًا بعد الشراء.
5. شراء البضائع:
بعد التفاوض على الشروط والأحكام والأسعار المتفق عليها ، يقوم بائع التجزئة بعد وضع حجم الطلب (كمية وجودة كل فئة من فئات البضائع) ، بدفع الأموال الأولية وفقًا للاتفاقية. عادة ما يقوم كبار تجار التجزئة بوضع النظام ودفع الفواتير عبر الإنترنت من خلال تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) والاستجابة السريعة (QR) تخطيط المخزون ، وتجار التجزئة الصغار بسبب محدودية المصادر ، وإتمام الشراء يدويًا.
أنها تملأ نموذج الطلب وإيداعه شخصيا أو عن طريق البريد. مع التقدم التكنولوجي وسهولة الوصول إلى مرفق الإنترنت ، يضع تجار التجزئة طلباتهم عبر الإنترنت. كما يدفع صغار تجار التجزئة المرتبطين ببائعين كبار فواتيرهم وأوامر العمليات من خلال أنظمة التبادل الإلكتروني للبيانات ونظام الاستجابة السريعة حسب المسائل المتعلقة بالسياسة.
6. الحصول على البضائع:
ويعني ذلك أنه بعد دفع الفواتير ، يجب أن يتلقى بائع التجزئة البضائع ويخزنها بشكل صحيح. أثناء الحصول على البضائع ، يتلقى بائع التجزئة المواد فعليًا ، ويحسب الإمدادات ، ويدفع الفواتير ، ويضع علامات على العناصر ، ويعرض العناصر والأرصدة في المستودعات / المخازن لتجنب أي نهب أو تلف. في حالة الشراء المركزي ، يتم استلام البضائع من قبل المكتب الإقليمي / المستودع المركزي ومن ثم يتم نقلها إلى متاجر السلسلة حسب متطلباتها والأوامر الواردة منها.
بعد دفع فواتير الموردين ، يقوم بائع التجزئة بتوفير كيفية ومكان استلام المواد وتخزينها. يجب أن يتم توريد العناصر مباشرة إلى مخزن أو مستودع ، في وقت التفاوض ومدفوعات البضائع.
بمجرد استلام العناصر ، الخطوة التالية لمتاجر التجزئة هي التأكد من تخزين العناصر بشكل صحيح. في بعض الأحيان قد يستغرق الأمر وقتاً طويلاً للوصول من مستودع إلى مخزن ، وبالتالي ، عندما يتم استلام الطلبات ، يجب التحقق من وجودها ونوعيتها. يجب فحص الفواتير بعناية للتأكد من وصفها ومقدارها لتجنب أي إرباك مع المورد في وقت لاحق.
عندما يتم شراء البضائع وتخزينها ، سيتم إصدارها لتخزينها عند الحاجة. لذلك ، يجب على بائع التجزئة التركيز على البضائع الصادرة والبنود المتبقية في المخزون. كلما اقترب مستوى المخزون من مستوى إعادة الطلب ، يتم طلب السلع للإمدادات الطازجة.
بمجرد تنفيذ خطة البضائع ، ينبغي إعادة تقييمها في فترة زمنية منتظمة عن طريق الرصد الدقيق لخطة التنفيذ بهدف إرضاء المستهلكين.
في حالة الشراء المركزي ، تعتبر إدارة التوزيع هي المفتاح لتخزين الأداء. يجب أن يهتم المشترون / الموظفون المعنيون أثناء نقل البضائع إلى المتاجر أو المخازن.
يجب اتخاذ الاحتياطات التالية تحت هذه المرحلة:
(ط) فحص الفواتير جسديا لدقتها. بمجرد التوقيع على الفواتير ودفعها ، لن يكون البائع مسؤولاً عن أي خسارة أثناء النقل أو في حالة فقدان العناصر. لذلك ، عندما يتم استلام الطلبات ، يجب فحصها بدقة لمعرفة حجم الطلب الموضوعة وأي كسر / سرقة أثناء النقل.
(2) على الرغم من تفريغ البضائع ، يجب اتخاذ الاحتياطات التي من شأنها أن لا تفسد التعبئة. علاوة على ذلك ، احتفظ بالعناصر في المسافة وفي المكان المناسب لأن التفريغ يؤدي بشكل عام إلى تكسر وخلط العناصر مع بعضها البعض.
