قياس عمل المكتب: الأهمية والعملية

اقرأ هذه المقالة للتعرف على أهمية قياس وعمل العمل المكتبي.

أهمية قياس عمل المكتب:

بكلمات بسيطة "لقياس الوسائل هي تحديد الجودة. وبالتالي ، فإن قياس العمل يتعلق بالجودة ".

يمكن وصف قياس العمل بأنه برنامج لقياس حجم الأعمال المنجزة ومقدار الوقت المستغرق لإكمال هذا العمل.

هناك نوعان من الأساسيات التي تمكن المعايير الموضوعة لتكون مفيدة في ظل الظروف التالية:

1. تحديد حاجة القوى العاملة:

يتم تحديد متطلبات القوى العاملة لكل وظيفة في المكتب مع مساعدة من معيار الوقت. على سبيل المثال ، إذا كان عدد الفواتير المكتوبة في يوم واحد في أحد المكاتب هو مائة وواحد من الطابعين العاملين في المكتب ، فسيتناول 50 فواتير ، ثم سيكون هناك كتابان مطلوبان لنفس الشيء.

2. جدولة وتوزيع حمل العمل:

يساعد هذا المعيار على توزيع العمل على العمال والعمل بالتساوي. وبالتالي يساعد قياس العمل في تجنب المساواة.

3. مقارنة الأداء:

المعيار يساعد على مقارنة الأداء. يتم ذلك بمساعدة مؤشر الاستخدام الذي يتم حسابه بقسمة عدد الساعات القياسية المنتجة في مركز العمل على عدد الساعات الفعلية المنفقة.

تحديدات التكلفة:

يوفر معيار الوقت الأساسي لتحديد تكلفة وحدات العمل المختلفة. هذا ممكن لأن الوقت القياسي لكل وظيفة أو جزء من الوظيفة يمكن تحويله إلى معايير التكلفة. هذا مفيد بشكل خاص في منظمة حيث تتألف وظيفة من أجزاء كثيرة.

توفير الأجور الحافزة في الأساس:

وبما أن معيار الوقت يساعد على قياس الكفاءة ، يمكن مكافأة كل عامل أو مجموعة من العمال على الكفاءة على أساس الأداء وتحسين الروح المعنوية. وبالتالي ، فإن معنويات الموظفين أفضل لأنهم يعرفون ما هو المطلوب منهم من حيث الجودة وكمية الإنتاج. وبالتالي يتم التعرف على عامل أفضل.

يساعد في تثبيت نظام Office وإجراءاته:

بما أن مدير المكتب يعرف حجم الإنتاج وتكلفته ، فهو قادر على خفض تكلفة نظام المكتب. في حالة تغيير أي أسلوب أو تصميمات أو تقنية أو إجراء ميكنة أكبر ، سيتم مقارنة التكلفة المتكبدة حاليًا والتي سيتم تكبدها في المستقبل بسبب التغييرات. لن يسمح بأي تغيير إلا إذا كان تخفيض التكلفة ممكنًا.

يساعد في تدقيق Office:

قياس العمل يساعد على تحديد معيار الأداء. تساعد هذه المعايير في مراجعة حسابات المكتب ، لأنها تساعد في تقييم أداء الموظف ومجموعة العمل.

عملية قياس عمل المكتب:

يمكن توضيح عملية قياس العمل من خلال رسم بياني بسيط:

A. توحيد المعايير:

1. طرق تحسين وتوحيد العمل:

يجب تعيين معيار الوقت فقط بعد تحسين أسلوب العمل وتوحيده. يضمن هذا الإجراء تنفيذ المهام المراد قياسها بأكثر الطرق الممكنة كفاءة. بالإضافة إلى أنه يضمن أن جميع الموظفين يؤدون العمل بالطريقة نفسها.

2. تحديد المهام لتكون التدابير:

يتم تحديد وتصنيف المهام المراد قياسها. قبل بدء عملية القياس ، يتم تصنيف جميع العناصر أو الأجزاء أيضًا. هو للمشرفين الموافقة على وصف المهام وتصنيفاتها.

3. تحديد وحدات القياس:

يجب تحديد الوحدة التي يجب قياس العمل فيها بشكل كافٍ. ستكون وحدة العمل مختلفة لأنواع العمل المختلفة. ومع ذلك ، سيكون من الضروري وجود وحدة يسهل تحديدها وحسابها وفهمها.

4. إنشاء إجراءات الإبلاغ:

من الضروري وضع إجراء للإبلاغ يتم من خلاله جمع أعداد الإنتاج الضرورية في أوقات الوحدة وساعات العمل وتواريخ أخرى ويتم الإبلاغ عنها بشكل دوري. بشكل عام ، يتم إسناد هذه المسؤولية إلى المشرف على مركز العمل.

ب. من خلال السجلات السابقة والأداء:

في حالة قياس عمل المكتب ، يتم أخذ الأداء السابق لموظفي المكاتب وأدائهم الآن في الاعتبار. ومع حدوث المزيد والمزيد من الميكنة في بلدنا ، يصبح المعيار أكثر ضرورة.

تغيير الأساليب غير المنتظمة للتخمين أو التخمين ، يمكن قياس العمل ويمكن تعيين المعايير بمساعدة الطرق التالية:

1. طريقة الأداء السابق:

تحت هذه الطريقة يتم تحليل السجلات لوضع المعيار. يمكن أن تستند مجموعة معيارية على أساس الأداء السابق على أساس أفضل أداء ، أو يتم أخذ أسوأ أداء في الاعتبار. إنها طريقة بسيطة يمكن تثبيتها دون تكلفة إلى حد كبير.

2. طريقة تحليل الوقت:

يُعرف أيضًا باسم أسلوب سجل الوقت. يتم تضمين الخطوات التالية في هذه الطريقة:

(أ) يتم تحديد كل نشاط تم القيام به خلال اليوم.

(ب) يعطى كل نشاط محدد رمزًا بسيطًا.

(ج) يتم إعداد ورقة تحليلات خاصة كل أسبوع من قبل كل عامل يسجل فيها أدائه لمدة أسبوع أو شهر.

(د) يتم تحليل وتحرير ومراجعة البيانات الخاصة بالأداء المسجل حتى يتم إعداد ورقة تحليل الوقت لكل إدارة ، والتي يتم تلخيص كل نشاط لها بواسطة رقم الكود. يعطي التقرير الذي تم إعداده تمامًا إجمالي الوقت المستغرق في كل نشاط في قسم معين.

(ه)) الآن يقسم إجمالي الكمية المنتجة على عدد الساعات المستغرقة التي توفر أساسيات معايير الوقت ، ويمكن إجراء مقارنة بين الإدارات المختلفة على أساس هذه المعايير الزمنية.

هذه الطريقة بسيطة ويمكن تثبيتها دون تكلفة إضافية. والعيب الرئيسي في هذه الطريقة هو أن البيانات التي يتم جمعها هي بيانات ذاتية وأن مثل هذه البيانات لا يمكن الاعتماد عليها ، لأنه لا يتم تسجيل بدلات الوقت الشخصية من قبل الموظفين الأفراد.

3. طريقة أخذ العينات العمل:

في إطار هذه الطريقة ، يحلل أحد المحللين المدربين أولاً جميع العوامل التي تنطوي عليها الدراسة. يتم تسجيل الملاحظات العشوائية للعمل الذي قام به مختلف الأفراد. يتم تسجيل كيف يقضون وقتهم وما ينتجونه.

ثم يتم إعداد تقرير لعمل القسم المعني بأكمله ، ويتم إجراء الملاحظة على الوقت الذي يقضيه في كل وظيفة. طريقة أخذ عينات العمل علمية والبيانات التي يتم الحصول عليها بموجب هذه الطريقة أكثر موثوقية بكثير من طريقة تحليل الوقت.

هذه الطريقة لها عائقان مهمان:

هناك حاجة إلى محللين مدرَّبين ، وقد تكون الطريقة غير اقتصادية إذا كان حجم العينة المطلوب لإنتاج النتائج الصحيحة أكبر من اللازم.