إدارة أنظمة المكاتب (6 طرق)

بعض الطرق لإدارة أنظمة المكاتب هي كما يلي: 1. الإدارة عن طريق الحضور 2. الإدارة عن طريق التحكم في دفتر النقدية 3. الإدارة عن طريق التحكم في النقدية / المصروفات النثرية 4. الإدارة عن طريق التحكم للآلة ، والألغام وغيرها. السيطرة على قرطاسية المكتب 6. الإدارة عن طريق التحكم من خلال سجلات حركة المكتب.

إدارة نظام Office # 1. الإدارة عن طريق الحضور:

هذا هو المبدأ الأول لأي مكتب يتبعه أي مدير. من الضروري جدًا أن يتحكم أي مدير Office في المكتب عن طريق الحفاظ على جدول زمني صارم للحضور.

من المفترض أن يقوم كل موظف بإدخال المكتب قبل 15 دقيقة على الأقل من بدء عمل المكتب. يجب عليهم التوقيع على سجل المكتب.

بعد انقضاء الوقت المحدد بالجدول الزمني يجب أن يتم سحب التسجيل بواسطة مدير Office. هذه قاعدة أساسية. ثم على الأكثر يجب أن يسمح فقط بنعمة 15 دقيقة أكثر بالنسبة له المتأخرين بالتسجيل في التسجيل.

إذا ظهر أي موظف في وقت متأخر حتى بعد فترة سماح مدتها 15 دقيقة ، يجب على مدير المكتب أن يميزه غائبًا ، وأن يعدل هذا الغياب من إجازته غير الرسمية ، إذا كان ذلك في حسابه ، أو يطلب من الموظف العودة إلى منزله كما يتم وضع علامة عليه غائبة لهذا اليوم. هناك مرة أخرى قاعدة من 3 أي ثلاثة التغيب عن العمل في شهر واحد ، حيث يتم تحويل التأخر في العمل إلى إجازة واحدة بدون أجر [LWP] في نهاية الشهر ، على مدير المكتب إبلاغ HO عن ذلك.

إدارة نظام Office # 2. الإدارة عن طريق التحكم في دفتر النقدية:

في كل مكتب ، يتم منح مدير المكتب كتابًا نقديًا وبعض النقود لتشغيل المكتب والتحكم فيه. يجب أن يتم الاحتفاظ بكتاب النقدية من قبل المحاسب الذي يعمل تحت مدير المكتب ، والنقد من قبل أمين الصندوق. في بعض المكاتب ، يتم الاحتفاظ بالمصروفات النثرية من قبل أمين الصندوق ، ويحتفظ المحاسب بالحسابات.

يصبح من واجب مدير المكتب للتحقق من تدفق النقد وتدفق النقدية والشيكات ومسودات الطلب. يجب على مدير المكتب التحقق من القسائم بشكل يومي ودقيق حول جميع المعاملات الجارية في المكتب على أساس يومي.

يجب أن يوقع على القسيمة فقط إذا كانت الإدخالات صحيحة وكل شهادة يتم إثباتها من خلال الفواتير والقسائم وما إلى ذلك ما إذا كان يتم صرفها لغرض معين من قبل المكتب ، والنسخ المصورة من الشيكات أو مسودات الطلب إذا تم دفع شيء إلى يتم الحفاظ على الأطراف جنبا إلى جنب مع القسيمة.

يجب عليه التأكد من أن دفتر النقد يتم تحديثه كل يوم ، على أساس المعاملة اليومية ، ويجب أن يتأكد من أن الرصيد في دفتر النقدية يتناسب مع المال في صندوق النقد. وبمجرد الانتهاء من ذلك ، يجب عليه أن يطلب من المحاسب وضع توقيعه على دفتر المال أولا ، ثم يجب عليه التوقيع عليه تحت ختم المكتب.

إدارة نظام Office # 3. الإدارة عن طريق التحكم في النقدية / النثرية النقدية:

في كل يوم للبدء ، يجب على مدير المكتب الاتصال أولاً بالمحاسب وكاتب المصروفات النثرية ، والمعروف باسم أمين الصندوق. يتم توضيح طريقة فحص دفتر الأموال والتحقق منه على النحو الوارد أعلاه. مرة أخرى ، يجب عليه معرفة ما هو المبلغ المتبقي في دفتر النقدية من حيث النقد. بمجرد أن يعرف ذلك ، يجب عليه التحقق من نفسه عن طريق حساب النقود.

وعليه أن يطلب من أمين الصندوق أن يكتب في ورقة عن العملة النقدية ، من حيث الروبية والبيزة ويصادق عليها ، ووضع توقيعه عليها ، تحت ختم المكتب وختمه. هذا ما يجب القيام به لجميع الأيام في السنة. هذا سوف تجنب حدوث خلل في النظام في المكتب.

إدارة نظام Office # 4. الإدارة عن طريق التحكم لآلة ، الخ.

وقد لوحظ الآن في كثير من المكاتب في العديد من المكاتب أن الموظفين يهدرون الكثير من الوقت والمال من خلال إضاعة الوقت دون داع على الهواتف وإنفاق مبلغ ضخم من النقود المكتبية على مكالمات هواتف STD. وبالمثل ، فقد لوحظ أن مبالغ كبيرة يتم إنفاقها وإهدارها دون داعٍ من خلال إرسال الرسائل عبر جهاز الفاكس وفي بعض الحالات يتم إنفاق الكثير من المال على نسخ زيروكس / الصور وما إلى ذلك.

كما يلاحظ أن بعض الأشخاص يستخدمون هذه الأدوات المكتبية لاستخدامهم الذاتي ويخصمونها إلى المكتب. يجب أن يحتفظ مدير المكتب الذكي بسجل لمثل هذه الرسائل المرسلة عن طريق الفاكس أو المكالمات الهاتفية التي يتم إجراؤها خصيصًا من قبل STD. يتضح مثال على السجل المسجل:

بيان رسالة الفاكس المرسلة عبر Office:

وبالمثل ، يمكن الحفاظ على سجل في طريقة استخدام الهاتف لـ STD. يظهر الرسم التوضيحي:

الآن ، في هذه الطريقة ، عندما يتم إرسال فواتير المدفوعات من قبل الإدارة المعنية لدفع فواتير الهاتف ، لفواتير الآلات لإرسال التدليك ، ويمكن إجراء الفحص المضاد قبل مسح الفواتير الخ.

إدارة نظام Office # 5. الإدارة عن طريق التحكم من قرطاسية المكتب:

هذه واحدة من المشاكل الدائمة التي يواجهها أي مكتب في البلاد. يصبح من الضروري والمهم جدا للحفاظ على السيطرة على استخدام القرطاسية ، فضلا عن هدر المواد المكتبية. في الهند ، يمتلك موظفو المكتب عادة قذرة وقذرة في الاستغناء عن القرطاسية المكتبية مثل الأوراق ، أو أوراق الكتابة ، أو قواعد القدم ، أو أقلام الرصاص ، أو الدبابيس ، أو المشابك ، إلخ ، إلى منازلهم لإعطائها لأطفالهم لاستخدامها.

هذا النظام هو أكثر انتشارا في المكاتب الحكومية. لا يتم الاحتفاظ بسجل صحيح ، وفي نهاية العام ، يلاحظ المرء أنه يتم إنفاق مبلغ ضخم من المال على القرطاسية.

يجب على مدير المكتب أن يطلب من موظف مكتبي أن يحتفظ بصرامة بسجل للقرطاسية الواردة في المكتب ، ويخصم القرطاسية إلى أولئك الذين يستخدمونها في المكتب. يجب الاحتفاظ بسجل لنفسه ، ويجب الاحتفاظ بسجل يعمل بمثابة دفتر أستاذ ، لتخفيضه إلى أولئك الذين يستخدمونه.

يجب التحقق من نفس الأمر في نهاية كل شهر وتسجيله مع عناصر القرطاسية الموجودة في المكتب بعد انتهاء الشهر.

إدارة نظام Office # 6. الإدارة عن طريق التحكم من خلال تسجيلات Office Office:

في كل مكتب ، يطلب من موظفي المكتب الخروج من المكتب لإكمال بعض الوظائف الرسمية ثم العودة إلى المكتب. يجب أن يحتفظ مدير المكتب الذكي دائمًا بسجل يجب المحافظة فيه على سجل حركة موظفي المكتب.

يجب تسجيل الوقت الذي يغادر فيه المكتب والوقت الذي سيعود فيه بشكل صحيح. في نهاية الشهر ، يجب على مدير المكتب التحقق من ذلك لأنه عندما يقوم موظفو المكتب بعرض نفقاتهم على وسيلة النقل المحلية ليقوم المكتب بسدادها ، فإن ذلك يأتي في متناول الإدارة لتسوية بدل النقل المحلي.