نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)
اقرأ هذه المقالة للتعرف على المفهوم والمزايا والبنية التحتية لنظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)!
مفهوم:
أصبح نظام معلومات الموارد البشرية جزءًا من جميع المؤسسات الكبيرة. وهو نظام محوسب يساعد في معالجة المعلومات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية. هو جهاز ، تصميم لتلبية احتياجات المعلومات القوى العاملة للمنظمة. يجب على المنظمة أن تتحمل مبلغًا هزيلًا لتثبيت هذا النظام. نظام معلومات الموارد البشرية يسهل للمنظمة لتخزين المعلومات المتعلقة بالمهارات والمعارف والقدرات والإمكانيات والمؤهلات المطلوبة لأداء وظائف والمتاحة بين الموظفين والتي يمكن الوصول إليها في متناول المديرين من خلال شبكة الكمبيوتر.
يختلف نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) عن النظام اليدوي لأنه يستخدم تقنية المعلومات أو أجهزة الكمبيوتر. يشكل نظام معلومات الموارد البشرية جزءًا من نظام المعلومات الإدارية الذي يتضمن معلومات تتعلق بالتمويل ، والأصول ، والمحاسبة ، والمبيعات ، والتسويق ، والإنتاج ، إلخ. نظام معلومات الموارد البشرية المخصص لجمع وتحليل البيانات المتعلقة بالموارد البشرية للمنظمة.
وهو يساعد المدراء في اتخاذ القرارات فيما يتعلق بالترقية وتحديد الأجور والتوظيف والتدريب والتطوير. وبهذه الطريقة يعمل HRIS كجهاز نظام دعم القرار. تشمل مدخلات نظام معلومات الموارد البشرية المعلومات المتعلقة بالموظفين ، وقدراتهم ، ومؤهلاتهم ، وإمكانياتهم ، وغرائزهم الإبداعية ، وعمرهم ، وموازين الأجور ، ومختلف الوظائف في المؤسسة ، والمهارات والمؤهلات المطلوبة للقيام بها ، وعدد الموظفين والمديرين التنفيذيين الذين يشغلون مناصب مختلفة. والأهداف التنظيمية والسياسات والإجراءات إلخ.
يتم تحميل هذه المعلومات في النظام. يتم تحليل هذه البيانات في المعلومات الأكثر فائدة المطلوبة من قبل المديرين. هذا هو تحويل بيانات الإدخال. توفر تقنية المعلومات بعد التحويل مخرجات بأشكال متعددة مثل المطبوعات والأجهزة الأخرى. إن نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو الجهاز المستخدم على نطاق واسع من قبل الهيئات المؤسسية لأنه يوفر معلومات أساسية دقيقة ودقيقة وذات صلة بشبكة البيانات فيما يتعلق بالموارد البشرية المطلوبة من قبل المنظمة.
هناك العديد من الشركات الخاصة التي تحتفظ وتحافظ على قاعدة البيانات التي تتناسب مع الموارد البشرية التي تتعامل في الخدمات الاستشارية فيما يتعلق بتعيين الموظفين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين المطلوبين من قبل الشركات. هذه الشركات الاستشارية هي المصادر الخارجية المهمة لتوظيف جميع أنواع وأنواع الأفراد للشركات في الهند والخارج. لا يمكن إعداد نظام معلومات الموارد البشرية فقط للصناعة ، والأعمال التجارية ، والخدمة ، والتعليم ، الحكومة. ويمكن أيضا أن يتم إعدادها واستخدامها للمدينة أو المقاطعة أو الولاية أو الدولة بأكملها عند الحاجة إلى نوع خاص من الموظفين.
من أجل القضاء على مشكلة الموارد البشرية من أي نوع تأتي HRIS لإنقاذ وتوفير خدمات توظيف الموارد البشرية ، والحفاظ على السجل الكامل للموارد البشرية. يمكن أن تظهر في أي لحظة توريد الموارد البشرية المتاحة.
يعمل نظام معلومات الموارد البشرية على النحو التالي:
المدخلات:
يتضمن مدخل نظام معلومات الموارد البشرية المعلومات المتعلقة بالموظفين مثل التعليم والسن والخبرة والتدريب والوضع الحالي والراتب الحالي سواء تم الترويج له أم لا وسياسة المؤسسة في الماضي والحاضر والإجراءات السابقة والحالية وغيرها من المعلومات التفصيلية الضرورية ذات الصلة للموارد البشرية في المنظمة. هذه هي البيانات الخام التي تم جمعها من ملفات المكتب وإدخالها في محطة الكمبيوتر المتصلة بالكمبيوتر الرئيسي. يتم فحص هذه المعلومات وإعادة فحصها ومسحها ضوئياً للتأكد من صحتها.
إن نظام معلومات الموارد البشرية المحوسب في جميع الأحوال هو نظام متفوق لنظام المعلومات اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً وغير فعال من حيث التكلفة. على العكس من ذلك ، فإن نظام HRIS هو توفير الوقت ورخيص وليس هناك أي احتمال للخطأ. الأخطاء يمكن القضاء عليها. أهم فائدة للنظام هي المعلومات المتاحة فورًا وعند الحاجة.
تحويل:
يمكن تحويل المعلومات التي يتم إدخالها إلى الكمبيوتر إلى معلومات أكثر أهمية وضرورية تتطلبها المنظمة تمامًا. هذه هي مرحلة التحويل من HRIS المحوسبة. ترتبط التحولات في نظام معلومات الموارد البشرية ارتباطًا وثيقًا ببرامج الكمبيوتر. هذه هي التعليمات أو الأوامر للكمبيوتر للقيام بالمحتاجين.
قد يكون لدى المنظمات نظام معلومات الموارد البشرية الوظيفي لتناسب احتياجاتهم. قد يكون لديهم HRIS لتسويق المبيعات ، والإعلان ، والإنتاج ، والتمويل ، والمحاسبة ، والمواد الخ. هذه هي أنواع مختلفة من نظام معلومات الموارد البشرية يمكن بسهولة إعداد وصيانة.
تعد المعلومات التي يتم تحويلها إلى حساب ذي معنى مفيدًا جدًا للمديرين والمؤسسة أيضًا. هذا يعمل بمثابة نظام دعم القرار. يمكن بسهولة المقارنة البيانات الأسبوعية والشهرية والفصلية ، سنويا يكون في متناول المديرين مما يساعد في اتخاذ القرارات المناسبة. يمكن استخدام التحليل الإحصائي وأساليب بحوث العمليات.
انتاج:
يمكن استخدام المواد المحولة. يشير الإخراج إلى المطبوعات الخاصة بالمواد المحولة من طابعة الكمبيوتر ، على سبيل المثال بيان الرواتب ، والشيكات المراد إصدارها للطرفين ، والتقرير عن أداء الموظف ، وتقديرات الميزانية ، ومتوسط تكلفة إنتاج السلع ، وما إلى ذلك. شكل مطبوعات وشاشات طرفية إلخ. يعمل نظام HRIS بشكل جيد كجهاز دعم قرار جدير بجودة عالية جدًا. يجب أن تكون مخرجات الجودة العالية دقيقة وذات صلة ومتسقة وقابلة للقراءة وشاملة وليست جزئية.
ردود الفعل والتحكم:
المخرجات التي تم الحصول عليها ملائمة ومفيدة أو لا يجب أن تكون معروفة. طريقة التأكد من أنها معروفة باسم ردود الفعل. ردود الفعل يحدد السيطرة على النظام.
مزايا نظام معلومات الموارد البشرية:
1. أنه يعطي معلومات دقيقة.
2. انها معالجة سريعة.
3. يعمل كأداة قيمة للتخطيط الاستراتيجي وتنفيذه.
4. يعطي معلومات فورية تتعلق بالموارد البشرية ، المهارات ، الفئات ، هياكل الأجور ، المؤهلات ، العمر ، التخصص ، التدريب والتطوير ، الخبرة ، إلخ.
5. يعمل بمثابة نظام دعم القرار.
6. إنه نظام خبير.
7. لقد حان الوقت وليس مكلفة للغاية.
8. يسهل المعلومات الموثوقة.
9. يتم الوصول إلى المعلومات المتعلقة بالموارد البشرية بسهولة من خلال نظام معلومات الموارد البشرية.
10. يؤسس رقابة إدارية قوية.
11. يسهل تكوينات التصاميم المختلفة ، مثل أنظمة متعددة ، خلط تصميمات النظام ، مرفق حاسوب مركزي. ويحكي عن موقف المنظمة فيما يتعلق بمواردها البشرية.
البنية التحتية المطلوبة من قبل نظام معلومات الموارد البشرية:
نظام معلومات الموارد البشرية المحوسب هو استثمار مرة واحدة. الاستثمار الأولي مرتفع جدا. تركيب شبكة كاملة من أجهزة الكمبيوتر ، والبرمجيات ، والموظفين المتخصصين بحاجة إلى استثمارات ضخمة للغاية. ولكن على المدى الطويل أنها فعالة للغاية من حيث التكلفة. انها رخيصة جدا. لاستخدامه فقط مطلوبة المستهلكات الكمبيوتر.
نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو النظام الذي يسهل اتخاذ القرارات السريعة في الموارد البشرية. ولكن لديها بعض العيوب. هذه المعلومات يمكن الوصول إليها بسهولة من قبل أي شخص ، وبالتالي هناك كل احتمال لسوء الاستخدام أو نقص الاستخدام. يتطلب من أعضاء المنظمة الذين يستخدمون نظام معلومات الموارد البشرية أن يتبعوا أخلاقيات معينة وأن يمتنعوا عن الكشف عن المعلومات الحيوية لأي شخص غير مصرح له.
إنها أداة إستراتيجية في يد الإدارة للتخطيط الفعال للمستقبل. لذلك يجب الحفاظ على سرية المعلومات بأي ثمن. يجب تدريب موظفي المنظمة على أخلاقيات معينة يتبعها الجميع.
