التعامل مع البريد الصادر أو الخارجي في أحد المكاتب

اقرأ هذه المقالة للتعرف على كيفية التعامل مع البريد الصادر أو البريد الخارجي في أحد المكاتب.

إعداد خطابات ، إشعارات ، تعاميم ، إلخ:

مبادئ:

يمكن للإدارات المختصة إعداد خطابات الإدارات المختلفة بناءً على إملاء أو توجيه رئيس القسم. يمكن استخدام بعض "فقرات النماذج" للمحافظة على اتساق النمط. أو قد يكون هناك فريق من كتبة المراسلين الذين سيقومون بإعداد الرسائل على المبادئ التوجيهية أو النقاط المقدمة من رؤساء الإدارات المعنية.

السكرتير لديه سيطرة شاملة على كتبة المراسلات.

يمكن إعداد إشعارات أو تعاميم من قبل الأقسام المختلفة ، مثل قسم التسويق للعملاء أو الوكلاء أو الوكلاء. نفس هو الحال في قوائم الأسعار أو كتالوجات. يمكن للإعلانات أن تعد مواد الإعلان من قبل إدارة الدعاية ، إن وجدت ، أو أن القلق قد يعتمد على أي منزل وكالة للإعلان في هذا الصدد.

يجب أن يكون للإدارة العليا السيطرة على جميع مواد الإصدار هذه لأنها تعكس سياسات المنظمة.

يجب إرسال الإشعارات والتعاميم والتقارير وغيرها إلى الأعضاء في حالة كون المنظمة ، سواء كانت متاجرة أو غير تجارية ، جمعية. يتم إعداد مثل هذه الأمور من قبل السكرتير بحكم سلطته ومعرفته المتخصصة. هناك القواعد والنماذج القانونية أيضا. وبالتالي ، يجب اتباع مبادئ مختلفة فيما يتعلق بإعداد البريد اعتمادًا على نص البريد.

أكثر الأنواع شيوعًا من البريد الخارجي هو الحرف. قد يكون حرف مرة أخرى من نوعين. إما أنه عبارة عن رسالة أصلية مرسلة من مرسل إلى مُرسل إليه من تلقاء نفسه ، أو قد يكون رداً من قبل المرسل إليه برسالة يتلقاها من المرسل. في الحالة الأخيرة ، تكون صياغة رسالة الرد مطابقة للرسالة المستلمة.

ويرد الإجراء لإعداد الرسالة أدناه:

(1) الإملاء ومسودة:

قد يملي رئيس القسم الرسالة ، أو قد يشير إلى الإرشادات والنقاط التي يقوم كاتب المراسلات بصياغتها على أساسها. تلك الرسائل التي تنطوي على مسائل تتعلق بالسياسة يتم إملاءها من قبل الرئيس التنفيذي أو السكرتير أو حتى من قبل أشخاص في المستوى الأعلى ، مثل المدير الإداري للشركة.

يمكن صياغة خطابات شخصية لأشخاص مهمين من قبل أمناءهم الخاصين الذين يتمتعون بكفاءة القيام بذلك. عندما يتم إملاء رسالة ما ، يقوم الاختزال بإزالة المذكرات في وقت قصير ، ثم يقوم بتوزيعها في يد طويلة على آلة كاتبة. وهذا ما يسمى مسودة. يمكن إعداد المسودة من قبل كاتب المراسلات مباشرة أو بواسطة السكرتير الخاص.

يمكن إعطاء الإملاء بعدة طرق:

(أ) مباشرة إلى الشخص المختزل ؛

(ب) من خلال جهاز هاتف مبتكر يتم تسجيله ثم يسمع بعد ذلك من قبل المطبع للكتابة ؛

(ج) مباشرة إلى كاتب خوارزميات لا يكتب بقلم رصاص على لوح الكتابة لكنه يشغل آلة "نقابة".

في كثير من الأحيان ، يقوم مسؤول تنفيذي كبير بتحديد عدد من الرسائل في كل مرة ، ويفضل أن يكون ذلك في وقت مبكر من ساعات العمل ، ومن ثم يقوم مطورو الحروف الواحدة بتدوينهم بشكل متسلسل واحدًا تلو الآخر. عندما يكون هناك تجمع خداعي ، يتم استدعاء أي واحد من المختصين في الوقت الحالي من قبل المسؤول التنفيذي الذي يأخذ الإملاء. قد يكون هناك مختصون في الأقسام وكتابات بدلاً من تجمع مركزي.

(2) التصحيح والطباعة النهائية:

يتم تقديم المسودة إلى الشخص الذي يمليه أو تحت توجيهه أو توجيهه. سوف يتخطى ذلك وقد يقوم ببعض التصحيحات للتحسين. قد يتم إرسال المسودة إلى بعض المديرين التنفيذيين الآخرين لاقتراحاتهم ، إن وجدت ، أو للإضافات. على سبيل المثال ، قد يكون من الضروري إضافة بعض الأرقام من قبل قسم الحسابات إلى مسودة تم إعدادها حول إملاء مدير التسويق.

الآن ، سيتم إرسال المسألة للكتابة النهائية أو تكرار ، كما قد يكون الحال. في الحالة الأخيرة ، يجب استخدام جهاز مكرر. جنبا إلى جنب مع الكتابة النهائية لنص الرسالة ، قد يكون من الضروري كتابة نسخ من الوثائق الأخرى الخاصة بالحاوية. قد تكون هناك حاجة إلى كتابة نسختين إلى خمس نسخ اعتمادًا على عدد الأقسام أو الأفراد المعنيين بالرسالة.

يجب أن تكتب المغلفات والأغلفة وما إلى ذلك التي تستخدم في إيفاد في وقت واحد. إذا تم استخدام "نافذة المغلف" لا يلزم كتابة على المغلف. يحتوي المغلف على قطع بحيث يمكن رؤية العنوان الداخلي المكتوب على الحرف نفسه. (ومع ذلك ، فإن الطي المناسب للحرف ضروري). لا تعد كتابة العنوان ضروريًا إذا تم استخدام ماكينة رسم العقب.

(3) التوقيع:

هذه عملية مهمة لأنه يجب توقيع خطابات قيمة من قبل الأشخاص الذين لديهم صلاحية التوقيع. السكرتير لديه سلطة توقيع خطابات نيابة عن المنظمة. يجوز للموظف المبتدئ أن يوقع "لرئيسه إذا كان مرخصًا بذلك. يتم توقيع خطابات نموذجية بشكل عام من قبل صغار الضباط.

قد يقوم السكرتير الخاص بالتوقيع نيابة عن رئيسه. يتم توقيع خطابات ذات آثار قانونية من قبل أشخاص على مستوى السلطة الأعلى أو من قبل السكرتير الذي لديه التوكيل.

قد تتم معالجة مثل هذه الرسائل من خلال القسم القانوني ، إن وجد ، أو من خلال المستشار القانوني. السكرتير نفسه كفؤ كفاية لهذا الغرض. يقوم الموقع بالتوقيع على النسخة الأصلية بالكامل ويمكن وضع الأحرف الأولى منه على نسخة المكتب أو نسخ الإدارة. يجب أن يتم التوقيع بشكل واضح (ويفضل أن يكون بالحبر) وبشكل مقروء.

يجب أن يكون مصحوبا بتسمية الموقّع. لا يلزم توقيع على النسخة المكررة من النص ، ولكن تحت مذكرة إعادة التوجيه المرفقة ، إذا كان من المقرر إرسال النسخة المكررة إلى شخص آخر للرجوع إليها.

إذا كان تعميما أو أي نوع من الرسائل التي يجب أن تتكرر وإرسالها إلى عدد من الأشخاص ، فيجب كتابة الخطاب أو التعميم أو الإشعار على ورقة الاستنسل وسوف يتم التوقيع باستخدام قلم الرسم. في بعض المخاوف يكون هناك ضابط خاص أو مشرف في قسم المراسلات يقوم بالتحقق من كل رسالة في مرحلتها النهائية ، والأحرف الأولى عليها وتصدرها.

(4) الرجوع إلى:

يجب أن يكون لكل حرف رقم مرجعي والذي يعتبر رمزيًا ويعمل ككود. من المعنى الداخلي للرمز ، يمكن معرفة خصائص الحرف. ومن المتوقع أن يشير المرسل إليه ، أثناء الرد على الرسالة ، إلى هذا الرقم المرجعي. قد يتم وضع الرقم المرجعي من قبل الإدارة المعنية لجعله ذا معنى.

مرة أخرى ، يمكن إضافة الرقم المرجعي بواسطة كاتب الإرسال في وقت إرساله ، ولكن هذا الرقم ليس سوى الرقم التسلسلي للإرسال. هذا ليس علمي. في المخاوف الكبيرة يتم إضافة الرقم المرجعي الرمزي في وقت إعداد الرسالة وبالإضافة إلى ذلك ، يتم ختم رقم إيفاد تسلسلي عليه من قبل كاتب الإرسال. هذا هو إجراء كامل.

Despatching:

الدلالة:

يجب أن يصل البريد إلى العناوين الصحيحة في غضون وقت معقول. يكون للإيفاد أهمية كبيرة للأسباب التالية: قد تكون هناك تعقيدات تجارية أو قانونية ، وقد تثار الشكاوى ، وقد تكون السمعة على المحك ، وقد لا تكون الاستجابة المتوقعة واردة ، وحتى الخسارة المالية قد تتكبد إذا كان هناك مخالفة أو عدم الدقة في هذه العملية.

يوجد قسم توزيع مركزي لتنفيذ العمليات. يتم إصلاح "الخط المتخلف" ، أي أن الوقت النهائي ثابت ، من الساعة 4 إلى 15 بعد الظهر ، وبعد ذلك لن يتم استلام أي بريد بواسطة القسم لنشره في ذلك اليوم.

يتم تقديم إجراء إيفاد البريد أدناه:

(1) تجميع:

جنبا إلى جنب مع رسالة يتم إرسال بعض المرفقات ، بما في ذلك الشيكات ، والمسودات ، والأوامر البريدية ، والفواتير ، ونسخ من خطابات أو بيانات أخرى ، وما إلى ذلك في كثير من الأحيان. في بعض الأحيان يتكون التعميم من عدة صفحات cyclostyled. الإشعار مرفوق بالتقارير.

يجب تجميع كل هذه الأوراق ذات الصلة أو تجميعها والالتحاق بها عن طريق التدبيس أو باستخدام دبابيس أو مشابك أو علامات ، إلخ. يجب إجراء التجميع بعناية شديدة ، مع ملاحظة أنه لا يتم إغفال أي قطعة من العلبة أو إذا كانت هناك صفحات ، تجميعها تسلسلي. لترتيب جدول كبير هو مطلوب وآلة تدبيس. يمكن استخدام آلة التجميع.

(2) قابلة للطي:

العملية التالية قابلة للطي. طي الأوراق هو فن. يجب أن يتم بطريقة مرتبة. في حالة الأحرف الداخلية ، يجب أن يتم الطي وفقاً للإتجاه المحدد. إذا تم استخدام مغلف النافذة ، فيجب القيام بذلك بالطريقة التي يكون فيها العنوان المكتوب بالداخل مرئيًا.

يتم استخدام آلة طي قابلة للقلق كبيرة والتي يمكن أن تطوى الحروف بسرعة عالية وبطريقة موحدة. بعد الطي ، تدرج الأوراق داخل المغلفات ، إن وجدت. قد يتم إدراج عدد من الرسائل المكتوبة إلى نفس الطرف من الإدارات المختلفة معًا.

(3) كتابة العنوان:

في العديد من المكاتب ، النظام هو أن كاتب الإرسال سوف يكتب العنوان. إنه ليس نظامًا جيدًا. من المستحسن أن يكتب الكاتب أثناء كتابته العنوان أيضا. ولكن الموظف إرسال قد تستخدم جهاز ديتروجراف.

هذا الجهاز مفيد عندما يكون الاتصال مراراً إلى بعض العناوين الثابتة. على سبيل المثال ، تعميمات أو إشعارات لأعضاء الجمعية ، فواتير الكهرباء أو الهاتف للمشتركين ، إلخ.

(4) الختم والختم:

يجب أن تكون المغلفات مختومة وهو عمل رتيب. المكاتب الكبيرة تستخدم آلات الختم لهذا الغرض. قد لا يلزم إغلاق جميع المظاريف. على سبيل المثال ، الرسائل المرسلة من قبل "كتاب آخر". العملية التالية هي الختم.

يعد ختم أو إصلاح الطوابع البريدية عملية أخرى مملة وقذرة ومحفوفة بالمخاطر. انها قذرة لأنه يجب على المرء استخدام اللثة لزجة. إنه أمر محفوف بالمخاطر لأنه قد يكون هناك سرقة طوابع بريدية. ويمكن الاحتفاظ بكتاب البريد مثل كتاب النقد Imprest.

يحصل موظف الإرسال على مبلغ كبير لشراء الطوابع التي يجب عليه استهلاكها عن طريق الاحتفاظ بسجل لعدد الرسائل المرسلة وما يقابلها من طوابع. يجب تثبيت أختام ذات قيمة مختلفة على رسائل مختلفة الوزن وأنواع الخدمات البريدية المختلفة التي تتمتع بها. على سبيل المثال ، المشاركة العادية ، وكتب الكتب ، وشهادة النشر ، والبريد المسجل ، والبريد المؤمن.

من الأفضل أن يتم الاحتفاظ بدليل إرشادي بريدي في المكتب للرجوع إليه بشكل جاهز. يمكن استخدام آلة الصلابة للتغلب على جميع الصعوبات في تحديد الطوابع يدوياً. يمكن فحص الخداع كليًا بواسطة هذا الجهاز. جميع أنواع البريد لا تتطلب ختم ، مثل الرسائل المرسلة من قبل المرسلين. تتم إدخالات في كتاب peon.

(5) التسجيل:

عندما تنتهي جميع العمليات المذكورة أعلاه ، يكون البريد جاهزًا بالفعل لإرسال الرسائل. تحتفظ معظم المخاوف على "سجل البريد الخارجي" أو "سجل الإرسال" لهذا الغرض. تتكون من عدة أعمدة تعطي تفاصيل كاملة للبريد الخارجي.

يجب أن يملأ كاتب الإرساليات تفاصيل كل مادة إرسال ويضع الأحرف الأولى من اسمه في الزاوية اليسرى من المقال المرسلة. في بعض الأحيان يتم وضع ختم مطاطي يحمل اسم قسم الإرسال على الحروف الأولية التي تم إعدادها من قبل كاتب الإرسال. هذا هو أكثر شيوعا في إدارات الحكومة.

(6) النشر:

الآن سيتم نشر البريد. إذا كان البريد هو: ليتم إرساله عن طريق رسول ، فإن النشر ليس ضروريًا. سيحمل المراسل المقالات ويوصلهم مباشرة إلى المخاطبين ضد الإقرار الموقّع في كتاب البون. هذا ممكن فقط للاتصال المحلي. خلاف ذلك ، يجب نشر البريد.

قد يتم إسقاط المقالات في صندوق البريد. يجب نقل المواد أو الرسائل المسجلة التي سيتم نشرها بموجب شهادة النشر إلى مكتب البريد مباشرة للتسجيل والتسجيل. قد يحتفظ المكتب بحقيبة بريدية يمكن نقل جميع رسائل البريد إلى مكتب البريد ، عدة مرات في اليوم.

يتم غلق أكياس البريد ، وبالتالي لا توجد فرصة لفقد أي مقال بريدي. قد يكون من الضروري نشر بعض الرسائل العاجلة بشكل مباشر في حجرة RMS المرفقة بقطار معين. قد يكون هناك جدول زمني منتظم لمكتب يذكر عند ترحيل البريد لنشره. "الترحيل" غير مطلوب بموجب نظام خدمة البريد السريع.