الوظائف والسمات التي يؤديها قسم الشراء
لا يمكن تأطير خطة تجارة التجزئة وتنفيذها بشكل صحيح ما لم يتم تحديد منظمة الشراء وعملياتها بوضوح.
ويشمل تحديد:
1. من سيكون مسؤولا عن شراء البضائع والقرارات ذات الصلة؟
2. ما هي السلطة التي ستعطى له؟
3. ما هي توقعاته؟
4. ما الدور والمهام التي يمكن أن يقوم بها الأشخاص الذين يشاركون في قرارات البضائع للتأكد من الشراء الأمثل وعلاقة الترويج إلى عمليات التخزين الكلية. ويشمل ذلك الشراء والبيع والاختيار وتثبيت الأسعار والترويج المرئي (العرض ، ومعاملات العملاء ، وما إلى ذلك). يعرض الشكل 9.4 أدناه الوظائف والسمات المتنوعة التي يقوم بها قسم المشتريات في إحدى شركات البيع بالتجزئة.
الطبيعة التنظيمية:
شركات التجزئة الكبيرة عموما لديها قسم الشراء الرسمي الذي تتمثل مهمته في شراء البضائع وجعلها متوفرة لأرض البيع لغرض البيع. تتمتع هذه الإدارة بالتحكم الكامل في أنشطة الشراء ولديها موظفون مستقلون للقيام بعمليات شراء البضائع ، بينما من ناحية أخرى ، في حالة منظمة الشراء غير الرسمية ، لا يتم التعامل مع شراء البضائع من قبل موظفين منفصلين ولكن موظفي الطابق مع عمليات البيع المعتادة ، تنفيذ عمليات الشراء أيضا.
وهذا يعني أن موظفي الطابق نفسه يتعاملون مع شراء البضائع وبيع البضائع ذات الصلة بالمهام. عادة ما تحدث المنظمة الرسمية في شركات البيع بالتجزئة الكبيرة. لا شك أن الشراء الرسمي حالة باهظة الثمن ، ولكن لديه العديد من المزايا أيضًا:
مزايا وعيوب منظمة الشراء "الرسمية":
مزايا:
1. دور الوضوح
2. الاهتمام المناسب
3. مساعدة التجار المكرسين
4. المساومة الفعالة
عيوب:
1. غير اقتصادية
2. مهمة تستغرق وقتا طويلا
مزايا وعيوب منظمة الشراء "غير الرسمية":
مزايا:
1. اقتصادية
2. الاستخدام الأمثل للقوى العاملة
3. نظام مرن
عيوب:
1. ارتباك الدور
2. يلوم الموظفون بعضهم البعض لأي قرار خاطئ
3. شراء غير فعال
درجة المركزية:
إن مفهوم تنظيم الشراء المركزي قابل للتطبيق عندما يكون لمتاجر التجزئة أكثر من متجر واحد ، وقد يكون في مدن مختلفة ، ولكنه يقوم بوظائف نيابة عن المتاجر جماعياً في مقابل الفردانية. ولكن عندما تزداد أنشطة ونطاق هذه المتاجر الفردية ، يتم نقل أنشطة التحكم إلى متاجر التجزئة هذه ، ولكن الفوائد التي يجنيها بائع التجزئة من المكاتب المركزية عديدة.
الميزة الرئيسية هي اقتصاد الحجم وتخصص الأنشطة. يتم اتخاذ بعض قرارات البيع بالتجزئة التي يجب اتخاذها لمتجر واحد لجميع المتاجر ، وبالتالي ، تصبح هيئة مركزية مسؤولة عن صنع القرار لجميع المنافذ. يعمل معظم الموظفين في المكتب الرئيسي في بعض الأقسام الخاصة المكرسة لوظيفة معينة في إدارة البيع بالتجزئة.
يُعرف القسم المركزي باسم "قسم صنع السياسة" الذي ينفذ التخطيط الأولي للخطة الاستراتيجية. بينما تقوم المتاجر المستقلة بتنفيذ المهام المتبقية ووضع السياسات (كما هو منصوص عليه من قبل المكتب المركزي) في أعمال.
من ناحية أخرى ، في حالة منظمة الشراء اللامركزية ، يتم الشراء على مستوى منفذ البيع. وهذا يعني أن كل متجر مجاني لشراء البضائع عند الاقتضاء تحت إشراف رئيس المنطقة. ويعني ذلك أنه إذا كان لدى بائع تجزئة معين 15 سلسلة في مدينة / ولاية ، فقد يسمح لكل منفذ بشراء بضاعته من تلقاء نفسه أو فصل الفروع الواقعة ضمن المناطق الجغرافية (مثل خمسة فروع لكل منطقة) مع اتخاذ القرارات الإقليمية من قبل المقر الرئيسي. تخزين في كل منطقة من هذا القبيل.
مزايا وعيوب الشراء "المركزي":
مزايا:
1. فائدة وفورات الحجم
2. المساومة الفعالة
3. تكامل الجهود والوقت
4. القرب من الإدارة العليا
5. مساعدة الموظفين
عيوب:
1. إهدار الوقت
2. الازدواجية في العمل
3. تعقيدات الحمل الزائد
4. عدم وجود المرونة
مزايا وعيوب الشراء "اللامركزي":
مزايا:
1. رفع معنويات الموظفين عند مستوى السوق
2. سريع تجهيز النظام
3. درجة المرونة
4. الالتزام بالظروف المحلية
عيوب:
1. أقل من القدرة على المساومة
2. لا فائدة من وفورات الحجم
3. أقل الدعم من الموظفين
4. أحيانا قرارات شراء البضائع الخطأ
العرض التنظيمي:
العرض التنظيمي لمتجر التجزئة هو مقياس يتتبع وظائف الأعمال المركزية للمخزن والتي يتأثر بها النظام من الناحية العملية. لذلك ، يجب أن يتم الاختيار بين منظمة شراء عامة ومتخصصة. كما يوحي الاسم ، في عملية شراء البضائع شراء منظمة عامة تتم من قبل شخص واحد أو أكثر منفردة أو جماعية.
على سبيل المثال ، يقوم أحد مالكي متاجر الأقسام بشراء متجره من تلقاء نفسه. يتم اختيار كل نوع من العناصر وشراؤها من قبله أو تحت سيطرته بينما في حالة الشراء المتخصص ، يتم شراء البضائع من قبل أشخاص منفصلين ملتزمين بفئات منتجات منفصلة. على سبيل المثال ، لدى متجر الملابس مشترين منفصلين للملابس الرجالية وملابس السيدات وملابس الأطفال.
وقد أظهرت التجربة أنه إذا كان بائع التجزئة صغيرًا ويتعامل مع سلع محدودة ، فإن الشكل العام للشراء مناسب. في حالة ما إذا كان لمتاجر التجزئة مجموعة متنوعة من البضائع على نطاق واسع وضمن فئة معينة ، إذا كان لديها عمق سلعة أكبر ، يوصى باستخدام صيغة شراء متخصصة. كل طريقة لها مزاياها الخاصة وعيوبها. يجب على تاجر التجزئة اختيار الطريقة التي ستطبق على بضائع المتجر الخاصة به.
الموارد البشرية:
يجب على بائع التجزئة أن يقرر نوع مؤسسة الشراء التي ستكون مناسبة له. هل سيتم تجهيز منظمة الشراء بموظفيه الداخليين أم يجب عليه توظيف موظفين من خارج المنظمة. يعمل هؤلاء الموظفون على أساس نسبة ثابتة / عمولة / مبلغ ثابت. ووفقاً لقدرات وعدد القوى العاملة ، يقوم تجار التجزئة إما بتوظيف موظفيهم أو طلب المساعدة من الغرباء. في حين أن بعض المنظمات ، من أجل الاستفادة من فوائد كلتا الطريقتين ، تستخدم مزيج من اثنين. بعض المنظمات من أجل تجنب أي اختلافات مع موظفيها أو خارجيين الاستعانة بمصادر خارجية مهمة الشراء هذه. وهذا يعني تنفيذ مهمة كاملة من شراء البضائع من قبل وكالة خارجية.
الوظائف التنظيمية:
في حين تخطط تشكيلة البضائع ، تاجر التجزئة إلى جانب تحديد دور موظفي الكلمة ، الخطوط العريضة لأدوار البضائع. علاوة على ذلك ، يتم تعيين مسؤوليات ووظائف كلا المجالين بشكل منهجي. ويعني ذلك أنه إذا قرر بائع التجزئة عرض "الترويج" ، فإن موظفيه الذين يقومون بالتسويق يقومون بجميع وظائف الشراء والبيع ، بما في ذلك التسويق والإعلان والأسعار والعروض واختيار الموظفين وتعيينهم.
من ناحية أخرى ، إذا قرر بائع التجزئة "نهج الشراء" ، فإن موظفي السلع التابعين له يشرفون على شراء السلع والتسعير والوظائف الإعلانية بينما يقومون بتخزين الموظفين للإشراف على التشكيلات والشاشات والترويج المرئي واختيار الموظفين وترقيات المبيعات. يجب الإشارة إلى شيء واحد في هذا الصدد وهو أن الوظائف يجب أن تعكس المستوى التنظيمي للعمليات الشكلية ، ودرجة المركزية ، والموارد البشرية ، كما هو مذكور في تأسيس منظمة الشراء.
التوظيف:
هذا هو القرار التنظيمي النهائي الذي يتعامل مع اختيار الأشخاص المناسبين في الوظيفة المناسبة مع المهارات المناسبة ، والقدرات الصحيحة واللياقة الصحيحة. على حد تعبير ثيو هايمان ، "يهتم التوظيف بالوضع والنمو والتطور لكل أعضاء المنظمة الذين تتمثل مهمتهم في إنجاز الأشياء من خلال جهود الآخرين". وهكذا ، تخطيط الموظفين وتوظيفهم وتدريبهم وتطويرهم. وتقييم الأداء وإعطاء المكافآت هي وظائف التوظيف.
تقوم بعض شركات التجزئة بتوظيف الموظفين من خلال المقابلات في الحرم الجامعي من أجل الحصول على مناصب الدخول في وظائف في المستوى المتوسط والعلي ؛ أنهم يروجون لموظفي مستوى الدخول بعد توفير التدريب والتعرض ذات الصلة. ولذلك يجب على المشتري أن يكون على دراية بثقافة الشراء التنظيمي وأن يكون في وضع يسمح له بمساومة الموردين على نحو فعال.
ينبغي لمدير المبيعات ، الذي يشغل عادة منصبًا في المستوى المتوسط في إحدى شركات البيع بالتجزئة ، أن يلبي مطالب وتوقعات كبار السن وليس فقط أولئك الذين يشرفون عليه ويقومون بتحليله وتنسيقه. وهكذا ، فإن مدير مبيعات التجزئة لديه قائمة طويلة من الوظائف مثل المخطط ، والموظف ، والمنظم ، والمشرف ، والمراقب المالي ، ومدير الميزانية ، والمحاور ، والمحرض للعب والمسؤوليات للوفاء بتحقيق أهداف المبيعات لشركة البيع بالتجزئة.
بعد فهم مفهوم "الفئة" و "إدارة الفئة" ، وأهميتها بالنسبة لمتاجر التجزئة ، يصبح من المهم معرفة مكان تناسب فئة الشراء في منظمة الشراء. اعتمادًا على طبيعة المنتجات وحجم المتجر (الفروع) ، يتم إنشاء مجموعة تخطيط البضائع التي تعمل مع منظمة الشراء.
