الأنواع الأساسية للاتصال التنظيمي (مع رسم بياني)

أنواع أساسية من التواصل التنظيمي!

A. الاتصالات وفقا للهيكل التنظيمي:

1. التواصل الرسمي:

مثل هذا التواصل هو ما يرتبط بالهيكل التنظيمي الرسمي والوضع الرسمي أو موقف المتصل والمتلقي. ينتقل عبر القنوات الرسمية المعترف بها رسميا في الهيكل التنظيمي. الاتصال الرسمي هو في الغالب بالأسود والأبيض.

وبالتالي ، فهي محاولة متعمدة لتنظيم تدفق الاتصالات لضمان تدفق المعلومات بسلاسة ودقة وفي الوقت المناسب. الاتصال الرسمي هو محاولة متعمدة لتنظيم تدفق الاتصالات لضمان تدفق المعلومات بسلاسة ودقة وفي الوقت المناسب.

كثيرًا ما نواجه عبارة "عبر قناة مناسبة". وهو يؤكد على جوهر القناة الرسمية للاتصال. على سبيل المثال ، عندما يصدر المدير العام التعليمات (بسبب منصبه الرفيع في المنظمة) ، يكون الاتصال الرسمي.

أشكال التواصل الرسمي هي كما يلي:

(1) اجتماعات الإدارات ،

(2) المؤتمر ،

(ج) المكالمات الهاتفية ،

(4) نشرات أخبار الشركة ،

(5) المقابلات الخاصة والمنشورات والرسائل ذات الغرض الخاص.

الميزة الرئيسية للاتصال الرسمي هي أن القنوات الرسمية تمكن من تمرير المعلومات الروتينية والموحدة دون المطالبة بالكثير من الاهتمام الإداري. وبشكل أساسي ، قد يكرس المدراء التنفيذيون والمديرون معظم وقتهم الثمين في الأمور ذات الأهمية القصوى.

ولكن في الوقت نفسه ، لا ينبغي أن يكون ضعف الاتصال الرسمي مجهولا. التواصل من خلال قناة القيادة يعيق بشكل كبير التدفق الحر وغير المتقطع للمعلومات.

2. التواصل غير الرسمي:

يُعرف أيضًا الاتصال غير الرسمي باسم "Grapevine". وهي خالية من جميع أنواع الشكليات لأنها تُستخدم في العلاقات غير الرسمية بين الأطراف ، مثل الصداقة ، والعضوية في نفس النادي أو الجمعية.

كما يستخدم الأشخاص في المستويات التنفيذية الاتصال غير الرسمي عندما يجدون صعوبة في جمع المعلومات من العمال. ويشمل هذا التواصل التعليقات والاقتراحات وما إلى ذلك. قد يتم نقلها من خلال نظرة بسيطة أو لفتة أو ابتسامة أو مجرد صمت.

المدراء والمديرين التنفيذيين يفضلون أيضا نمو وتطور شبكة الاتصالات غير الرسمية. هذه العملية ، في الواقع ، تخدم غرضًا مفيدًا للغاية في نشر معلومات معينة لا يمكن ، في إطار المصلحة العامة للمنظمة ، أن تنتقل عبر القنوات الرسمية.

وبصرف النظر عن ذلك ، فإنه يوفر أيضا ارتفاع وعالية صعودا نظرة أعمق على ما يعتقده المرؤوسين ويشعرون. ولكن في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى نقاط ضعف التواصل غير الرسمي. ويمكن الإشارة إلى أن هذه العملية غالباً ما تميل إلى تمرير معلومات وحقائق مشوهة ومفسرة وغير صحيحة ونصية ، تبعاً للظروف والرسالة. لكن لا يزال ، لا يستطيع التنفيذيون والمديرون التخلص من الاتصالات غير الرسمية.

B. الاتصالات وفقا للتوجيه:

1. الاتصال الهبوطي:

يشار إلى التواصل الذي يتدفق من الرؤساء إلى المرؤوسين على أنه اتصال تنازلي. في الهيكل التنظيمي ، يجب على المديرين التنفيذيين ممارسة صلاحياتهم لتحقيق الأهداف المرجوة مما يعني أنهم قد يشاركون في إصدار الأوامر والتعليمات والتوجيهات السياسية للأشخاص في المستويات الدنيا. هذا يمكن أن يسمى الاتصال الهابط. تحت الاتصال الهابط ، من المتوقع الأداء الفوري للوظيفة.

حددت Katz و Kahn عناصر حية من التواصل إلى الأسفل:

1. توجيهات مهمة محددة ؛ تعليمات الوظيفة.

2. المعلومات المصممة لإنتاج فهم للمهمة وعلاقتها بالمهام التنظيمية الأخرى ؛ منطق العمل.

3. معلومات حول الإجراءات والممارسات التنظيمية.

4. ردود الفعل على المرؤوس عن أدائه.

5. معلومات ذات طابع إيديولوجي لغرس الشعور بالمهمة ، التلقين للأهداف.

يمكن أن يكون التواصل من الأعلى إلى المرؤوس وجهاً لوجه ، وكذلك من خلال المذكرات المكتوبة والأوامر وأوصاف الوظائف وما إلى ذلك.

2. الاتصال التصاعدي:

في اتصال صاعد ، من المتوقع أن يكون الأشخاص من المستوى الأدنى على اتصال مع من هم فوقهم. إنه مجرد عكس الاتصال الهابط. ويشمل هذا النوع من الاتصالات ردود الفعل والاقتراحات من العمال ، وتظلماتهم الخ. محتويات الاتصالات التصاعدية هي تقارير وردود الفعل والاقتراحات والاقتراحات المعدة لتقديمها إلى رئيسه.

يمكن تقسيم الاتصالات التصاعدية إلى أربع فئات على أساس ما يقوله الموظف:

(1) عن نفسه ، وأداءه ومشاكله ،

(2) عن الآخرين ومشاكلهم ،

(3) حول السياسات والممارسات التنظيمية، و

(4) حول ما يجب القيام به وكيف يمكن القيام به.

الملامح الرئيسية للاتصال الصاعد هي:

(1) هو مكثف وملخص لأنه يمر عبر مستويات مختلفة في التسلسل الهرمي. يعطي ردود الفعل على مدى فعالية الاتصال الهبوطي. يتم استخدام هذه الملاحظات لتحسين فعالية الاتصالات.

(2) أنه يوفر الإدارة حول وجهات نظر وردود الفعل والمواقف والمشاعر ومعنويات الموظفين.

(3) أنه يوفر وسائل التحكم.

(4) وأخيرا ، فإنه يعطي معلومات وتاريخ لاتخاذ القرار.

قد يتشوه الاتصال التصاعدي بسبب طبيعة العلاقات الفائقة-المرؤوس. من غير المحتمل أن يقدم الموظف أي معلومات قد تؤثر عليه سلبًا. علاوة على ذلك ، قد ينقل معلومات خاطئة لإثارة إعجاب رؤسائه. يتدفق عبر العديد من وسائل الإعلام ، مثل سلسلة القيادة ، وصناديق الاقتراحات ، والاتصالات الشخصية ، ومسوحات الموقف والمعنويات ، وإجراءات التظلم ، والخطوط الخاصة ، والنقابات العمالية ، إلخ.

3. الاتصال الأفقي:

عندما يحدث الاتصال بين شخصين أو أكثر من المرؤوسين من نفس الشخص أو أولئك الذين يعملون على نفس المستوى من التنظيم ، يُعرف الاتصال على أنه اتصال أفقي (أفقي).

التواصل بين المديرين الفنيين أو بين المرؤوسين الذين يعملون تحت مدير واحد ، التواصل بين مديري المصانع المختلفة هو مثال على مثل هذا التواصل. قد يكون الاتصال الأفقي شفهيًا ومكتوبًا.

تلبي الاتصالات الأفقية احتياجات الناس لمعرفة من أقرانهم دون مراعاة المستويات الأخرى في المنظمة. من الصعب حقًا على أي مؤسسة أن تعمل بكفاءة دون مثل هذه التدفقات الأفقية للاتصالات. على الرغم من أن تصميم المنظمة الرسمي لا ينص على تدفقات الاتصالات هذه ، إلا أنه ضروري لتنسيق وتكامل الوظائف التنظيمية المختلفة.

بما أن الاتصال الأفقي التنظيمي عادةً غير موجود في التسهيل ، يتم تركه للمديرين الفرديين. التواصل من الأقران إلى النظير اللازم للتنسيق ويمكنه أيضاً توفير إشباع الحاجة الاجتماعية.

جيم وفقا لطريقة التعبير:

1. الاتصال الشفهي أو الشفوي:

التواصل الشفوي هو اتصال مباشر بين شخصين. في التواصل الشفوي ، يتبادل الطرفان ، أي المرسل والمتلقي ، أفكارهما من خلال الكلمات الشفهية إما في المحادثة المباشرة أو من خلال أي جهاز ميكانيكي أو كهربائي مثل الهاتف أو المؤتمرات الهاتفية الخ. عندما يكون الشخص متعاطفاً وجهاً لوجه ، يمكنه أن يطرح أسئلة أو تفسيرات أو أحيانًا عندما لا يتم فهم الاتصال بشكل صحيح ، يمكنه توضيح المعنى.

الاتصال الشفهي ممكن عموما حيث يمكن أن يكون هناك اتصال مباشر أو رسالة ليتم نقلها ليست ذات طبيعة دائمة. الاجتماعات والمؤتمرات والمحاضرات والمقابلات وغيرها من وسائل الإعلام لمثل هذا التواصل.

يتمتع الاتصال الشفوي ببعض المزايا التي يمكن تعدادها على النحو التالي:

(ط) يتمتع الاتصال الشفوي بميزة واضحة تتمثل في كونه سريعًا وسريعًا. وهو يتيح الفرصة لكل من مرسل الرسالة وتلقيها للرد مباشرة.

(2) يسهل التواصل الشفوي الاتصال الوثيق ، وبالتالي يعزز التبادل المشترك للأفكار والحقائق والتفاهم والتعاون.

(3) الاتصال الشفهي من خلال الاتصال المباشر يكرس بلا شك في المرؤوسين الإحساس بالأهمية الذاتية التي بدورها تعمل كعامل محفز.

(4) الاتصال الشفوي بشكل إضافي يمكّن الرئيس من إجراء تقييم سريع لإجراء المرؤوس ورد فعله تجاه أي رسالة مرسلة. من الواضح أن هذا يساعد الرئيس على تقليل الصراعات وتجنبها ، وإعادة تصميم الخطط والبرامج وفقًا لحاجة الوقت والظروف.

(ت) يتم إدخال شخصية المتصل في عملية الاتصال. هذا له تأثير جيد على المرؤوسين ويفهمون التواصل بشكل صحيح.

(السادس) يمكن أن يجلب روح الفريق ودية ومتعاونة.

ومع ذلك ، فيما يلي مساوئ الاتصال الشفوي:

(ط) من المحتمل ألا تكون الكلمات المنطوقة مسموعة أو مفهومة بشكل واضح.

(2) ليست جيدة للاتصالات طويلة.

(3) يتطلب فن التعبير بدقة وبشكل مناسب ، والاستماع إلى الآخرين بشكل قاطع.

(4) هو غير ملائم حيث هناك حاجة إلى أداء محدد للسياسات والقواعد.

(ت) لا يتبع المرؤوسون قليلو الخبرة تعابير الوجه ونبرة صوت المدير.

2. الاتصال الكتابي:

عندما يتم تقليل الاتصال إلى أبيض وأسود (كتابة) ، يطلق عليه الاتصال الكتابي. ويشمل ذلك الكلمات المكتوبة ، والرسوم البيانية ، والرسوم البيانية ، والصور ، وما إلى ذلك. تُستخدم الاتصالات الكتابية على نطاق واسع في المنظمات.

في بعض الأحيان ، لا يمكن الاستغناء عن هذا الشكل من الاتصال كما هو الحال في القواعد أو الأوامر أو الجداول أو المسائل المتعلقة بالسياسة وما إلى ذلك. إن التعميمات والمجلات والمذكرات والكتيبات هي بعض الأشكال الشائعة للاتصال الكتابي.

ويمكن التأكيد من الملاحظات العامة أنه في جميع أنواع المنظمات يكون الاتصال الشفهي والكتابي عمليًا. ما هو الشكل الذي يجب استخدامه وتطبيقه؟ يعتمد الكثير على الرسالة وأهميتها على المتلقي والتأثير على الجوانب الوظيفية للمنظمة.

تقدم القائمة التالية بعض النماذج الشائعة الاستخدام في اتجاهات مختلفة:

عن طريق الفم

مكتوبة

(1) التعليمات الشخصية.

(2) محاضرات ومؤتمرات واجتماعات.

(3) شائعات العنب.

(4) المقابلات.

(5) وجها لوجه محادثة.

(6) الهاتف وما إلى ذلك.

(7) قنوات الاتحاد.

(1) القواعد والتعليمات كتيب.

(2) الرسائل والتعاميم والمذكرات.

(3) ملصقات.

(4) لوحات الإعلانات والنشرات.

(5) كتيبات وأدلة.

(6) التقارير السنوية.

(7) مجلات البيت.

(8) منشورات الاتحاد.

(9) خطابات واقتراحات شخصية.

(10) إجراءات الشكوى.