معدات للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني: الحاجة والأنواع

اقرأ هذه المقالة للتعرف على المعدات الضرورية لمعالجة بريد Office. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعرف على: 1. الحاجة إلى معدات للتعامل مع البريد 2. أنواع معدات التعامل مع البريد.

الحاجة لمعدات التعامل مع البريد:

التعامل مع البريد هو عمل شاق. هناك الكثير من العمليات للقيام به. كل يوم عدد كبير من المقالات البريدية ، سواء الواردة والصادرة ، لا بد من التعامل معها. العدد كبير جدا لقلق كبير. يزداد العدد كلما زاد حجم القلق ؛ وتضاعف الأنشطة.

يجب إرسال الرسائل أو الإشعارات أو التعميمات بشكل متكرر إلى نفس الأشخاص ومن ثم يجب كتابة نفس العناوين أو كتابتها عدة مرات.

يجب تجميع العديد من الصفحات أو المرفقات معًا. كل هذه وظائف مملة ولكن يجب أن يتم تنفيذها بدقة. من أجل التغلب على الرتابة ، لضمان السرعة والدقة وتجنب السرقات ، تم إدخال آلات مختلفة يمكن استخدامها ، شريطة أن يكون حجم العمل كبيرًا جدًا ، لجعل النظام اقتصاديًا.

أنواع معدات التعامل مع البريد:

يتم وصف الأنواع المختلفة من الآلات المستخدمة في معالجة البريد أدناه:

(1) آلة فتح الرسالة:

يتم استخدام هذا الجهاز لفتح المغلفات. عادة ما يتم فتح الرسائل باليد ولكن قد يؤدي القليل من الإهمال إلى الإضرار بالمحتويات. بواسطة هذا الجهاز قد يتم فتح مغلف عن طريق قطع شريط ضيق للغاية من حافة واحدة من مظروف.

تم تزويد الماكينة بقواطع أو شفرات ذاتية الشحذ ومتجدد. يمكن تشغيل الآلة يدويًا أو تعمل بالكهرباء. قد تفتح الآلة التي تعمل بالكهرباء ما يصل إلى 500 مغلف من جميع الأحجام في غضون دقيقة.

(2) مغلف ختم الآلة:

ختم المغلفات أمر شاق وظيفة قذرة القذرة لأن اللثة أو الغراء يستخدم. يمكن لآلة تغليف الأظرف ، إذا كانت تعمل يدوياً ، أن تغلق بدقة حوالي 150 مغلفًا في الدقيقة وإذا تم تشغيلها كهربائياً قد يصل العدد إلى 25،000 ساعة في الساعة.

يجب تغذية الماء بشكل مستمر. ﯾﻣﮐن إﻏﻼق اﻟﻣﻐﻟﻔﺎت ﻣن أي ﻣﺗﺳﺎس ﻣﻌﻘول وطول وﺳﻣك ﺑواﺳطﺔ اﻵﻟﺔ اﻟﻘﯾﺎﺳﯾﺔ. تتميز الماكينة التي تعمل بالكهرباء بميزة إضافية تتمثل في أن الماء الساخن والمسخن يجعل من العمل السريع على اللثة.

(3) آلة تصعيد:

قد يلزم تجميع عدد من المرفقات أو أوراق الورق معًا قبل إرسالها. هذه مهمة شاقة ومحفوفة بالمخاطر. محفوفة بالمخاطر لأن أي ورقة قد تكون مفقودة أو قد تكون هناك ازدواجية في نفس الصفحة. إنه مستهلك للوقت أيضًا. آلة التجميع تحل جميع المشاكل.

هذه الآلة هي من أنواع وأحجام عديدة. إن الآلة الكبيرة لا تقوم فقط بجمع الأوراق ، بل تقوم أيضًا بربطها. يمكن استخدام آلة تجميع بسيطة بواسطة آلة طباعة تحافظ على العدد المطلوب من الأوراق ، المشذرة بورق الكربون ، جاهزة على الطاولة بحيث لا يتم إهدار الوقت لجعل الأوراق جاهزة عند كتابة عدد من النسخ في زمن.

(4) آلة طي الورق:

طي الورق قبل إدخالها داخل المغلفات ليست مهمة بسيطة كما يبدو. يجب أن يتم الطي بطريقة مرتبة وأنيقة. لا يجوز أن تكون هناك طيات لا لزوم لها مما تسبب في إهدار الوقت. يصبح الطي صعبًا عندما يلزم طي مجموعة من الأوراق معاً.

يجب أن يكون الطي وفقا لحجم المظروف. في حالة استخدام "مغلفات النافذة" ، يجب أن يتم طيها بحيث يصبح العنوان الداخلي المكتوب على الحرف مرئيًا. كل هذه المشاكل يمكن حلها إذا تم استخدام آلة طي الورق.

تتوفر آلة مركّبة ستقوم بجمع الورق وطبقه وإدراجه داخل مظروف ، وفي النهاية سيتم ختمه. كل هذا يمكن القيام به بسرعة لجعل 2500 مغلفات جاهزة في غضون ساعة. لكن الكثير يعتمد على عدد الأوراق المطلوب جمعها.

(5) آلة معالجة أو Addressograph:

يتم الحصول على مساعدة من هذا الجهاز عند إرسال خطابات أو تعميمات أو إشعارات إلى نفس المرسل. على سبيل المثال ، الاتصال بأعضاء جمعية أو شركة ، فواتير الكهرباء أو الهاتف للمشتركين ، وإشعارات قسط التأمين لحاملي وثائق التأمين ، إلخ.

بالنسبة لهذا الجهاز ، يجب إعداد نسخة رئيسية لكل اسم وعنوان. ويمكن القيام بذلك عن طريق صنع النقش على الصفائح المعدنية أو قطع الاستنسل على أوراق سميكة أو صفائح بلاستيكية ، إلخ. يتم تغذية هذه الألواح أو البطاقات داخل الماكينة. عن طريق الضغط على رافعة ، يتم إحضار واحدة تلو الأخرى لوحة أو بطاقة إلى وضع الطباعة.

يتم وضع المغلف أو البطاقة على المنصة ويتم الضغط على اللوحة أو البطاقة المنقوشة عليه ويمر الحبر الجاف بينهما. يتم إجراء بصمة. بإضافة بعض المرفقات ، يمكن إجراء الترقيم أيضًا في وقت واحد أو يمكن طباعة جزء من الوصف الإجمالي (على سبيل المثال ، الاسم فقط) ، وما إلى ذلك.

قد لا تكون جميع الأسماء مطلوبة في كل مرة. بواسطة بعض الأجهزة الأوتوماتيكية ، قد يقوم الجهاز بالاختيار. يمكن طباعة العناوين من 800 إلى 1000 ساعة في الساعة بواسطة ماكينة يدوية ، وما يصل إلى 7000 ساعة في الساعة الواحدة التي تعمل بالكهرباء.

يتم استخدام هذه الآلة حتى بالنسبة للأجور أو أوراق الدَفْع المدفوعة ، والفواتير ، وغيرها من أعمال تعبئة النماذج. لديها مزايا كبيرة:

(أ) لديها سرعة هائلة في التشغيل ،

(ب) لا يوجد خطأ في طباعة الاسم والعنوان ،

(ج) العملية بسيطة ،

(د) يمكن استخدامه لعدد من الأغراض وبطرق متعددة ،

(ه) يؤدي إلى الاقتصاد.

لديها عيوب أيضا:

(أ) الصفائح المعدنية مكلفة على الرغم من كونها متينة ،

(ب) من الصعب إجراء تعديلات.

(6) آلة الفرانكينج:

هذه آلة تستخدم للطباعة على الأظرف ، البطاقات ، إلخ. تصميمات الطوابع البريدية من الطوائف المختلفة ، تظهر التاريخ ، والمبلغ ، ومكان الختم ، والرقم المسجل للمستخدم. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتم طباعة شعار إعلان أيضًا.

تستخدم البيوت التجارية والمؤسسات التعليمية والمكاتب الحكومية ومختلف المنظمات الأخرى هذه الآلات عادةً بدلاً من استخدام طوابع بريدية لاصقة عادية. تم إدخال هذا الجهاز بعد اتفاقية البريد الدولية لعام 1922. يمكن لهذه الآلة أن تكون b ؛ تم شراؤها أو تهيئتها ولكن يجب أخذها إلى مكتب البريد للتسجيل والترخيص.

يتم تخصيص رقم بواسطة مكتب البريد للمستخدم. يوجد عداد متصل بالماكينة يوضح كمية النقود المستهلكة عن طريق البريد. يجب تقدير مبلغ ، بناءً على الاستهلاك المحتمل ، ودفعه مقدمًا إلى مكتب البريد.

وبناءً على ذلك يقوم مكتب البريد بضبط المقياس إلى هذا الحد ، وتأمينه وإغلاقه. يمكن للمستخدم استخدام الجهاز حتى يتم الوصول إلى هذا الحد من قيمة البريد وبعد ذلك توقف الجهاز للعمل. مرة أخرى يجب نقل الجهاز إلى مكتب البريد لإجراء تعديل جديد للمتر على دفع المال مقدمًا.

للقيام بالخطوات التالية يجب اتخاذها:

(1) يجب فرز الحروف وفقًا لمقدار الطوابع البريدية المطلوبة لهم.

(2) يتم ضبط الجهاز مع فئة واحدة في كل مرة. على سبيل المثال ، 25 paise ، 35 paise ، وهكذا. يتم طلب خطابات تتطلب 25 ختمًا في كل مرة. ثم خطابات تتطلب 35 ختم paise وهلم جرا.

(3) بالنسبة للأظرف أو المواد ذات السمك الكثيف التي لا يمكن إدخالها في الماكينة ، يتم فصل الأوراق المنفصلة ثم لصقها على المقالات.

(4) إذا كان هناك أي خطأ يتم حفظ هذا الظرف ويمكن إيداعه في مكتب البريد لاسترداده.

(5) كل يوم يجب ضبط آلية طباعة التاريخ.

(6) يجب أن تبقى الآلة تحت تهمة الشخص المسؤول حتى لا يكون هناك سوء استخدام.

مزايا:

(أ) العملية تجعل من توفير الوقت. حوالي ألفي حرف يمكن أن تكون صراحة في ساعة واحدة بواسطة يد و 15000 بواسطة آلة تعمل بالكهرباء.

(ب) لم يتم الاحتفاظ بمخزون من طابع البريد.

(ج) يمكن تجنب سرقة الطوابع البريدية.

(د) لا يجب الحفاظ على دفتر الرسائل.

(هـ) البريد جاهز للتسليم بسرعة.

(و) تعد طباعة الشعارات الإعلانية وسيلة رخيصة للإعلان.

سلبيات:

(أ) قد يكون هناك هدر من خلال الصرف من المبالغ الخاطئة.

(ب) يجب نقل البريد إلى مكتب البريد كل يوم بعد الصراحة ولا يمكن إسقاطه في صندوق البريد.

(ج) قد يكون هناك سوء استخدام للآلة.

(د) قد تكون هناك حاجة إلى طوابع بريدية فضفاضة للرسائل العاجلة التي يتعين نشرها على الفور ولكن في ذلك الوقت تم إغلاق مكتب البريد.

(هـ) يجب دفع مبلغ نقدي جيد لمكتب البريد مقدما.

(و) لديها تكاليف التشغيل والصيانة. يجب الحفاظ على تدفق الحبر.