تطوير نظام المعلومات المحاسبية: المشاريع وقواعد البيانات والوحدات النمطية

تطوير نظام المعلومات المحاسبية: المشاريع وقواعد البيانات والوحدات النمطية!

يتوفر عدد من حزم برامج المحاسبة التي تقدم مجموعة متنوعة من الميزات. وهي تكلف أقل بكثير من تكلفة برامج المحاسبة المخصصة. ومع ذلك ، تقدم حزم البرامج هذه بنية أنظمة المعلومات المحاسبية فقط. على الأكثر ، فإنها تقلل جهد البرمجة لأنظمة المعلومات المحاسبية.

Image Courtesy: bestsmallbizhelp.com/wp-content/uploads/2011/07/1018910261.jpg

تطوير نظم المعلومات المحاسبية هو أكثر بكثير من البرامج لنشر دفتر الأستاذ وتقرير تشكيل. كما يتضمن وضع إجراءات لالتقاط البيانات والتوزيع ، بالإضافة إلى تحليل المعلومات المحاسبية.

يتم شرح تطوير نظام معلومات محاسبية مع الإشارة بشكل خاص إلى متطلبات مؤسسة أعمال متوسطة إلى كبيرة الحجم. ومع ذلك ، ستكون هذه الخطوات شائعة لمعظم أنظمة المعلومات الأخرى في مشروع تجاري.

1. وحدة المؤسسة:

تتضمن الوحدة المؤسسية لتطوير نظام المعلومات تحديد الكيانات الأساسية وترابطها ، وتحديد الأنشطة الأساسية وإعادة تجميع هذه الأنشطة في النظم الفرعية. ثم يتم تحديد الأولويات على أساس تحليل التكلفة-المنفعة للمؤسسة.

تحديد الكيانات:

يوجد عدد كبير من الكيانات في مشروع تجاري وتتنوع القائمة حسب طبيعة الأنشطة التجارية. ومع ذلك ، في هذه المرحلة ، يكون الشاغل الرئيسي هو تحديد الكيانات الواسعة ، كل منها يحتوي على مجموعة من الكيانات الأولية. تشير Kerner ⁵ إلى ستة كيانات أساسية في مؤسسة أعمال.

هم الزبائن والمنتجات والبائعين والموظفين والمرافق والمال. في نظام المعلومات المحاسبية ، هناك ثلاث كيانات أساسية ، وهي المعاملات والحساب وفترة المعالجة. يمكن التعبير عن العلاقات المتبادلة بين هذه الكيانات باستخدام مخططات ER كما هو موضح في الشكل 8.2.

يجب أن تكون المعاملات من أنواع مختلفة ، مثل الإيصالات ، والمدفوعات ، والمبيعات ، والشراء ، واقتناء الأصول أو سداد الالتزامات ، وما إلى ذلك ، ويمكن أن يطلق على كل منها كيان مستوى أدنى. وبالمثل ، يمكن أن تكون الحسابات من أنواع مختلفة ، مثل الأصول والخصوم والإيرادات والمصروفات.

يمكن أن يكون لكل من هؤلاء الرؤساء كيانات منخفضة المستوى مثل الأصول الثابتة والأصول المتداولة. يمكن تقسيم هذه الكيانات إلى كيانات أقل مستوى مثل الأراضي والمباني والآلات والآلات وغيرها. ومع ذلك ، في هذه المرحلة ، يجب تحديد الكيانات الواسعة. تم وضع التفاصيل في وقت تصميم قواعد البيانات.

يتم تحديد الكيانات في ضوء وتحديد نطاق وتركيز نظام المعلومات. على سبيل المثال ، إذا كان نظام المعلومات يُنظر إليه على أنه نظام معلومات استراتيجي ، فيتم تحديد الكيانات الواسعة في ضوء التوجهات الإستراتيجية التي تعتزم المؤسسة منحها لأنشطتها بمساعدة نظام المعلومات.

يمكن أن تكون هذه التوجهات التقليل من التكلفة ، وخدمة العملاء ، وتمايز المنتجات والتحالفات الاستراتيجية. الكيانات الأساسية في مثل هذه الحالة هي العملاء ، القنوات ، الشركات المنافسة ، المنتجات ، إلخ.

تحليل النشاط:

جانب آخر مهم من الوحدة النمطية للمؤسسة هو تحديد الأنشطة المرتبطة بالكيانات. يتم تحديد هذه الأنشطة على نطاق واسع في شكل العلاقات في الرسوم البيانية ER. ومع ذلك ، يتم الحصول على التفاصيل بمساعدة تحليل النشاط. الهيكل التنظيمي الحالي هو مصدر مهم للمعلومات المتعلقة بالأنشطة الواسعة التي تقوم بها المؤسسة.

ولكن ، من أجل تطوير أنظمة معلومات مستقلة عن الهيكل التنظيمي الحالي ، من الضروري وضع أساس لتحليل النشاط على الكيانات الأساسية المحددة أعلاه. يتضمن المستوى التالي من تحليل النشاط تحديد أنشطة دورة الحياة. في حالة "المعاملات" كونها واحدة من الكيانات الأساسية في نظام المعلومات المحاسبية ، هناك أربعة أنشطة واسعة لدورة الحياة ، وهي:

1. دورة حياة الشراء

2. دورة حياة الإنتاج

3. دورة حياة الإيرادات

4. دورة حياة الاستثمارات

وبالمثل ، فإن فترة المعالجة لها نشاطان أساسيان لدورة الحياة وهما:

ا. دورة حياة التخطيط والتحكم

ب. دورة حياة التقارير الداخلية والخارجية

هذه الأنشطة دورة الحياة هي الأنشطة الجارية ويتم تنفيذها بشكل مستمر. قد يكون كل من هذه الأنشطة مرتبطًا بشكل تسلسلي ببعض الأنشطة الأخرى. يتضمن المستوى الثالث من تحليل النشاط تقسيم أنشطة دورة الحياة إلى وظائف.

على سبيل المثال ، يجب البدء في كل نوع من المعاملات والتعرف عليه ؛ ثم يجب أن يتم التقاط البيانات المتعلقة بالصفقة ، وترميزها لتصنيفها في المستقبل وتصنيفها وتلخيصها والإبلاغ عنها. يتم تنفيذ هذه الوظائف بشكل مختلف لأنواع مختلفة من المعاملات. عملية تحديد الوظائف تركز فقط على تلك الأنشطة التي تنشئ أو تحديث أو استخدام المعلومات في قاعدة بيانات المؤسسة.

في هذا المستوى من تحليل النشاط ، تكون الأنشطة متضمنة بذاتها ، وقد حددت بوضوح بداية ونهاية الأحداث أو العقد والشخص الذي يمكن تحديده أو مجموعة من الأشخاص المسؤولين عن أداء الوظيفة.

ويمكن بعد ذلك تقسيم هذه الوظائف إلى وظائف فرعية حتى تكون الوظائف محددة بدرجة كافية لتحديد الوحدة النمطية لبرامج الكمبيوتر. يساعد تقسيم أنشطة دورة الحياة إلى وظائف ووظائف فرعية في تحديد الوظائف التي تتكرر في أكثر من نشاط دورة الحياة.

على سبيل المثال ، يمكن إجراء وظيفة تصنيف البيانات التي تم التقاطها في شراء وتسويق دورات الحياة. يساعد تحليل النشاط هذا في تحديد الفرص لتحسين التصميم الحالي من خلال:

1. القضاء على وظائف زائدة عن الحاجة

2. الجمع بين الوظائف المتكررة

3. تبسيط وتحسين طرق المعالجة

يمكن تحديد التكرار عن طريق التحليل الدقيق للأنشطة. تتضمن الأنشطة التي من المحتمل أن توفر فرصًا لتحسين المعالجة الأنشطة:

ا. التي يتم تنفيذها في مكان آخر كذلك

ب. يمكن دمج ذلك مع أنشطة أخرى

ج. يمكن التعامل معها من قبل شخص آخر كذلك

د. يمكن القيام بذلك في مرحلة أخرى من دورة الحياة التي لا تضيف أي قيمة إلى منتج أو خدمة نظام المعلومات.

كلمة تحذير هنا هي أن ليس كل حالات التكرار سيئة. في الواقع ، قد يتم السماح بتكرار بعض التكرار أو الازدواج في النظام. يمكن القيام بذلك من أجل تحسين أداء وموثوقية النظام.

على سبيل المثال ، قد تكون بعض الازدواجية ضرورية لضمان بساطة الإجراءات وتحسين سرعة المعالجة. قد يؤدي التخلص من التكرار إلى "وضع كل البيض في سلة واحدة" وبالتالي قد يؤثر على الموثوقية. إن مخاطر الآثار غير المتوقعة والعوائد المنخفضة من الطريقة أو الإجراء الجديد المقترح هي عوامل أخرى تستحق الاهتمام قبل اقتراح التغييرات في نظام المعلومات.

تجميع الأنشطة في النظم الفرعية:

بعد تحديد الأنشطة باستخدام النهج من أعلى لأسفل الذي تم تبنيه أعلاه ، يتم إعادة تجميعها لتشكيل أنظمة فرعية. هناك قرار هام يجب اتخاذه في هذه المرحلة يتعلق بأساس التجميع. قد لا يوجد معيار موضوعي واحد لتحديد النظام الفرعي الذي ينتمي إليه النشاط.

يمكن أن يوفر الهيكل التنظيمي الحالي أحد القواعد لتجميع الأنشطة. ولكن ، قد يخضع الهيكل التنظيمي الحالي لتغييرات وقد تضيع فائدة نظام المعلومات.

لتجميع الأنشطة في النظام الفرعي ، نتلقى المساعدة من نظرية المنظمة. أحد السمات الأساسية لأي هيكل تنظيمي جيد هو أنه يهدف إلى تسهيل تنسيق الأنشطة.

يعد نظام الاتصال الفعال شرطًا ضروريًا لتحسين التنسيق. ولذلك ، من الضروري تجميع الأنشطة بطريقة تسهل التواصل داخل المجموعة وتقل الحاجة إلى التواصل بين المجموعات.

لأغراض تمثيل وتوثيق تجميع الأنشطة في أنظمة فرعية ، يتم استخدام مخططات هيكلية أو مخططات كتلة هرمية. يعطي الشكل 8.3 مخطط هيكل يوضح مكونات دورة الإيرادات.

يمكن إعداد مخططات هيكلية مماثلة لمجموعات أخرى من الأنشطة ، وأخيراً ، يتم دمج هذه الأنظمة الفرعية مع بعضها البعض ، مما يوفر لبنات البناء لنظام المعلومات المحاسبية.

الأنظمة الفرعية التي تم تحديدها من خلال تجميع النشاطات هي منافسات جادة لكونها كيانات في الهيكل التنظيمي. الميزة مع طريقة التجميع لتجميع الأنشطة هي أن التجميع يعتمد على الوظائف والموارد ، وليس على المناطق الجغرافية.

وهذا التجميع على أساس الوظائف يضمن التجانس بين أعضاء مجموعة الأشخاص المرتبطين بكل نظام فرعي. تأثير تنظيم نظام المعلومات على الهيكل التنظيمي ليس من غير المألوف.

في كثير من الأحيان ، كان إدخال نظم المعلومات مصحوبًا بتغييرات في هياكل المنظمة نظرًا لأن أنظمة المعلومات الجديدة تغير طريقة عمل الأشخاص في المؤسسة.

ولذلك ، من المهم للغاية أن يعمل مصممو نظم المعلومات في ارتباط نشط مع الأشخاص العاملين في المؤسسة بينما يجري تجميع الأنشطة في مجموعات ونظام فرعي. هذا لا يضمن فقط أن الهيكل الجديد هو أكثر واقعية ولكن أيضا أكثر قبولا للناس. في مثل هذه الحالات ، يكون الانتقال من النظام القديم إلى النظام الجديد أقل إيلاما وأقل تكلفة.

تحديد الأولويات:

بمجرد تحديد الأنظمة الفرعية ودمجها ككل ، يجب تحديد الأولويات بين مختلف النظم والميزات الفرعية في كل نظام. يتطلب نظام المعلومات الالتزام بالموارد المالية.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون هناك تكاليف ضمنية للنظام الجديد من حيث التغييرات اللازمة في عملية العمليات. لذلك ، من الضروري تقييم مزايا وسلبيات كل نظام فرعي ونظام فرعي قبل تصميمه وتنفيذه.

يتم تقييم كل نظام فرعي على أساس معايير تقييم محددة بدقة محددة من حيث عوامل النجاح الحرجة (CSF). وقد تم بالفعل تحديد هذه العوامل في القسم 8.2.

والطريقة الأخرى هي ، العصف الذهني ، حيث يلتقي الأشخاص المعنيون في المنظمة لتحديد العوامل التي تستحق النظر في تحديد الأولويات. يتم تشجيع التدفق الحر للأفكار في المرحلة الأولى.

المبدأ الأساسي ، هنا ، هو أنه لا توجد فكرة سخيفة أو غير ذات صلة في هذه المرحلة. خلال المرحلة الثانية ، تبدأ عملية الإزالة وبعد المناقشات ، يتم الانتهاء من الاقتراحات.

بمجرد الانتهاء من قائمة العوامل ، يتم تعيين الأوزان النسبية ويتم تحديد وظيفة المعيار لتقييم كل مكون من مكونات نظام المعلومات المحاسبية المقترح.

2. وحدة قاعدة البيانات:

يعالج نظام المعلومات المحاسبية حجمًا كبيرًا من البيانات. إدارة البيانات ، وبالتالي ، واحدة من الاعتبارات الرئيسية في عملية تطويرها. هناك طريقتان أساسيتان لتصميم البيانات وهما:

ا. النهج التقليدي للتطبيق ، و

ب. نهج قاعدة البيانات.

نهج تقليدي:

النهج التقليدي لتصميم البيانات هو تطبيق موجه بمعنى أنه بالنسبة لكل تطبيق يتم إنشاء مجموعة منفصلة من ملفات البيانات وفقًا لمتطلباته. بعبارة أخرى ، يتم تخصيص ملفات البيانات لتطبيق معين وتكون بطريقة "مملوكة" من قبل التطبيق.

على سبيل المثال ، يجب أن يشتمل طلب المقبوضات على الحساب على ملف بيانات العميل الرئيسي ، وملف معاملات المبيعات وإيصال من ملف معاملات العملاء. يتم استخدام ملفات البيانات هذه فقط لتطبيق الحسابات المستحقة.

هذا النهج مناسب لأنظمة المعلومات المحاسبية الأصغر بسبب بساطته. ومع ذلك ، مع نمو نظام المعلومات من حيث حجم البيانات وتعقيد التحليل ، فإنه يؤدي إلى مشاكل معينة أيضًا.

تتمثل المشكلة الأساسية في النهج التقليدي في أن برامج التطبيقات تعتمد على ملفات البيانات التي تستخدمها ومعالجتها. ونتيجة لذلك ، يتطلب أي تغيير في ملف البيانات (من حيث إضافة أو حذف عنصر البيانات) تغييرات في جميع البرامج باستخدام ملف البيانات.

تبعية البيانات هذه لا تشجع التغييرات في ملفات البيانات مما يؤدي إلى عدم المرونة. في غياب أي أداة لتنفيذ أنشطة إدارة البيانات الروتينية على البيانات ، يجب إدراج هذه المرافق في البرامج التي تستخدم ملف البيانات. هذا يعقد البرنامج. مشكلة أخرى تتعلق بالوفاء بالطلب المخصص.

للحصول على نوع غير متوقع من الاستعلام ، يجب كتابة البرامج الخاصة. تستغرق هذه البرامج الخاصة وقتًا لتطويرها واستخدامها مرة واحدة فقط ، وبالتالي فهي مكلفة. هناك الكثير من الازدواجية في تسجيل عناصر البيانات.

على سبيل المثال ، قد يتم تضمين عناصر البيانات مثل اسم العميل ، ورقم الفاتورة ، والسعر ، وما إلى ذلك ، في ملفات المعاملات الخاصة بطلب معالجة أوامر المبيعات ، بالإضافة إلى تطبيق الذمم المدينة. هذا يسبب التكرار في البيانات.

ينتج تكرار البيانات عن الاستخدام غير الفعال لوسائط التخزين. كما يؤثر أيضًا على جودة البيانات نظرًا لأن تحديث عنصر بيانات معين قد لا يحدث في جميع الملفات التي يتم تخزين عنصر البيانات فيها.

نهج قاعدة البيانات:

النهج الحديث لتصميم البيانات هو نهج قاعدة البيانات. يعتمد هذا الأسلوب على الافتراضات التي تتطلب العديد من التطبيقات مجموعات البيانات التي تحتوي على الكثير من القواسم المشتركة. ولذلك ، من الأفضل وجود مستودع مشترك للبيانات يفي بمتطلبات البيانات لكل تطبيق في نظام المعلومات.

ويسمى المستودع العام قاعدة البيانات ويتم إدارته بواسطة نظام إدارة يسمى نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS). نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) هو برنامج مصمم خصيصًا لإدارة البيانات في قواعد البيانات وفقًا لطلبات البرامج التطبيقية ، بالإضافة إلى تلك التي تأتي مباشرةً من المستخدمين. يتم عرض التصميم النظري لبيئة قاعدة البيانات بمساعدة الشكل 8.5.

يهتم نهج قاعدة البيانات بمشاكل نهج التطبيقات. يضمن استقلالية البيانات حيث يعتني نظام إدارة قواعد البيانات بتدفق البيانات من قاعدة البيانات إلى برامج التطبيقات. لا يحتاج تطبيق المستخدم إلى إزعاج حول موقع البيانات في قاعدة البيانات. يتم الاحتفاظ بقاموس البيانات ويمكن استدعاء البيانات باستخدام الكلمات المحددة في قاموس البيانات.

كما يقلل منهج قاعدة البيانات من حجم برامج التطبيقات وتعقيدها لأن النوع المعتاد لعمليات معالجة البيانات مثل الفرز يتم بواسطة نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS). يستخدم نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) أيضًا لتلبية احتياجات طلب البحث المخصص. يستخدم DBMS لغة الاستعلام الهيكلية (SQL) كلغة للتواصل بين المستخدم وقاعدة البيانات.

اللغة بسيطة جدا وقريبة جدا من اللغة الإنجليزية. هذا يضمن أن المستخدم يمكن الحصول على المعلومات من قاعدة البيانات عند الاقتضاء. إن مقدار التدريب الذي يتطلبه المديرون لتقديم طلبات البحث المخصصة هو الحد الأدنى ، ويمكن أن توفر ساعات قليلة من التدريب المهارات الأولية لاستخدام اللغة. ربما ، أهم ميزة من نهج قاعدة البيانات هو الحد من التكرار في قواعد البيانات.

هناك العديد من النماذج التي تستخدم عادة في تصميم قواعد البيانات. ومع ذلك ، فإن النهج الحديث هو اتباع نموذج ER لتصميم قاعدة البيانات. هذا النهج هو نهج من أعلى لأسفل ، وتصبح مخططات ER التي تم رسمها مسبقًا في وحدة Enterprise نقطة البداية.

لكل كيان وعلاقة ، يتم التعرف على السمات وتوثيقها في مخططات ER الممتدة (مخططات EER). في نظام المعلومات المحاسبية ، يمكن سحب EER لكل كيان (معاملة وحساب) وتظهر العلاقة (الأثر) لحسابات المعاملة في مخطط ER. على سبيل المثال ، بالنسبة لمعاملة المبيعات ، يمكن تحديد سمات وتوثيقها كما هو موضح في الشكل 8.6.

تصبح هذه السمات عناصر البيانات (الحقول) في سجل في ملف البيانات لكل كيان (في هذه الحالة ملف معاملة المبيعات). وبالمثل ، بالنسبة للكيانات والعلاقات الأخرى ، يتم رسم مخططات بيانية طويلة المدى (EER).

بمجرد تحديد هذه السمات ، من المحتمل أن تكون بعض السمات شائعة في مخططات EER المختلفة. لتجنب الازدواجية في هذه السمات المشتركة ، يتم إجراء تطبيع للبيانات.

3. وحدة الواجهة:

تحدد وحدة واجهة المستخدم مصادر عناصر البيانات وتنسيقات الإدخال / الإخراج وشاشات الحوار التي يجب استخدامها في النظام. كما يحدد أيضًا تنسيقات التقارير والشاشات للتنقل من جزء واحد من أنظمة المعلومات إلى الآخر.

بمعنى آخر ، تختص الوحدة بتعريف الواجهة بين المستخدم والجهاز. ازدادت أهمية وحدة الواجهة بسبب زيادة التواصل بين المستخدم ونظم المعلومات.

أصبحت كل من إدخال البيانات واستعلام البيانات تفاعلية. في العديد من الحالات ، يتم استبعاد نماذج الإدخال من العملية ويتم إدخال البيانات مباشرة. تجعل المتطلبات المتغيرة لاستعلام البيانات العديد من نماذج التقارير أكثر صرامة. توفر شاشات التقارير التفاعلية مرونة أكبر في استعلامات البيانات وتسمح بتنسيقات التقارير المعرفة بواسطة المستخدم للعرض والطباعة.

شاشات الإدخال:

يتم تعريف شاشات الإدخال في ضوء العملية الطبيعية لنشاط الأعمال. لذلك ، تعتمد بشكل أساسي على النماذج المستخدمة لتسجيل البيانات يدويًا عند استلامها من قبل المؤسسة. قد تتضمن هذه النماذج ، في نظام المعلومات المحاسبية ، فاتورة ، أمر شراء ، أمر مبيعات ، قسيمة مصروفات ، إلخ.

وبالتالي ، في وحدة الواجهة ، يتم أيضًا مراجعة النماذج ؛ يتم تعريف شاشات إعادة تصميم ومدخلات في ضوء النماذج المستخدمة من قبل المؤسسة. في نظام المعلومات المحاسبية ، يحتاج المرء إلى أن يكون أكثر حذراً فيما يتعلق بتصميم الشاشة.

قد يؤدي التحسين الطفيف في شاشة الإدخال الذي يحفظ إدخال البيانات إلى توفير كبير لأن عدد مرات استخدام شاشة إدخال البيانات كبير جدًا. قد يتم مراعاة العوامل التالية أثناء تصميم شاشة الإدخال:

(أ) التطابق مع النماذج:

يجب أن يتطابق تنسيق شاشة الإدخال مع نماذج الإدخال. في بعض الأحيان ، يدفع اعتماد نفس التنسيق المستخدم في نموذج الإدخال. إلى الحد الممكن ، قد يتطابق لون خلفية الشاشة مع لون نموذج الإدخال.

(ب) التفاعلية:

يجب أن تكون شاشة الإدخال تفاعلية. يجب أن يشير إلى وجود أخطاء في إدخال البيانات في وقت إدخال وتصاريح التصريح. يجب أن يكون لكل بند من بنود البيانات شرط للتحقق من صحة البيانات وأن أي انتهاك لشرط التحقق من صحة البيانات يجب أن يتم إبرازه تلقائيًا في وقت إدخال البيانات.

على سبيل المثال ، يجب أن تشير شاشة إدخال البيانات لإدخال الفاتورة إلى وجود خطأ في إدخال التاريخ إذا كان التاريخ غير صالح. قد يكون التاريخ غير صالح لأنه خارج فترة المحاسبة أو الشهر المدخل أكبر من اثني عشر.

(ج) الاتساق:

يجب أن تكون شاشات الإدخال متسقة في تعريف المصطلحات والمواقع لأنواع معينة من عناصر البيانات. يساعد في تقليل وقت التدريب لأنه يحسن الألفة. على سبيل المثال ، قد يتم دائمًا وضع تاريخ المعاملة في الزاوية اليمنى من كل مستند المعاملة.

(د) البساطة:

واحدة من الميزات الأساسية لشاشة إدخال جيدة هي البساطة. هناك عدد كبير جدًا من الأقسام المميزة ، أو الوامضة للقيم أو السمات ، أو وضع عدد كبير جدًا من المربعات ، وتأكيد التسطير فقط يضيف إلى التعقيد والارتباك. في بعض الأحيان ، يتم استخدام أصوات تنبيه للإشارة إلى أخطاء إدخال البيانات. يجب أن يكون هناك استخدام حكيم لمثل هذه الأصوات ، وبشكل عام ، يجب تجنبها.

(هـ) المرونة:

يجب أن تكون شاشة الإدخال قابلة للتعديل. وينبغي أن تسمح للمستخدمين بإجراء تعديلات من حيث إضافة أو حذف أو نقل بند البيانات. يجب أن يكون إجراء التعديل بسيطًا. في هذه الأيام ، توفر "مولدات الشاشة" المتوفرة من العديد من الشركات المصنّعة للبرامج الميزات مثل السحب والإصلاح / إسقاط أي عنصر بيانات من الشاشة باستخدام جهاز تأشير عادي مثل الماوس.

(و) صنعت حسب الطلب:

يجب أن تكون الشاشات مخصصة لكل فئة من فئات المستخدمين. وهذا من شأنه أن يقلل من إجراءات البدء والدخول الطويلة بشكل غير ملائم.

شاشات التقارير:

قد يتم إعداد التقارير لمزيد من التحليل من قبل بعض برامج الكمبيوتر الأخرى أو من قبل المستخدم نفسه. يتم حفظ البيانات الموجهة للمعالجة بواسطة برامج الكمبيوتر ، مثل جداول البيانات ، الحزم الإحصائية ، معالجات النصوص ، في ملفات البيانات.

من الأفضل وضعها في تنسيق بيانات قياسي بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة. عادة ما يتم الاحتفاظ بالتقارير المخصصة للمستخدمين في شكل نص وجداول ورسوم بيانية. وينبغي بذل الجهود لضمان إصدار التقارير وإبلاغها في الوقت المناسب وبدقة ووضوح وبتكلفة منخفضة.

شاشات الحوار:

شاشات الحوار هي تلك المستخدمة لتحديد المهام وتنفيذها في نظام المعلومات. وهي تحدد ما يمكن عمله بمساعدة نظام المعلومات ، وكيفية التنقل من مهمة / إجراء إلى آخر ، وكيفية تنفيذ مهام مختلفة تسمح بها أنظمة المعلومات.

يجب أن تكون هذه الشاشات بسيطة ولا لبس فيها. يمكن إدخال البساطة عن طريق توفير واجهة المستخدم الرسومية (GUI) ولها عدد محدود من عناصر القائمة في شاشة واحدة. يجب أن تكون إجراءات التنقل من قائمة إلى أخرى بسيطة ، في التسلسل الصحيح وسهلة المتابعة. يجب أن يشير أيضًا إلى الخطأ في ممارسة الخيارات وأن يكون موجهًا لتصحيح الإجراء.

أدوات CASE لتصميم الشاشة:

تتوفر مجموعة متنوعة من أدوات CASE لتصميم النماذج والشاشات والتقارير. تتميز هذه الأدوات بميزة تصميم بيئة مرنة وسهلة الفهم حتى بالنسبة للمستخدم الجديد.

بما أن هذه الأدوات لديها مرافق نماذج شاشة ، فمن الممكن أن يكون هناك مشاركة أكبر للمستخدمين في عملية تصميم الشاشة. وبطبيعة الحال ، تسمح هذه الأدوات بإجراء تغييرات سريعة وتحسين إنتاجية المبرمجين عن طريق إنشاء رموز للتنفيذ النهائي. هذا يؤدي إلى انخفاض وقت التطوير.

بمجرد أن تصبح النماذج وشاشات الإدخال / الإخراج وشاشات الحوار جاهزة ، يجب اختبارها وتعديلها وفقًا لذلك. يمكن تعديل النماذج والشاشات المصممة باستخدام أدوات CASE بسهولة. ولذلك ، يجب بذل الجهود لتحسين قبول النظام عن طريق الاختبار والتحوير المناسبين للنماذج والشاشات.

4. وحدة التطبيقات:

توسع هذه الوحدة الأنظمة الفرعية المحددة بالفعل في وحدة المشروع. لكل نظام فرعي محدد في مخطط الهيكل ، يتم تعريف إجراءات المعالجة التفصيلية في هذه الوحدة.

وبعبارة أخرى ، فإن وحدة التطبيق تعنى أساسًا بالعمليات التي ينطوي عليها تحويل بيانات الإدخال إلى قيم تشكل جزءًا من التقارير كما هو محدد في وحدة الواجهة. وتجدر الإشارة إلى أنه يجب تحديد تلك العمليات فقط

(أ) تغيير القيم في قواعد البيانات ، أو

(ب) ليست أجزاء من قاعدة البيانات ولكنها مطلوبة في التقارير المحددة في وحدة الواجهة البينية.

يمكن الوصول إلى القيم الموجودة بالفعل في قاعدة البيانات باستخدام لغة استعلام DBMS وفقًا لمتطلبات المستخدمين دون تطوير برامج لهذا الغرض. وبالتالي ، يتم تقليل مهمة وحدة التطبيق من خلال العمل الذي تم تنفيذه بالفعل في تصميم قاعدة البيانات وتصميم الشاشة.

مخطط تدفق البيانات:

دور المدير في هذه الوحدة هو أساسا تحديد إجراءات المعالجة الأساسية. يتم تعريف الخوارزميات المفصلة بشكل عام وتوثيقها من قبل متخصصي نظم المعلومات ، بالطبع ، بمساعدة نشطة من المدير.

الأداة المستخدمة للتعبير عن العمليات التي يتعين القيام بها لتحويل البيانات المدخلة إلى المخرجات هي مخطط تدفق البيانات (DFD). يصف تدفق البيانات. وهو يحدد ما يجب القيام به ويتجاهل كيفية القيام به أو كيف يتم القيام به في وقت سابق. هذا النهج يسمح بالتغييرات في النظام ويمكن إزالة نقاط الضعف في النظام الحالي بعد هذا النهج.

رموز DFD:

هناك أربعة رموز أساسية تستخدم في DFDs. هم انهم:

(ط) المنهي:

Terminator هو مصدر خارجي لتدفق البيانات أو مصدر البيانات الخارجي. وهي كيان خارجي أو عنصر خارجي مثل العميل ، والبائع ، والمساهمين ، وما إلى ذلك. بما أن المُنشِئات هي كيانات خارجية ، يتم استبعاد الاتصال بين المُنذِّرين من النظام. يرمز الفاصل بواسطة مستطيل (بشكل عام ، مظلل) ويتم وضع الملصق في المستطيل.

(2) تدفق البيانات:

ينطوي تدفق البيانات على سلسلة من عناصر البيانات المتعلقة بالحدث الذي يبدأ بواسطة أداة الإنهاء. يرمز له بسهم في DFD ويشار اتجاه التدفق حسب اتجاه السهم. يتم تصنيف الأسهم بشكل عام ما لم يتم توجيهها إلى أو من ملفات البيانات. وكما أشير من قبل ، فإن تدفق البيانات بين اثنين من عوامل الإنهاء غير مدرج في DFD ، وبالتالي ، لا يمكن أن تتدفق البيانات مباشرة بين اثنين من terminators.

(ثالثا) العملية:

عملية تحويل البيانات الواردة لإعادة التوجيه إلى مخزن البيانات أو فاصل. يرمز لها مستطيل مع زوايا دائرية أو دائرة. هو المسمى مع الفعل ، بالطبع.

(4) مخزن البيانات:

الملفات هي مخازن البيانات في نظم المعلومات ويتم تمثيلها في DFDs في شكل مستطيلات مفتوحة. بشكل عام ، تتوافق مع الجداول في قواعد البيانات. ويرد في الشكل 8.7 عرض جزئي لمخطط تدفق البيانات الخاص بمعالجة أوامر المبيعات.

وتجدر الإشارة إلى أن بعض الرموز التكميلية والتغيرات الطفيفة في الرموز التي تمثل مكونات مختلفة من DFD هي أيضا قيد الاستخدام. الرموز المذكورة أعلاه هي الأكثر استخدامًا وهي وفقًا للاتفاقية الجرافيكية التي اقترحها Gane و Sarson.

كثير من الوقت ، يجد مدير الرسم DFD تجربة صعبة للغاية ومحبط. في كل مرة يرسم فيها أحد DFD ، يجد المرء أنه يتجاهل جانب واحد أو آخر من جوانب تدفق البيانات. لحسن الحظ ، فإن أدوات CASE المتوفرة لديها مرافق لإنشاء وتعديل DFDs. ومع ذلك ، ينصح المبتدئين باتباع الخطوات التالية للتغلب على هذه المشكلة:

(أ) تحديد جميع تدفقات بيانات المدخلات وتدفق بيانات المخرجات بشكل منفصل مع الأجهزة الطرفية ، ووضع تدفقات بيانات المدخلات على الجانب الأيسر وتدفق بيانات المخرجات على اليمين.

(ب) قم بتسمية المصطلحات باستخدام اسم تدفق البيانات أو أسماء الصفة.

(ج) تحديد العمليات إلى الأمام من تدفق بيانات المدخلات وخلفه من تدفق بيانات المخرجات حتى يجتمع في الوسط.

(د) قم بتسمية العمليات باستخدام أسماء فعل.

يجب أن يكون المدير على استعداد لإعادة رسم DFD لأن الكثير من الوقت ، تصبح تدفقات البيانات واضحة للمدير فقط بعد سحب DFD. تعد مشاركة المستخدمين في هذه المرحلة مفيدة للغاية ليس فقط في تقليل الجهد من جانب المدير ولكن أيضًا في تحسين DFD.

اختبار DFD:

من المقترح أن يتم اختبار DFD بشكل شامل قبل أن يتم الانتهاء منه. فيما يلي بعض الأخطاء الشائعة في تصميم DFD:

ا. قد يكون اسم العلامة اسم الشخص أو المؤسسة بدلاً من الفئة. على سبيل المثال ، قد يتم تصنيف أداة الإنهاء على أنها M / s. BR المحدودة بدلا من البائع الوحيد. يمكن أن يكون خطأ آخر هو أن يتم وضع الناقل كفاصل بدلاً من الكيان الخارجي المرتبط مباشرة بتدفق البيانات.

ب. قد تتدفق البيانات مباشرة من فاصل واحد إلى آخر فاصل.

ج. لا يمكن الإشارة إلى تدفق البيانات إلى أو من عملية.

د. تتم الإشارة إلى تدفق البيانات من الفاصل إلى مخزن البيانات (ملف) أو من ملف إلى فاصل ، أو بين ملفين دون معالجة.

ه. يتم تصنيف العمليات كأشياء ، مثل الفاتورة أو اسم مثل كاتب الحجز.

بعد رسم DFDs لكل نظام فرعي ، قد يتم تحديد تفاصيل المعالجة المستقبلية ووصفها باللغة الإنجليزية المنظمة (psedo-codes). يتم استخدام رموز psedo هذه لاحقًا لترميز التطبيقات. يقتصر دور المدير في هذه العملية فقط على مساعدة أنظمة المعلومات المهنية في تحديد وفهم الخوارزميات المتضمنة في المعالجة.

5. وحدة التنفيذ:

تهتم هذه الوحدة بشكل أساسي باختبار النظام وتدريب المستخدمين وتركيب النظام.

اختبار النظام:

يتم اختبار وحدات مختلفة في مراحل مختلفة من عملية التطوير. القاعدة الذهبية التي يجب مراعاتها أثناء الاختبار هي أن الاختبار يجب أن يتم بهدف تحديد الطرق التي من المحتمل أن يفشل فيها النظام. لا ينبغي أن يكون الهدف هو إثبات أن النظام سيعمل حسب مواصفات التصميم. اختبار النظام هو عملية البحث عن إجابات على سؤالين أساسيين:

1. ما إذا كان نظام المعلومات يخدم احتياجات المعلومات للمشروع؟ ويطلق على المختصين في نظام المعلومات عملية البحث عن الإجابة على هذا السؤال كعملية التحقق من صحة النظام.

2. هل يعمل نظام المعلومات بشكل صحيح؟ تسعى عملية التحقق إلى الإجابة على هذا السؤال.

بما أن طبيعة ودرجة خطورة الأخطاء تختلف في المراحل المختلفة من تطوير النظام ، تدار اختبارات مختلفة في وحدات مختلفة وفي النظام ككل.

اختبار الوحدة:

قد تسمى الاختبارات المستخدمة على مستوى الوحدة النمطية اختبارات الوحدة. يتم تنفيذ هذه الاختبارات للكشف عن الأخطاء في الواجهات وقواعد البيانات والعمليات الحسابية ومنطق التحكم. يتم تنفيذها عن طريق تشغيل وحدة من نظام المعلومات على بيانات الاختبار المصممة خصيصا لاختبار ما إذا كان النظام:

ا. يقبل نوع البيانات غير الصحيح (على سبيل المثال ، يقبل قيمة رقمية للاسم) ؛

ب. يقبل خارج نطاق البيانات الصحيحة (على سبيل المثال يقبل التاريخ بشهر أكبر من 12) ؛

ج. يسبّب القفز غير الصحيح من إجراء إلى إجراء آخر.

اختبار النظام:

بما أن اختبارات الوحدة تجري بشكل منعزل ، فمن الضروري إجراء اختبارات الدمج للتحقق مما إذا كانت هذه الوحدات تعمل بشكل صحيح كمجموعة أم لا. نظرًا لتنوع طبيعة الأخطاء ، يجب اتباع استراتيجيات اختبار مختلفة للتحقق من الصلاحية والتحقق من النظام. Fertucksuggests ثلاث استراتيجيات لاختبار نظام المعلومات:

(أ) اختبار مربع واضح:

في هذه الاستراتيجية ، تم تصميم الاختبارات لتحديد ما إذا كانت الإجراءات المتبعة للمعالجة تتطابق مع متطلبات التطبيق. ويمكن تحقيق ذلك بمساعدة مراجعة من قبل زملاء محترفين في نظام المعلومات لم يكونوا مرتبطين بشكل مباشر في مرحلة التطوير.

بدلاً من ذلك ، يمكن استخدام طريقة تجول منظم. في هذه الطريقة ، تقوم مجموعة من الأشخاص بمراجعة الإجراءات ، أولاً إلقاء نظرة على الأجزاء المعرضة للخطأ وتحديد التصحيحات التي يلزم إجراؤها. ثم يقوم أعضاء المجموعة بتقييم المخرجات التي سيقدمها النظام لنوع معين من المدخلات واختبار ما إذا كان خرج النظام صحيحًا أم لا.

(ب) اختبار الصندوق الأسود:

في هذه الاستراتيجية ، يتم اختبار النظام على البيانات أو البيانات غير الصحيحة التي قد تسبب خطأ في عمل النظام. يتم فحص الإخراج لتحديد ما إذا كان قد حدث أي خطأ. على سبيل المثال ، قد تحتوي البيانات على قيمة سالبة للكمية المطلوبة أو قيمة كسرية للمتغير الذي يمكن أن يأخذ القيمة الكاملة فقط.

(ج) اختبار إختبار الصندوق:

تفترض هذه الاستراتيجية أنه من غير الممكن مطلقًا تقديم نظام معلومات خاليًا من الأخطاء تمامًا. وبالتالي ، بعد كل الاختبارات والتعديلات ، من الضروري تقدير عدد الأخطاء المتبقية في النظام. لتقدير هذا العدد ، قد يتم إدخال بعض الأخطاء عن عمد في النظام. ثم يتم إجراء الاختبارات مرة أخرى للكشف عن الأخطاء.

يتم أخذ نسبة الأخطاء التي تم اكتشافها كتقدير لنسبة الأخطاء الحقيقية التي تم اكتشافها أثناء الاختبارات السابقة. وبالتالي ، إذا تم اكتشاف 90٪ من الأخطاء التي تم إدخالها أثناء اختبار مربع التأشير ، في حين تم اكتشاف ما مجموعه 450 خطأ في الأصل أثناء اختبار الصندوق الواضح واختبار الصندوق الأسود ، فهذا يعني أن 50 خطأً حقيقياً ما زالت غير مكتشفة في النظام.

التركيب:

التثبيت هو عملية استبدال النظام القديم بنظام جديد. على نطاق واسع ، هناك أربعة أساليب للتثبيت. يتم إجراء التثبيت "البارد" عند إيقاف النظام القديم فورًا واستبداله بنظام جديد.

هذا التثبيت لديه ميزة التكيف النفسي أسرع مع حقيقة أن النظام الجديد هو لاستخدامها. ومع ذلك ، قد لا يكون مثل هذا النهج مناسبًا إذا كانت البيانات القديمة من النظام السابق ذات قيمة أو أن النظام الجديد لديه بعض المشاكل. لتثبيت أنظمة المعلومات المحاسبية ، لم يتم العثور على هذا النهج مقبولاً. النهج البديلة تشمل:

(أ) التركيب التجريبي:

قد يتم تثبيت نظام للاستخدام فقط بواسطة مجموعة مستخدمين تمثيلية محددة تقوم باختبار النظام من خلال استخدامه بالفعل. يستمر المستخدمون الآخرون في استخدام النظام القديم. عندما يتم الاعتناء بالمشاكل الموجودة في النظام ، يبدأ المستخدمون الآخرون أيضًا في استخدام النظام. كما أن هذا النهج لا يحظى بشعبية كبيرة لأنظمة المعلومات المحاسبية لأنه يجب تحديث قاعدة بيانات المحاسبة بأكملها قبل أن يتمكن المستخدمون من استخدامها.

تتجاوز متطلبات معلومات المستخدم حدود القسم والأقسام في المخطط الهيكلي. However, this approach may be used for complete accounting entities such as branch, regional office, etc. Thus, an accounting information system may be used by selected branches. Once they are found to be error free, they may be used by other branches as well.

(b) Phase-in installation:

Under this approach, the installation takes place in stages. These stages are independent components of the information system. So, the revenue life cycle of an accounting information system may be first installed and other life cycles may follow one after the other. This approach helps in focusing on a selected part of the system. It helps in improving the acceptability of the system among users because it enables the user to cope up with change easily.

(c) Parallel installation:

The parallel installation means running both the old and the new system simultaneously for a certain period until the utility of the new system is proved. This method is most popular for accounting information system because this is the safest of all other methods. The only difficulty, here, is the cost of parallel run and the tendency to extend the period of parallel run by those who resist change.

Post Implementation Review:

Each system must be reviewed after implementation is complete. Such a review not only helps in identifying the weaknesses of the system but also prepares an agenda for modification for future. It is, in fact, a learning process. System audit can also be conducted to examine how successful the system is, in terms of cost, delivery schedule, completeness and quality.