عملية الاتصال داخل منظمة الأعمال

تتضمن عملية الاتصال المرسل ، إرسال رسالة عبر قناة محددة وجهاز الاستقبال. على الرغم من أن عملية الاتصال أكثر من مجموع هذه العناصر ، إلا أن فهمها يمكن أن يساعد في تفسير ما يحدث عندما يحاول شخص ما التعبير عن فكرة للآخرين.

1. المرسل:

تبدأ عملية التواصل مع المرسل ، الشخص الذي ينقل رسالة. يقوم مدير الفروع بتوضيح خطوط الإنتاج الجديدة لقوة المبيعات ، وهو مبرمج كمبيوتر يشرح برنامجًا جديدًا لزميل العمل ، والمحاسب الذي يقدم تقريرًا ماليًا لرئيسه ، وجميعهم مرسلون للتواصل.

2. الرسالة:

والرسالة هي أي إشارة تثير استجابة جهاز الاستقبال. الرسائل يمكن أن تكون شفهية (مكتوبة أو منطوقة) أو غير لفظية (مثل المظهر ، لغة الجسد ، الصمت ، الأصوات ، التثاؤب ، التنهدات ، إلخ.)

3. ترميز:

يجب على المرسل اختيار كلمات معينة أو طرق غير لفظية لإرسال رسالة دولية. هذا النشاط يسمى الترميز. أثناء ترميز رسالة ، يحتاج المرء إلى النظر في المحتويات التي يجب تضمينها ، وكيف سيفسرها المتلقي وكيف يمكن أن تؤثر على علاقة المرء.

ستكون رسالة "شاكرة" بسيطة سهلة نسبيًا. في المقابل ، لإبلاغ 200 موظف من الأخبار السيئة حول خفض الرواتب أو المزايدة على خطط هندسية لبناء روبية. يتطلب بناء 50 كرور صناعيًا رسائل أكثر تعقيدًا وخططًا بعناية.

4. القناة:

كيف سترسل رسالتك؟

هل يجب إرسالها عبر نظام معالجة الكلمات الإلكتروني ليتم قراءتها على شاشة جهاز الاستقبال أو من خلال الكلمة المطبوعة أو من خلال الرمز البياني على الورق ، أو عبر وسيلة الصوت؟

باختصار ، هل يجب أن يكتب المرء أو يتكلم؟

يتأثر اختيار القناة أو الوسط (المكتوب أو الشفوي) بالعلاقات المتبادلة بين المرسل والمتلقي. كما يعتمد على مدى إلحاح الرسالة المرسلة. إلى جانب ذلك ، قد ينظر المرء في عوامل مثل الأهمية وعدد المستقبلين والتكاليف وكمية المعلومات.

بشكل عام ، لوحظ أنه إذا كانت الرسالة تتطلب إجابة فورية ، فقد تكون القناة الشفوية هي الخيار الأفضل. ولكن إذا كانت الرسالة تحتوي على تفاصيل وأرقام معقدة أو إذا كان موضوعها يتطلب تقديم الملفات للرجوع إليها في المستقبل ، فيجب تقديم خطاب مكتوب. وعلاوة على ذلك ، يؤثر ما إذا كان مستقبِل رسالتك داخل مؤسستك أو خارجها يؤثر على اختيارك للوسيط.

بالنسبة للتواصل الداخلي ، قد تكون الوسائط المكتوبة عبارة عن مذكرات أو تقارير أو نشرات أو توصيفات الوظائف أو الملصقات أو أدلة الموظفين أو حتى لوحات النشرات الإلكترونية. قد يكون الاتصال الشفوي عبارة عن تقارير اجتماعات الموظفين ، والمناقشات وجهًا لوجه ، والخطابات ، والأشرطة الصوتية ، والدردشة الهاتفية ، والمؤتمرات الهاتفية أو حتى أشرطة الفيديو. قناة أخرى شفوية ، على الرغم من أنها غير مخططة من قبل المرسل ، هي "الكرمة" التي تسافر عبرها الأخبار والشائعات بسرعة.

قد تكون وسائل الاتصال المكتوبة الخارجية حروفًا وتقارير ومقترحات وبرقيات وفاكسات ورسائل إلكترونية وتلكسات وبطاقات بريدية وعقود وإعلانات وكتيبات وكتالوجات وإصدارات إخبارية وما إلى ذلك. يمكنك الاتصال شفهًا وجهاً لوجه أو عبر الهاتف أو عن طريق الخطب في سولو أو في حالات لوحة شخصيا قبل المجموعات أو عبر المؤتمرات عن بعد أو مؤتمرات الفيديو أو التلفزيون.

5. استقبال:

المتلقي هو أي شخص يلاحظ ويعلق بعض المعنى للرسالة. في أفضل الأحوال ، تصل الرسالة إلى جهاز الاستقبال المقصود دون أي مشاكل. في عالم الأعمال المربك وغير الكامل ، يمكن أن تحدث عدة مشاكل. قد لا تصل الرسالة أبدًا إلى جهاز الاستقبال.

قد يتم إرسالها ولكن مدفونة تحت جبل من الملفات على مكتب المتلقي. إذا كانت الرسالة شفهية ، فقد ينسىها المستمع. والأسوأ من ذلك ، قد يتم اعتراض رسالة موجهة إلى جهاز استقبال واحد من قبل شخص آخر أو قد يأخذ زميلك نكتة ودية بطريقة هجومية. وبالمثل ، يمكن اعتبار اقتراح رئيسك بمثابة أمر من قبلك ، على سبيل المثال ، قد يرى المنافس نسخة من مراسلاتك إلى أحد العملاء.

6. فك:

حتى إذا كانت الرسالة تصل إلى المستلم المقصود ، فلا يوجد أي ضمان بأنه سيتم فهمها على أنها المرسل المقصود أن تكون. لا يزال يجب على المستعرض فك تشفيره بإرفاق معنى للكلمات أو الرموز. تجدر الإشارة إلى أن فك التشفير ليست دقيقة دائما. ذلك يعتمد على التجارب الفردية.

المشكلة هي أننا جميعًا لا نملك تجارب مماثلة مع الموضوع أو الرموز التي اختارها المرسل. حتى داخل الهند ، تختلف المواقف والقدرات والآراء ومهارات الاتصال والعادات الثقافية. وإذا كان التواصل بين شعوب دولتين مختلفتين ، مثل الهند واليابان ، تزداد المشاكل. هناك فرص أكبر من سوء التفسير ؛ قد تتدخل التحيزات الشخصية ، حيث يحاول كل مستلم إدراك المعنى المقصود لفكرة المرسل في آلية المستقبل الخاصة به.

7. ردود الفعل:

في النهاية ، يتفاعل المستلم أو يستجيب للرسالة المرسلة من قبل المرسل. يمكن أن تستند الاستجابة إلى تفسير واضح للرموز المرسلة أو يمكن أن تستند إلى سوء الفهم أو سوء تفسير الرموز المرسلة. أيا كانت استجابة المتلقي إلى المرسل ، فإنه يطلق عليه ردود الفعل. بعض ردود الفعل هي الابتسامات غير اللفظية ، والتنهدات ، وإيماءات وهلم جرا.

أحيانًا يكون ذلك شفهيًا ، عندما تتفاعل مع أفكار زميل ما مع أسئلة أو تعليقات. يمكن أيضًا كتابة التعليقات ، عند الرد على مذكرة زميل العمل. في كثير من الحالات ، لا يمكن لأي رسالة أن تكون ردود فعل.

يمكن أن يؤدي عدم الرد على رسالة أو إعادة مكالمة هاتفية إلى معرفة كيف يشعر الشخص غير الاتصالي بشأن المرسل. تعتبر التعليقات عنصرًا مهمًا في عملية الاتصال ، نظرًا لأن نجاح أو فشل الاتصال يتم تحديده في النهاية من خلال التعليقات التي نحصل عليها.