مراقبة الميزانية: المعنى ، الأهداف والأساسيات

مراقبة الميزانية في المنظمة: المعنى ، التعريف ، الأهداف ، الأساسيات وتفاصيل أخرى!

المعنى:

مراقبة الميزانية هي عملية تحديد مختلف النتائج الفعلية مع الأرقام المدرجة في الميزانية للمؤسسة للفترة المقبلة والمعايير المحددة ثم مقارنة الأرقام المدرجة في الميزانية بالأداء الفعلي لحساب الفروق ، إن وجدت. بادئ ذي بدء ، يتم إعداد الميزانيات ومن ثم يتم تسجيل النتائج الفعلية.

وستتيح المقارنة بين الأرقام المدرجة في الميزانية والفعلية للإدارة معرفة الاختلافات واتخاذ التدابير العلاجية في الوقت المناسب. مراقبة الميزانية هي عملية مستمرة تساعد في التخطيط والتنسيق. يوفر طريقة للتحكم أيضا. الميزانية هي وسيلة ومراقبة الميزانية هي النتيجة النهائية.

تعريفات:

"وفقا لبراون وهوارد ، فإن" الرقابة على الميزانية هي نظام للتحكم في التكاليف يشمل إعداد الميزانيات وتنسيق الإدارات وتحديد المسؤوليات ومقارنة الأداء الفعلي مع الميزانية والاعتماد على النتائج لتحقيق أقصى قدر من الربحية ". ويلدون يميز الرقابة على الميزانية كما تخطط مسبقا لمختلف وظائف الأعمال التجارية بحيث يتم التحكم في الأعمال ككل.

يعرّفه J. Batty على أنه "نظام يستخدم الميزانيات كوسيلة للتخطيط والتحكم في جميع جوانب إنتاج و / أو بيع السلع والخدمات. ويروي ويلش التحكم في الميزانية مع عملية المراقبة اليومية. "ووفقا له ،" تنطوي مراقبة الميزانية على استخدام تقارير الميزانية والميزانية ، طوال الفترة لتنسيق وتقييم ومراقبة العمليات اليومية وفقا ل الأهداف المحددة في الميزانية. "

من التعريفات المذكورة أعلاه ، من الواضح أن التحكم في الميزانية يشمل ما يلي:

(أ) يتم تحديد الأشياء عن طريق إعداد الميزانيات.

(ب) ينقسم العمل إلى مراكز مسؤولية مختلفة لإعداد الميزانيات المختلفة.

(ج) يتم تسجيل الأرقام الفعلية.

(د) تتم مقارنة الأرقام المدرجة في الميزانية والأرقام الفعلية لدراسة أداء مراكز التكلفة المختلفة.

(هـ) إذا كان الأداء الفعلي أقل من المعايير المدرجة في الميزانية ، يتم اتخاذ إجراء تصحيحي على الفور.

أهداف مراقبة الميزانية:

مراقبة الميزانية أمر ضروري لتخطيط السياسات ومراقبتها. كما يعمل أداة للتنسيق.

تتمثل الأهداف الرئيسية للرقابة على الميزانية فيما يلي:

1. لضمان التخطيط للمستقبل من خلال وضع الميزانيات المختلفة ، من المتوقع أن تكون المتطلبات والأداء المتوقع للمؤسسة.

3. لتشغيل مختلف مراكز التكلفة والإدارات مع الكفاءة والاقتصاد.

4. القضاء على النفايات وزيادة الربحية.

5. لتوقع النفقات الرأسمالية للمستقبل.

6. لمركزية نظام التحكم.

7. تصحيح الانحرافات عن المعايير المعمول بها.

8. تثبيت مسؤولية مختلف الأفراد في المنظمة.

أساسيات مراقبة الميزانية:

هناك خطوات معينة ضرورية لنجاح نظام مراقبة الميزانية.

هذه هي كما يلي:

1. منظمة مراقبة الميزانية

2. مراكز الميزانية

3. الميزانية مامال

4. مسؤول الميزانية

5. لجنة الموازنة

6. فترة الميزانية

7. تحديد العامل الرئيسي.

1. منظمة مراقبة الميزانية:

تعد المنظمة المناسبة ضرورية لنجاح إعداد الميزانيات وصيانتها وإدارتها. يتم تشكيل لجنة الموازنة ، والتي تضم رؤساء الأقسام من مختلف الإدارات. يعهد جميع الرؤساء التنفيذيين بمسؤولية ضمان التنفيذ السليم لميزانيات الإدارات الخاصة بكل منهم.

الرئيس التنفيذي هو المسؤول العام عن نظام الميزانية. وهو يشكل لجنة ميزانية لإعداد الميزانيات الواقعية. موظف الميزانية هو الجهة التي تعقد اجتماعات لجنة الميزانية التي تنسق ميزانيات الإدارات المختلفة. يتحمل مديرو الإدارات المختلفة المسؤولية عن ميزانياتهم الإدارية.

2. مراكز الميزانية:

مركز الميزانية هو ذلك الجزء من المنظمة الذي يتم إعداد الميزانية له. قد يكون مركز الميزانية قسمًا أو قسمًا من قسم أو أي قسم آخر من القسم. إنشاء مراكز الميزانية أمر ضروري لتغطية جميع أجزاء المنظمة. مراكز الميزانية ضرورية أيضا لأغراض مراقبة التكاليف. يصبح أداء التقييم لأجزاء مختلفة من المنظمة سهلاً عند إنشاء مراكز مختلفة.

3. دليل الميزانية:

دليل الموازنة هو وثيقة تحدد واجبات ومسؤوليات العديد من المديرين التنفيذيين المعنيين بالميزانيات. ويحدد العلاقات بين مختلف الموظفين.

4. مسؤول الميزانية:

يعين الرئيس التنفيذي ، الذي هو في قمة المنظمة ، شخصًا مسؤولًا عن الميزانية. ويخوَّل الموظف المعني بالميزانية بتدقيق الميزانيات التي يعدها رؤساء وظائف مختلفون وإجراء تغييرات فيها ، إذا تطلب الأمر ذلك. يتم إبلاغ الأداء الفعلي للإدارات المختلفة إلى موظف الميزانية. ويحدد الانحرافات في الميزانيات والأداء الفعلي ويتخذ الخطوات اللازمة لتصحيح أوجه القصور ، إن وجدت.

يعمل كمنسق بين الأقسام المختلفة ويرصد المعلومات ذات الصلة. كما يعلم الإدارة العليا عن أداء مختلف الإدارات. سيكون موظف الميزانية قادراً على القيام بعمله بشكل جيد فقط إذا كان ملماً بعمل جميع الإدارات.

5. لجنة الموازنة:

في شواغل صغيرة النطاق ، يصبح المحاسب مسؤولاً عن إعداد وتنفيذ الميزانيات. في مخاوف واسعة النطاق يتم تشكيل لجنة تعرف باسم لجنة الميزانية. رؤساء جميع الإدارات الهامة أعضاء في هذه اللجنة. اللجنة مسؤولة عن إعداد وتنفيذ الميزانيات. قام أعضاء هذه اللجنة بطرح قضية دوائرهم ومساعدة اللجنة على اتخاذ قرارات جماعية إذا لزم الأمر. موظف الميزانية يعمل كمنظم لهذه اللجنة.

6. فترة الميزانية:

فترة الميزانية هي المدة الزمنية التي يتم فيها إعداد الميزانية واستخدامها. تعتمد فترة الميزانية على عدد من العوامل. قد تكون مختلفة للصناعات المختلفة أو قد تكون مختلفة في نفس المجال أو الأعمال.

تعتمد فترة الميزانية على الاعتبارات التالية:

(أ) نوع الميزانية ، أي ميزانية المبيعات ، ميزانية الإنتاج ، ميزانية شراء المواد الخام ، ميزانية الإنفاق الرأسمالي. قد تكون ميزانية المصروفات الرأسمالية لفترة أطول مثل الشراء من 3 إلى 5 سنوات ، وقد تكون ميزانيات البيع لسنة واحدة.

(ب) طبيعة الطلب على المنتجات.

(ج) توقيت توافر الأموال.

(د) الوضع الاقتصادي للبلد.

(هـ) طول الدورات التجارية.

تؤخذ جميع العوامل المذكورة أعلاه بعين الاعتبار أثناء تحديد فترة الميزانيات

7. تحديد العامل الرئيسي:

يتم إعداد الميزانيات لجميع المجالات الوظيفية. هذه الميزانيات مترابطة ومترابطة. إن التنسيق السليم بين الميزانيات المختلفة ضروري لجعل مراقبة الميزانية ناجحة. قد يكون للقيود المفروضة على بعض الميزانيات تأثير على الميزانيات الأخرى أيضًا. يُعرف العامل الذي يؤثر على جميع الميزانيات الأخرى بالعامل الرئيسي أو العامل الرئيسي.

قد يكون هناك قيود على كمية البضائع التي قد تبعث على القلق. في هذه الحالة ، ستكون المبيعات عاملاً رئيسياً وسيتم إعداد جميع الميزانيات الأخرى من خلال الإبقاء على كمية السلع التي يمكن للقلق أن يبيعها. قد يكون عرض المواد الخام محدودًا ، لذلك سيتم تقرير الإنتاج والمبيعات والميزانيات النقدية وفقًا لميزانية المواد الخام. وبالمثل ، قد تكون قدرة النبات عاملاً رئيسياً إذا كان توفير عوامل أخرى متاحًا بسهولة.

قد لا يبقى العامل الأساسي هو نفسه بالضرورة. قد يكون عرض المواد الخام محدودًا في وقت واحد ولكنه قد يكون متاحًا بسهولة في وقت آخر. يمكن زيادة المبيعات بإضافة المزيد من موظفي المبيعات ، إلخ. وبالمثل ، قد تتحسن عوامل أخرى أيضًا في أوقات مختلفة. العامل الرئيسي يسلط الضوء أيضا على القيود المفروضة على المؤسسة. وسيمكن هذا الإدارة من تحسين عمل تلك الإدارات حيث يوجد مجال للتحسين.

مزايا مراقبة الميزانية:

ويساعد نظام مراقبة الميزانية في تحديد أهداف المنظمة ككل ، وتُبذل الجهود المتضافرة لإنجازاتها. تمكن "الاقتصادات في المؤسسة.

بعض مزايا الرقابة على الميزانية هي:

1. تعظيم الأرباح:

تهدف مراقبة الميزانية إلى تعظيم أرباح المؤسسة. لتحقيق هذا الهدف ، يتم التخطيط السليم والتنسيق للوظائف المختلفة. هناك سيطرة مناسبة على مختلف النفقات الرأسمالية والإيرادات. يتم وضع الموارد إلى أفضل استخدام ممكن.

2. التنسيق:

يتم تنسيق عمل الإدارات والقطاعات المختلفة بشكل صحيح. ميزانيات مختلف الإدارات لها تأثير على بعضها البعض. إن التنسيق بين مختلف المدراء التنفيذيين والمرؤوسين ضروري لتحقيق أهداف مدرجة في الميزانية.

3. أهداف محددة:

يتم تحديد الخطط والسياسات والأهداف من قبل الإدارة العليا. يتم وضع جميع الجهود للوصول إلى الهدف المشترك للمنظمة. يتم إعطاء كل قسم هدفًا لتحقيقه. يتم توجيه الجهود نحو تحقيق بعض الأهداف المحددة. إذا لم يكن هناك هدف محدد ، فسوف تهدر الجهود في السعي لتحقيق أهداف مختلفة.

4. أداة لقياس الأداء:

من خلال توفير الأهداف للإدارات المختلفة ، توفر مراقبة الميزانية أداة لقياس الأداء الإداري. تتم مقارنة الأهداف المدرجة في الميزانية بالنتائج الفعلية ويتم تحديد الانحرافات. يتم الإبلاغ عن أداء كل قسم إلى الإدارة العليا. يتيح هذا النظام إدخال الإدارة عن طريق الاستثناء.

5. الاقتصاد:

سيكون تخطيط الإنفاق منهجيًا وسيكون هناك اقتصاد في الإنفاق. سيتم وضع الأموال للاستخدام الأمثل. سوف تمتد الفوائد المستمدة للقلق في النهاية إلى الصناعة ثم إلى الاقتصاد الوطني. سيتم استخدام الموارد الوطنية اقتصاديًا وسيتم التخلص من الهدر.

6. تحديد نقاط الضعف:

وستسمح الانحرافات في الأداء المدرج في الميزانية والأداء الفعلي بتحديد المواقع الضعيفة. تتركز الجهود على الجوانب التي يكون فيها الأداء أقل مما هو منصوص عليه.

7. العمل التصحيحي:

ستتمكن الإدارة من اتخاذ إجراءات تصحيحية كلما كان هناك اختلاف في الأداء. وسيتم الإبلاغ عن الانحرافات بانتظام حتى يتم اتخاذ الإجراء اللازم في أقرب وقت ممكن. في غياب نظام مراقبة الميزانية ، لا يمكن تحديد الانحرافات إلا في نهاية الفترة المالية.

8. الوعي:

يخلق الوعي بالميزانية بين الموظفين. من خلال تحديد الأهداف للموظفين ، فهم مدركون لمسؤوليتهم. الجميع يعرف ما الذي يتوقع أن يفعله وهو مستمر في عمله دون انقطاع.

9. يقلل من التكاليف:

في عصرنا هذا ، تلعب الرقابة على الموازنة العالمية التنافسية دوراً هاماً تلعبه. كل رجل أعمال يحاول خفض تكلفة الإنتاج لزيادة المبيعات. إنه يحاول الحصول على تلك المجموعات من المنتجات حيث تكون الربحية أكثر.

10. مقدمة في خطط الحوافز:

كما يسمح نظام مراقبة الميزانية بإدخال مخططات الحوافز الخاصة بالأجور. وستتيح المقارنة بين الأداء المدرج في الميزانية والأداء الفعلي استخدام هذه المخططات.

حدود مراقبة الميزانية:

على الرغم من العديد من النقاط الجيدة في مراقبة الميزانية ، هناك بعض القيود على هذا النظام.

تتم مناقشة بعض القيود على النحو التالي:

1. المستقبل غير المؤكد:

يتم إعداد الميزانيات للفترة المقبلة. على الرغم من أفضل التقديرات المقدمة للمستقبل ، قد لا تتحقق التنبؤات دائمًا. المستقبل دائمًا غير مؤكد وقد تتغير الحالة التي يفترض أن تسود في المستقبل. التغيير في الظروف المستقبلية يزعزع الميزانيات التي يتعين إعدادها على أساس افتراضات معينة. إن عدم اليقين في المستقبل يقلل من فائدة نظام مراقبة الميزانية.

2. مراجعة الميزانية المطلوبة:

إعداد ميزانيات قوس على افتراضات أن شروط معينة سوف تسود. بسبب عدم اليقين في المستقبل ، قد لا تسود الظروف المفترضة مما يستدعي مراجعة أهداف الميزانية. سيؤدي التنقيح المتكرر للأهداف إلى خفض قيمة الميزانيات وتنطوي المراجعات على نفقات ضخمة أيضًا.

3. تثبيط كفاءة الأشخاص:

تحت نظام مراقبة الميزانية يتم منح الأهداف لكل شخص في المنظمة. الاتجاه الشائع للناس هو تحقيق الأهداف فقط. قد يكون هناك بعض الأشخاص الأكفاء الذين يمكن أن يتجاوزوا الأهداف ولكنهم أيضًا سيشعرون بالرضا من خلال الوصول إلى الأهداف. لذلك قد تكون الميزانيات بمثابة قيود على المبادرات الإدارية.

4. مشكلة التنسيق:

يعتمد نجاح الرقابة على الموازنة على التنسيق بين الأقسام المختلفة. يؤثر أداء قسم واحد على نتائج الإدارات الأخرى. للتغلب على مشكلة التنسيق ، هناك حاجة إلى موظف الميزانية. لا يستطيع كل شاغل تعيين مسؤول ميزانية. يؤدي عدم التنسيق بين الأقسام المختلفة إلى ضعف الأداء.

5. الصراع بين مختلف الإدارات:

قد تؤدي الرقابة على الموازنة إلى حدوث تعارض بين الإدارات الوظيفية. كل رئيس قسم قلق لأهداف قسمه دون التفكير في هدف العمل. يحاول كل قسم الحصول على الحد الأقصى من تخصيص الأموال وهذا يثير نزاعًا بين الأقسام المختلفة.

6. يعتمد على دعم الإدارة العليا:

يعتمد نظام مراقبة الميزانية على دعم الإدارة العليا. يجب أن تكون الإدارة متحمسة لنجاح هذا النظام ويجب أن تقدم الدعم الكامل له. إذا كان هناك نقص في الدعم في أي وقت من الإدارة العليا ، فسينهار هذا النظام.