7 وظائف رئيسية من إدارة المكتب

تلقي هذه المقالة الضوء على الوظائف السبع الرئيسية لإدارة المكتب. هم: 1. التخطيط 2. التوظيف 3. التوجيه 4. التواصل 5. السيطرة 6. التنسيق 7. الدافع.

وظيفة إدارة المكتب # 1. التخطيط:

التخطيط هو أول وظيفة إدارة المكاتب. من الأفضل وصفها كخطوة أولى نحو وظائف أخرى للمكتب.

إنه مسار واضح المعالم للعمل في المستقبل.

وقد أشار فايول:

"خطة العمل في نفس الوقت ، والنتيجة تتوخى خط العمل الذي يجب اتباعه ، والمراحل التي يجب اتباعها ، وطريقة استخدامها. إنه نوع من الصورة المستقبلية حيث يتم تحديد الأحداث التقريبية مع بعض التميز بينما تظهر الأحداث البعيدة بشكل أقل تميزًا. التخطيط هو عملية عقلية تعتمد على الوسائل المتاحة للحقائق والإمكانيات المستقبلية ".

أهداف التخطيط:

يتم التخطيط ل:

1. تعويض التغييرات وعدم اليقين

2. لكسب على العمليات الاقتصادية ، و

3. لتسهيل السيطرة.

في حالة إدارة المكاتب ، يجب تنسيق أهداف التخطيط هذه مع الإشارة إلى أهداف المؤسسات التجارية كما هو محدد من قبل مديرها.

فوائد التخطيط:

التخطيط له فوائد معينة يتم تعدادها:

1. يعطي التخطيط التوجيه للأنشطة في المكتب وبالتالي يصبح كل شيء هادفًا.

2. التخطيط يركز على التغيير على الأهداف.

3. يساعد التخطيط على معالجة حالات عدم اليقين والتغييرات.

4. التخطيط يسهل السيطرة في المكتب.

5. التخطيط أيضا يعتني نمو العمليات التجارية. وبالتالي لم يتم العثور على المكتب الراغب عندما ينمو.

6. يساعد التخطيط في العمليات الاقتصادية في المكتب كما يعرف موظفو المكتب عن الهدف والأهداف ، وحول كيفية التحرك في هذا الاتجاه.

7. التخطيط يسهل السيطرة الكاملة في المكتب. العنصر الثاني من المكتب هو تنظيم.

يشير إلى إنشاء هيكل من الواجبات والمسؤوليات لتحقيق أهداف المؤسسة. يصف Urvick المنظمة بأنها "تحديد الأنشطة الضرورية لأي غرض أو خطة وترتيبها في مجموعات قد يتم تعيينها للأفراد. يهتم بعلاقة سلطة النشاط. وسيتم تنظيم المكتب وتعيين الواجبات والوظائف لتحديد علاقة السلطة بحيث يعمل المكتب بسلاسة ".

وظيفة إدارة المكتب # 2. التوظيف:

إنها وظيفة للإدارة ، وأكثر من ذلك هي وظيفة تنفيذية في الاختيار والتعيين والتعويض والترقية والتدريب والتقاعد من المديرين الإداريين. كما أن إدارة المكتب لديها هذه العملية من الموظفين لأن المكتب يجب أن يدير ويدير بطريقة مماثلة.

وظيفة إدارة مكتب # 3. الإخراج:

يتم تعريف الاتجاه ووصفه بأنه يعمل الأوامر. "إن الاتجاه الناجح للإحالات الفرعية يؤدي إلى أشخاص مدرَّبين ومدربين على دراية جيدة ويعملون بفعالية من أجل تحقيق أهداف المؤسسات. يمكن وصف الاتجاه على أنه عملية توجيه والإشراف على المرؤوسين. وتتمثل فكرة التوجيه والإشراف في إعطاء توجيه محدد للأنشطة المختلفة في المكتب من أجل حسن سير عملها. "

وظيفة إدارة المكتب # 4. التواصل:

يتم شرحه كتقاطع الأفكار أو المعلومات لتحقيق تفاهم وثقة متبادلين أو علاقة إنسانية جيدة. الاتصالات الفعالة تتماشى حيث يفهم شيء بنفس المعنى الذي تم توصيله به.

لتأسيس اتصال جيد ، من الضروري اتباع هذه المبادئ الثلاثة:

(أ) مبادئ الوضوح

(ب) مبادئ النزاهة

(ج) مبادئ الاستخدام الاستراتيجي للتنظيم غير الرسمي.

وظيفة إدارة مكتب # 5. السيطرة:

السيطرة هي وظيفة التحقق من الأداء الحالي مقابل معايير محددة سلفا الواردة في الخطط ، وذلك بهدف ضمان التقدم الكافي والأداء المرضي - المادية أو المالية. السيطرة هي أساس لإدارة المكتب.

يجب قياس أداء موظفي المكتب ، ويجب اتخاذ خطوات تصحيحية للتأكد من تحقيق أهداف المكتب عن طريق المؤسسات.

السيطرة يجب أن يكون لهذه المبادئ:

1. مبدأ الاقتصاد

2. مبدأ المرونة.

3. مبدأ الموضوعية.

4. مبدأ الرؤية.

5. مبدأ الحاجة وطبيعة المكتب.

وظيفة إدارة المكتب # 6. المشاركة في المناورة:

التنسيق هو عملية لتحقيق التوازن والحفاظ على الفريق معًا من خلال ضمان تخصيص مناسب لأنشطة العمل لمختلف الأعضاء ، والتأكد من أن هذه يتم تنفيذها بتوافق دائم بين الأعضاء أنفسهم.

من أجل التنسيق الفعال في المكتب ، من الضروري أن يكون للتنسيق المتطلبات الأساسية التالية:

(أ) يجب تصميم هدف قسم التنسيق للمساهمة في المشروع.

(ب) يجب أن تكون أهداف المؤسسة معروفة لكل عضو في المجموعة.

(ج) ينبغي أن يفهم الأفراد بشكل صحيح كيف تساهم وظائفهم في هدف المؤسسة.

مبادئ التنسيق:

يتم سرد مبادئ التنسيق:

(أ) مبادئ الاتصال المباشر:

يجب تحقيق التنسيق من خلال الاتصال المباشر بين الأطراف المعنية. هذا من شأنه تجنب الروتين الأحمر وضمان السرعة.

(ب) مبادئ الاستمرارية:

يجب أن تكون عملية التنسيق عملية مستمرة لأن العديد من الظروف تبقى متغيرة ومتغيرة باستمرار.

(ج) مبادئ البداية المبكرة:

من الضروري تحقيق التنسيق مع المراحل المبكرة من التخطيط وصنع السياسات.

(د) مبادئ العلاقة المتبادلة :

يجب أن تكون جميع العوامل مثل المبيعات والإنتاج والإدارة والمالية في حالة مرتبطة بشكل متبادل.

وظيفة إدارة المكتب رقم 7. التحفيز:

واحدة من أكثر العمليات تعقيدا وصعوبة من شكل من أشكال الإدارة هي عملية التحفيز.

الدافع هو من نوعين:

(ط) التحفيز الذاتي و

(2) الدافع الخارجي.

يعني الدافع بما في ذلك المرؤوس للعمل مع الحماسة والحماسة مع الحماس والتعاون على تحقيق أهداف المنظمة. يجب أن يفي نظام التحفيز باحتياجات المجموعة إلى جانب كونها مرنة وتنافسية ومثمرة وشاملة.

إذا كان لدى نظام التحفيز هذه الخصائص يجب عليه تحقيق ما يلي في المكتب:

(أ) يساعد على تحديد أمثلة للإدارات الفرعية

(ب) الحفاظ على الاخلاق عالية

(ج) يساعد في التخصصات

(د) يوفر النمو في المكانة والمسؤوليات

(هـ) يوفر الفرص المالية للمديرين التنفيذيين.