4 أنواع الملفات الرئيسية التي يتم صيانتها في المكتب

تلقي هذه المقالة الضوء على الأنواع الرئيسية الأربعة من الملفات التي يتم الاحتفاظ بها في المكتب. هم: 1. ملف بسيط 2. ملف مسطح 3. اتجاهين ملف 4. ملف قوس ليفر.

الحفاظ على الملف في نوع Office # 1. ملف بسيط:

أنه يحتوي فقط على غطاء سميك مع اثنين من الثقوب المدرجة كما هو موضح في الشكل. لديها جانب واحد فقط من الغطاء ، وليس اثنين كما هو الحال في حالة ملف مسطح.

يتم لكمات جميع الحروف ، وبمساعدة العلامة ، يتم حفظها في الملف. يتم إدراج العلامات في الرسالة التي يجب تقديمها ، ثم يتم إدخالها في الفتحة كما هو موضح في الشكل ويتم لصقها أو ربطها.

نظام الإيداع هذا سائد في مكاتب شركة البلدية ، حيث لا يجب التعامل مع الملفات إلا من قبل الشخص المسؤول عن النظر في شؤون الملفات. ومع ذلك ، فإن طريقة حفظ الملفات هذه قديمة ، وغير قديمة ، وليست ذات موضة رائجة في الوقت الحاضر.

ملف تم الاحتفاظ به في Office Type # 2. Flat file:

يظهر رسم تخطيطي لملف مسطح في الشكل.

في هذا الرسم البياني للملف المسطح ، يوجد غطاءان يحمل علامة A و B كما هو موضح في الرسم التخطيطي. الأغلفة سميكة وأغطية صلبة. بين الغلافين ، وعلى وجه الدقة ، على الجانب الأيمن ، B ، لدينا نظام قطع.

يحتوي الصلب أو شريط الألمنيوم ، كما هو موضح في الشكل ، على فتحتين ومثبتين. هناك مقطعان متحركان كما هو موضح في الشكل الذي يحتوي على نظام تشغيل فوق شريط الألمنيوم. لفتح المثبتات ، يتم تحريك المقطع ، بحيث يمكن إدخال الورق المثقوب في المثبتات. بمجرد إدخال الأوراق المثقوبة في الملفات ، يمكن تشغيل المقاطع بحيث يتم إصلاح الأوراق وتسجيلها بشكل صحيح.

يتم إصلاح كل الورق المراد ملؤه في الجانب الأيمن من الملف على شكل حرف B في الشكل.

ملف تم الاحتفاظ به في Office Type # 3. Two Way File:

هذا النوع من نظام حفظ الملفات سائد في المكاتب الحكومية - سواء الحكومة المركزية أو حكومات الولايات ، ومشاريع القطاع العام والهيئات المستقلة. سيعرض الرسم التخطيطي كل شيء عن الملف.

هنا ، كما هو الحال في الرسم البياني السابق ، يحتوي الملف على وجهين A و B كما هو موضح في الشكل.

لديها في المقابل مجموعتين من الثقوب التي تظهر في الشكل. (ب) و (أ) لديها ، كما هو واضح في الشكل. كلا وجهي الملف (أ) و (ب) سميك ، صعب وهنا ، في كل من الوجوه ، يتم حفظ الورق.

يجب تقديم الأوراق أو الرسائل الواردة في الوجه B وترقيمها بشكل صحيح. يتم وضع الأشياء التي يتعين القيام بها على الجانب أ.

الخطابات التي تم صياغتها بعد انتهاء الأشياء ، أو على أساس ملاحظة الفعل ؛ الرسالة التي يجب أن تذهب كرد يمكن تقديمها كدليل على الجانب ب. ومع ذلك ، ينبغي تقديم نسخة من الرسالة في الملف المسطح المعني.

هذا النوع من الملفات ضروري عند وجود ملاحظة تفصيلية مطلوبة قبل الرد على الحرف.

ملف تم الاحتفاظ به في Office Type # 4. ملف Lever Arch:

هذا هو واضح في الشكل.

هذا الملف له أوجه A و B و C كما هو موضح في الرسم البياني ، ومن ثم فهو ملف ثلاثي الأبعاد. الوجوه A و B لا تحتاج إلى شرح. هذه ملفات صلبة وثقيلة ومثقلة ، تُستخدم أساسًا لتقديم القسائم والميزانيات العمومية وأرصدة المراجعة وما إلى ذلك من خلال قسم الحسابات في المكتب. يتم تخزين نسخ أكبر من عبارات إلخ ، والتي لا يمكن حفظها وتخزينها بشكل صحيح في ملف ثابت ، في هذا الملف.

إذا نظر المرء إلى الشكل بشكل صحيح ، فسوف يجد المرء شريطًا من الألمنيوم ، يمتد فوق القوس ، وهو كائن على شكل V مثبت في الملف إلى الوجه C. تم رفع مقبض كما هو موضح في الشكل ، والألمنيوم يتم تشغيل الشريط على القوس ، لفتح الملف. بمجرد أن يتم حفظ المستند ، يتم الضغط على المقبض لأسفل ، ويتم ضغط شريط الألمنيوم إلى أسفل ويتم محاذاة الأقواس لملء الملف بشكل صحيح.

هذه هي أشكال القرطاسية الأربعة للملفات السائدة في معظمها في المكاتب الهندية. وقد اتخذ جهاز الكمبيوتر مقعدًا أماميًا في معظم الشركات متعددة الجنسيات والشركات الممتازة.


موصى به

عرض النقود: محددات عرض النقود والمال والمال المال العالي المضاعف
2019
المعادن الصناعية الهامة الموجودة في جميع أنحاء العالم
2019
ما هي الأشكال المختلفة للإعلانات المطبوعة؟
2019