13 من الضروري وجود نظام اتصال فعال

عند تطوير نظام اتصال فعال ، يجب أن تأخذ الإدارة بعين الاعتبار الأساسيات التالية للتواصل الفعال:

(1) وضوح المعلومات:

وتعليقًا على "واقعية الاتصال" ، يقول تيري إن أولًا أساسيًا للاتصال الفعال هو "إبلاغ نفسك بشكل كامل". وهو يعني ضمناً أنه يجب أولاً أن يكون الواصل واضحا في ذهنه بالمعلومات التي يريد التواصل معها. يجب أن يكون التواصل دائمًا في لغة مشتركة وسهلة الفهم بحيث لا يمكن أن يساء فهمها من قبل الأشخاص الذين يتلقونها.

(2) ملاءمة الرسالة:

يجب أن تكون الرسالة المراد توصيلها كافية وكاملة من جميع النواحي حيث أن المعلومات غير المكتملة تبين أنها خطرة من وجهة نظر الأعمال. تعتمد ملاءمة المعلومات التي يتم إرسالها على القدرات الفكرية للأطراف المعنية.

(3) تناسق الرسالة:

يجب ألا تكون الرسالة التي يتم إبلاغها متعارضة بشكل متبادل ، بل يجب أن تكون متفقة مع الأهداف والسياسات والبرامج والإجراءات العامة للمنظمة. تخلق الرسائل المتناقضة ذاتيا دائما حالة من الفوضى والارتباك في المنظمة مما يضر بشدة بتشغيل المؤسسة بكفاءة. إذا تم تعديل الرسالة من الرسالة السابقة ، فيجب توضيح الحقيقة بوضوح بحيث يمكن تقليل فرص حدوث الارتباك.

(4) ردود الفعل:

التغذية الراجعة هي طريقة مهمة لضمان التواصل الفعال. ويشير إلى تأكيد الفكرة على ما إذا كانت الرسالة قد فهمها المستلم بنفس المعنى الذي يقوم به المرسل أو ما إذا كان المتلقي قد وافق أو لم يوافق على اقتراح مقدم البلاغ ، مما يجعله ضروريًا من جانب المرسل لتأكيدها من المتلقي.

في حالة التواصل وجهاً لوجه ، يكون من الأسهل الحصول على معلومات التغذية المرتدة التي تراقب المشاعر والتعبيرات على وجه جهاز الاستقبال. ولكن بالنسبة للإتصال الكتابي ، يجب على الإدارة وضع أو تطوير وسائل وطرق مناسبة لجعل التواصل أكثر فاعلية.

(5) فهم المتلقي:

الفهم هو الهدف الرئيسي للتواصل. يجب على التواصل خلق الفهم الصحيح في ذهن المتلقي. نصحت كيليان ، "التواصل مع إدراك كامل الإعداد المادي والبشري الذي سيتم فيه تلقي المعلومات.

صورة مكان العمل تحديد مستويات تقبل ومستقبل المستقبِلات ؛ أن تكون على بينة من المناخ الاجتماعي والعادات ، وتشكك في المعلومات في الوقت المناسب. اسأل عن ماذا ومتى وبأي طريقة ترغب في التواصل معها إذا كنت في بيئة وموقع مشابه ".

(6) التشاور:

من المستحسن عموما استشارة الآخرين في التخطيط للتواصل. سيوفر هذا مزيدًا من الإحصاءات والموضوعية للرسالة. وستكون إحدى المزايا المهمة للتشاور هي أن أولئك الذين سادوا الثقة أثناء التخطيط للاتصال سيقدمون الدعم الفعال.

(7) حدد المتوسط:

بعد أن تقرر الموضوع ، يجب أن يتم تحديد أفضل طريقة لإرسال هذه الرسالة. يجب فحص جميع جوانب الاتصال الشفوي أو الخطي بعناية.

(8) النغمة والمحتوى:

يجب أن يكون القائم بالتواصل حريصًا على اللغة التي يستخدمها أثناء التحدث أو الكتابة. سيكون لهجته وتعبيره وعاطفته تأثير واضح على فعالية أو غير ذلك مما يحاول التواصل.

(9) التوقيت والوقت المناسب:

يجب إيلاء الاهتمام المناسب لتوقيت الاتصال وتوقيته. سوف يتم استلام نفس الرسالة أو الرد عليها بشكل مختلف من قبل أفراد ومجموعات مختلفة في وقت واحد وبشكل مختلف من قبل نفس الأفراد والمجموعات في أوقات مختلفة.

وحتى في حالة الطوارئ ، لا يتجرأ المرء على تجاهل الجانب الظرفية والنفسية والتقنية للتوقيت. علاوةً على ذلك ، من الضروري أيضًا تقديم المعلومات في الوقت المناسب ، لأن المعلومات القديمة غير صحيحة أو أسوأ من أي معلومات على الإطلاق.

(10) الدعم مع العمل :

من الضروري للغاية أن تدعم أفعال المتصل اتصالاته. هذا لأن الفعل يتكلم بصوت أعلى من الكلمات. وتجدر الإشارة إلى أن أكثر الاتصالات إقناعاً ليست ما يقوله المرء ولكن ما يفعله المرء.

(11) الاستماع:

من أهم جوانب التواصل الفعال هو أن المديرين التنفيذيين والمشرفين يجب أن يكونوا مستمعين جيدين. من الخطر أن تكون غافل أو غير مبال عندما يحاول الآخرون التواصل. تقول الوصايا العشر لرابطة الإدارة الأمريكية: "الاستماع هو واحد من أهم اتصالات الاتصالات الأكثر أهمية والأكثر إهمالًا.

إنها تتطلب أننا لا نركز فقط على المعاني الواضحة التي يعبر عنها شخص آخر ، ولكن على المعاني الضمنية ، والكلمات غير المعلنة ، والنغمات التي قد تكون أكثر أهمية. وبالتالي ، يجب علينا أن نتعلم الاستماع مع الأذن الداخلية إذا أردنا أن نعرف الرجل الداخلي. "

(12) بيئة الثقة والثقة:

وقد أشار FE Fischer إلى أن "التواصل ينمو بشكل أفضل في مناخ من الثقة والطمأنينة". لذلك ينبغي بذل كل جهد لكسب الثقة من خلال الإبلاغ عن الحقائق بصدق. يحتاج الموظفون أن يقتنعوا وأن يشعروا بأن الشركة صادقة ومخلصة في اتصالاتها.

بول أرنولد ، رئيس مخابز أرنولد: "إذا كان برنامج علاقة الموظف الخاص بك سليمًا ، إذا كانت نيتك صحيحة ، إذا كان أتباعك يؤمنون بهذا القصد ، وفي هذه الحقيقة ، عندها فقط وبعد ذلك تتواصل بنجاح".